秘书知识大全

一、做好接待环境准备工作

(一)学习目标

要求：做好办公室硬环境和软环境准备。

(二)接待工作环境准备

会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。

制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。

会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以从容地讲话。

(三)相应知识

1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地，花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。

2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。

3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳。

4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。

(四)注意事项

1.在接待工作中要加强门卫登记制度。

2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生。

二、做好接待工作物质准备

(一)学习目标

会客室应做好接待物质准备。

(二)接待工作物质准备

会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。

(三)相应知识

办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印象。

(四)注意事项

办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括：

1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。

2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。

3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。

三、做好接待工作心理准备

(一)学习目标

要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。

(二)心理准备

秘书人员接待礼仪的基本要素是"诚心"，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的现象，令人反感。外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反应，认为领导也不会热情。因此，秘书人员应有真诚的待客心理。

(三)相应知识

要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。

仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识

秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。

1.仪容

仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。

(1)发式

发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。

(2)面容

面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前，女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法。

(3)颈部

颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养。

(4)手部

手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意。因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容忽视。

2.仪表

仪表，是指人的外表，包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫生等方面，它是人精神面貌的外观。

仪表，在人际交往的最初阶段，往往是最能引起对方注意的，人们常说的"第一印象"的产生多半就是来自一个人的仪表。一个举止潇洒、衣着得体的人总比一个衣衫不整的人给人们的第一印象要好。因为，仪表端庄、穿戴整齐者比不修边幅者更有教养，也更懂得尊敬别人，这已成了一般人的思维定势。

仪表也讲风度，风度是一个人性格、气质、文化水平、道德修养的外化，是人自身所具有的较为稳定的行为习惯的外在表现方式。如某人在言谈举止中自然表现的各种独特的语气、语调、手势、动作等等。它是人的一种下意识行为习惯，是人内在的精神世界的自然流露，装腔作势或刻意模仿只能适得其反。

3.仪态

仪态是指人的举止行为，"站有站相，坐有坐相"，温文尔雅，从容大方，彬彬有礼已成为现代人的一种文明标态。

(1)站姿

最容易表现姿势特征的是人处于站立时的姿势。

基本站姿为：头正，颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平，收腹挺胸，两臂自然下垂，手指并拢自然微屈，中指压裤缝，两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开夹角成45°或60°，身体重心落在两脚正中。从整体上产生一种精神饱满的体态。

应注意避免的是头下垂或上仰，收胸含腰，背曲膝松，臂部后突，手插在衣裤口袋里或搓脸，弄头发，脚打拍子，身靠柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。

(2)坐姿

坐姿是秘书活动中最重要的人体姿势，其包容的信息也非常丰富。一般认为坐时跷起一条腿的人显示出他相当自信，个性懒散，不容易幻想，任何私人问题或烦恼都不能使之困扰，信心形之于外；坐时双腿并拢，双脚平放地上的人则表现出他坦率、开放和诚实的特征，具有洁癖和守时的习惯，喜欢有规律地生活，按照时间表行事会觉得比较自在；坐时双脚前伸，双脚在踝部叉起，则反映出坐者希望成为中心人物，有保守且近乎愚蠢的意志，凡事喜欢求稳；坐时一脚盘在另一脚下则体现出男子的自信、豁达；女性则是膝盖并拢，体现其庄重，矜持，并且落坐动作协调，声音轻。女性先退半步然后坐下，坐椅面的一半或2/3。坐沙发时要求腰挺直，两腿垂地或微内收，背部不靠沙发背，两手自然弯曲，手扶膝部，或交叉放于大腿中前部，或一手放于大腿上另一手放于沙发扶手。气质高雅的女士可坐成S形。

(3)走姿

最能体现出一个人的精神面貌的姿态就是走姿。从一个人的走姿就可以了解他的欢乐或悲痛，热情而富有进取精神或失意而懒散，以及是否受人欢迎等。

走路时目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂，前后自然摆动，前摆向里折35度，后摆向后约45度，身体要平稳，两肩不要左右晃动或不动，或一只手摆动另一只手不动。

走路时，男子要显示出阳刚之美；女性款款轻盈，显出阴柔之美。女性穿裙子或旗袍时要走成一条直线，使裙子或旗袍的下摆与脚的动作显示出优美的韵律感。穿裤装时，宜走成二直线，步幅稍微加大，显得活泼潇洒。走路出步和落地时，脚尖都应指向正前方，由脚跟落地滚动至前脚掌，脚距约为自己的1.5-2个脚长。正确的走路姿势还有助于健美。

走路忌走八字步，也不要多人一起并排行走，不要搂肩搭背。在狭窄的通道，如遇领导、尊者、贵宾、女士，则应主动站立一旁，以手示意，让其先走；上下楼梯时，不要弯腰弓背，手撑大腿，不要一步踏两三级楼梯，若遇尊者，则应主动将扶手的一边让给尊者。

