如何进行印章管理审计?

2023-09-23 03:30:43 560
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如何进行印章管理审计?

印章的保管与盘点是否进行有效控制

如何做

第一步制度、流程文件的熟悉与梳理,关注印章的保管方式、盘点周期、盘点报告等。

第二步访谈

询问行政人员,关注以下问题:

1、公司有哪些印章,都是如何保管的,是集中在行政部门保管,还是根据用途或授权在相关部门保管;

2、各部门是否有印章

3、印章是否需要在集团行政部门进行集中备案

4、印章备案表或台账是否由专人管理,会记录哪些信息

5、是否定期对印章进行盘点,多久盘点一次,是否有记录

第三步测试

获取印章备案记录,检查一下信息:

1、记录的信息是否完整,印章留样、保管人信息是否齐全;2、印章台账信息是否及时更新

1)可以优先选择台账中记录的时间较早,保管地点非本部的样本。例如,2015年10月对印章台账进行检查,其中显示印章的保管时间是2007年5月,保管地点为公司外部的办事点。这就需要引起重点关注。

2)记录的印章保管人已变更但台账未更新。可以询问台账管理人台账中所记录的印章保管人的信息,另外也可以通过离职人员信息表进行核对。后一种方法的工作量较大,建议注重询问。如何询问呢?例如,这个人还在公司吗?在哪个部门?通过设置开放性的问题,同时获取两个信息。一是是否离职,二是人虽然在公司,但是部门可能发生变化。印章的保管很多是与部门相关的,如果部门发生变化,就意味着可能这个章的保管人也发生了变更。

3)印章在使用中发生损坏,是否会进行重刻,重刻后的印章是否在台账上留印。

4)记录的保管地是否发生变化。

5)如果被审计单位的组织架构发生变化,这些变化可能也会对印章的保管产生影响,追查至台账看其是否进行及时的更新。6)对印章实物进行盘点,盘点时一般进行全盘,建议先查实物,再与台账核对,对于实物盘点结果与台账不一致的要询问原因,注意实物是否发生丢失,记录是否准确。

7)审计时,在检查业务资料的过程中要留心其中的印章信息,有时会有意外收获。

例如:审计人员在检查公司的档案资料时,将档案上出现的印章与企业提供的备案记录进行比对,发现该印章没有记录在案。据对方解释,该印章是公司成立前为了前期外联工作方便刻制的,后来就不用了,当时负责的人员也早已离职,所以未记录在案。

需要资料

1、印章的保管方式、盘点周期、盘点报告等相关制度

2、印章台账

3、盘点表(对方的盘点记录、审计人员检查时的盘点记录)

审计中常见问题

1、印章台账未及时更新

2、未定期进行印章盘点

3、印章未及时进行备案

印章的刻制、销毁是否进行有效管理如何做

第一步制度流程文件的熟悉与梳理,关注如印章刻制的条件、申请、审批、印章更换的流程,印章作废与销毁相关控制的规定等。

第二步访谈

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