县林业局的档案分为文书档案（WS）、会计档案（KU）、人事档案（RS）、照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（LX）、实物档案（SW）等，并分别按照相关规定进行规范整理。
一、文书档案
文书档案包括县林业局产生、收集的所有文件材料，按照《归档文件整理规则》和《贵州省《归档文件整理规则》实施细则》以件为单位进行整理，由局办公室负责做好每年文书档案归档工作。
1.文书档案按照二级分类（机构）进行整理，每年度的档案从1开始组件，按顺序排列。
2.档号编制要求。
采用“年度—保管期限”方法进行二级分类，档号结构为：全宗号－档案门类代码•年度－保管期限－件号。上、下位之间用“－”连接，同一级代码之间用“•”隔开。
如：014－WS•2021－永久－0001。
二、会计档案
按照《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》进行整理，由财务股负责做好每年会计档案归档工作。
三、人事档案
按照《干部人事档案工作条例》进行整理，机关工勤人员的人事档案由局办公室负责。按照一人一卷进行整理，动态管理。每年产生的需归档材料，由局办公室按照相关要求存入人事档案中。
四、照片档案
照片档案包括实体照片和数码照片，主要包括县林业局重大活动照片、县林业局领导活动照片，由局办公室负责。
（一）实体照片整理
1.实体照片整理应符合《照片档案管理规范》要求，一般以“张”为单位整理。
2.照片号编制要求。照片号由全宗号、档案门类代码（ZP）、年度、保管期限、册号、张号组成。照片号结构为“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—册号—张号（保管期限代码分别用”Y、30、10“对应代表永久、30年、10年）”，如：2－ZP·2018－Y－0001－0001。
（二）数码照片整理
1.数码照片整理应符合《数码照片归档与管理规范》要求，归档的数码照片应采用JPEG格式。
2.数码照片文件采用“全宗号－保管期限代码－年度－照片编号－张号·扩展名”格式命名，如：014－YJ－2018－0001－0001.jpg。
五、录音档案
录音档案主要包括县林业局领导参加重大活动、重要会议的讲话录音，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用WVE格式存储，由局办公室负责；档号结构为“全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用”Y、30、10“对应代表永久、30年、10年）”，如：014－LY·2018－Y－0001.WV。
六、录像档案
录像档案主要包括县林业局重大活动录像，县林业局领导参加重大活动、重要会议录像等，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用VI格式存储，由局办公室负责；档号结构为“全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用”Y、30、10“对应代表永久、30年、10年）”，如：014－LX·2018－Y－0001.VI。
七、实物档案
实物主要包括县林业局获得的各种奖牌、奖杯、奖状、奖章、证书、印章、题词、公务礼品等，按照《实物档案整理规则》《实物档案归档范围及整理方法步骤》《印章档案整理规则》案件进行整理，由局办公室负责；档号结构为“由全宗号－档案门类代码（SW）·年度－保管期限代码－件号组成（保管期限代码分别用”Y、30、10“对应代表永久、30年、10年）”，如：2－SW·2018－Y－0001。
有专业档案的还应该分专业档案，专业档案归档范围、保管期限、分类方案、整理办法以各行业档案标准要求为准，没用行业标准的参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822—2008）进行整理。
XX县林业局文件材料归档范围
第一条 机关文件材料是指县林业局在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第二条 机关文件材料归档范围是：
（一）反映县林业局主要职能活动和基本历史面貌的，对县林业局工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）县林业局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）县林业局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对县林业局工作具有查考价值的文件材料。
第三条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需县林业局办理的文件材料，任免、奖惩非县林业局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）县林业局文件材料中的重份文件；无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，县林业局内部互相抄送的文件材料，县林业局负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第四条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向县林业局移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第五条 机关文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。
第六条 永久保管的文书档案主要包括：
（一）县林业局领导的讲话稿、批示件、调研报告、签批件及其他重要文件材料。
（二）县林业局制定的法规政策性文件材料；
（三）县林业局召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（四）县林业局职能活动中形成的重要业务文件材料；
（五）县林业局关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（六）县林业局机构演变、人事任免等文件材料；
（七）县林业局房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（八）上级机关制发的属于县林业局主管业务的重要文件材料；
（九）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与县林业局的复函、批复等文件材料。
第七条 定期（30年、10年）保管的文书档案主要包括：
（一）县林业局职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）县林业局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）县林业局人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）县林业局一般性事务管理文件材料；
（五）县林业局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于县林业局主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非县林业局主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与县林业局的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第八条 县林业局形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第九条 本机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
本机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十条 县林业局联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