(4)气质

气质指的是一个人的素质，它是一个复杂的"化合物"。构成气质的，有与生俱来的容貌、体质、血型和微妙的遗传因素，更有后天得之的环境扭转、文化素养、审美情趣、价值观念和心理机制。

气质如同石，可雕可琢，未有尽时。然而，气质也蕴有稳定性。有不同类型的气质：质朴纯真、高雅端庄、热烈奔放、雄健粗犷，温婉恬静、冷峻和冷艳、庄重深沉、浪漫和忧郁，以及艺术家气质、哲人气质、企业家气质、领袖气质等。

从个体来看，往往可能是几种气质兼而有之，此消彼长，尔隐我现；或是一种气质占主导地位，别种气质略作补充。相异气质在一个人身上交织，能使他显示出不同的风度，更能引人注目。

只有在加强自己素质的基础上，形成一定的气质，才能充分发挥一个人的仪容之类。

(5)风度

风度是美姿的展示，也是气质的显现。一般来说，风度与气质相应，气质不佳者，难以真正有好的风度；而风度，往往也取决于气质。风度需要的是自知之明，审度自己，不埋没，也不夸张。即使对自己的风度有较高的企求，也不能超离自我而"拔苗助长"。风度还离不开经验，所谓经验，一是技术的，二是心理的。

风度总是伴随着礼仪。一个有风度的人，必定谙知礼仪的重要，即使是气质粗犷、冷峻的人，他们一般也不会择取无礼粗鲁的自我形象。既彬彬有礼，又落落大方，顺乎自然，合乎人情--这便是现代人的潇洒风度。

4.服饰

服饰是人形体的外延，包括衣、裤、裙、帽、袜、鞋、手套及各类饰物。它们一同起着遮体御寒、美化人类的作用。服饰又是一种无声的语言，它传示着一个人的个性、身份、涵养及其心理状态等多种信息，正如莎士比亚所说的："服饰往往可以表现人格。"一个人穿戴什么样的服饰，直接关系到别人对他个人形象的评价。

事实证明，服饰只有与穿戴者的气质、个性、身份、年龄、职业以及穿戴的环境、时间协调一致时，才能真正达到美的境界。

服饰穿戴选择的基本原则

(1)服饰的选择要与穿戴者所处的环境相协调。人置身于不同的环境、不同的场合就应该有不同的服饰穿戴，要注意所穿戴的服饰与外围环境的和谐。比如，身居家中，可以穿随意舒适的休闲服。办公上班，则需身着端庄典雅的职业装。

(2)服饰的选择要与穿戴者的社会角色相协调。在社会生活中，我们每个人都扮演着不同的角色。社会心理学家认为，不同的社会角色必须有不同的社会行为规范，在服饰的穿戴方面自然也不无规矩。总之，无论你出现在哪里，无论你干什么，最好先弄明白你所扮演的角色是什么，然后再考虑选择一套适合于这个角色的服饰来妆扮自己，这会使你增强自信，更会使旁人对你多几分好感。

(3)服饰的选择要与穿戴者的自身条件相协调。人们追求服饰美，就是要借服饰之美来装扮人自身，即利用服饰的质地、色彩、图案、造型和工艺等因素的变化引起他人的各种错觉，从而美化自己。我们在了解服饰诸因素的同时，必须充分了解自身的特点，只有这样，才能达到扬己之长避己之短、扬己之美避己之丑的目的。比如，身材矮小者适宜穿着造型简洁、色彩明快、小花型图案的服饰。肤色偏黄者，最好不要选与肤色相近的或较深暗的服色，如棕色、土黄、深灰、蓝紫色等，它们容易使人显得缺乏生机。

(4)服饰的选择要与穿戴的时节相协调。注重了环境、场合、社会角色和自身条件而不顾时节变化的服饰穿戴自然也是不可取的。

以上四条是服饰穿戴最基本的原则。除此之外，还应特别注意保持服饰的清洁与整齐。整洁是服饰美的根本。

(四)注意事项

为塑造自身良好形象，平时要加强以下几个方面的修养。

1.注意道德品质的修养。

2.加强文化知识修养。

3.重视心理素质修养。

4.注意行为习惯修养。

接待工作>接待工作礼仪[初级]

迎客、待客、送客是接待工作中的基本环节，也是一整套接风送行的礼仪要求。秘书人员接待来访的客人，必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。虽然领导不可能接见所有求见者，但是所有来访者都必须受到秘书人员礼仪周全的接待。从客人踏进办公室到客人离开办公室，秘书人员都是代表单位的领导接待客人，接待的态度如何，往往会对单位的形象产生重要的影响。

一、做好亲切迎客

(一)学习目标

要求做好亲切迎客，对于事先预约的或未预约来访者都应该亲切欢迎，给来访者以良好的第一印象。

(二)做好亲切迎客

当你看见来访者进来时，应马上放下手中的工作，站起来，礼貌地招呼一声"你好，欢迎"。一般情况下不用主动和来访者握手，如果来访者主动把手伸过来，你要顺其自然，最好能立即确定对方从何处来，叫什么名字。

对于预约的来访者，在来之前，你要有所准备，要事先记住对方的姓名，当来访者应约而来时，要热情地将其引入会客室，立即向上司通报。

遇到事先你并不知道的预约来访者时，当你问客人："事先约好时间了吗?"来访者答："约好两点钟见面。"你才知道这是已约好的客人，这时你一定要赶紧道歉："啊，真对不起，失礼了。"因为站在客人的立场来说，既是约好时间才来的，却被问有没有约好，内心一定感到不太高兴，而且也显示出公司本身信息传达没做好，或是上司忘交待，所以一定要道歉。

有些来访者事先并未预约面谈时间，而临时来访，作为秘书人员，也应热情友好，让客人感觉是受欢迎的。然后询问客人的来意，再依当时的情况，判断适当的应对方法。如果需要上司接待，要先问清你的上司是否愿意和是否有时间接待。假如上司正在开会或正在会客，并同意见客，你便可以对临时来访者说："抱歉，经理正在开会，您可等一会儿。"如果上司没时间接待，你要记下对方的要求，日后予以答复，不能推诿、拖延或敷衍了事。来访者没有预先约定会谈时间，却突然来访，你向上司汇报，上司说不能会见，并请你找借口打发来访者，这时你的应对方式可以有两种情形：

一种是，请示上司可否派人代理接见来客，如果上司同意派人代理，你可以告诉来访者"不巧，经理正在会客(或开会)，我请×科长来与你谈，好吗?"

另一种是以既热情又坚定的态度回答上司确实无法接待的来客，帮助上司挡驾。秘书人员还要学会在上司受到来访者纠缠不休时代为解围。

如果接待的是已确定好的来访团组，则通常应根据上司的意图拟定接待工作方案，它包括来访客商的基本状况(公司名称、来客人数、日期、来访目的、要求)；公司接待的详细安排(接待日程、各类接待人员名单、主要活动、日常迎送往来事务性工作)，经上司批准后，分头布置各方面按接待方案落实。接待结束，秘书人员应将整个接待工作进行总结，写成报告，作为存档资料。

(三)相应知识

礼貌与礼节

礼貌是人与人之间在接触交往中，相互表示敬重和友好的行为，它体现了时代的风尚与人们的道德品质，体现了人们的文化层次和文明程度。礼貌是一个人在待人接物时的外在表现。这种表现是通过仪表、仪容、仪态以及语言动作来体现的。一个人傲气十足、出言不雅、动作粗俗、衣冠不整就是对他人没有礼貌。有礼貌的人待人恭敬，热情大方，行为举止显得很有教养。

礼节是人们在日常生活中，特别是在交际场合中，相互问候、致意、祝愿以及表示相互尊重的惯用形式，礼节是礼貌的具体表现。

礼貌、礼节之间是相互联系、相互制约、相辅相成的。有礼貌而不懂礼节，容易失礼。我们有时会看到某些人虽然对他人有恭敬、谦虚之心，但在与人交往时却显得手足无措，或因礼节不周而使人觉得尴尬；还有一种人虽懂礼节，但在施礼时却缺乏诚意，这些都是因为没有真正理解礼貌、礼节的含义。讲究礼貌、礼节，既不能机械模仿，也不能故作姿态。礼貌、礼节是一个人内在素质的外现，礼貌、礼节必须是发自内心的，是内在素质与外在表现的协调统一。

(四)注意事项

注意接待中的问候和称谓礼节。

1.问候礼节。问候礼节主要是指在接待来宾时使用规范化的问候用语。

见到初次来宾应说："您好!见到您很高兴!"如系以前认识，相别甚久，见面则说："您好吗?很久未见了。"

来访者来到时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问："您有什么事需要我帮忙吗?您是初次来这里吗?路上辛苦了。"

平时遇到来宾，应道好问安，一般说："你好。"对于较熟悉的客人可以说："您好吗?"分别时则说："再会!明日再见!"、"不久再见!"，或说："祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候"等。

如知客人身体不好，应关心地说："请多保重。"当气候变化的时候应告诫客人"请多加一些衣服，当心感冒。"

如遇客人的生日或节日期间，应向其祝贺。如"祝您生日快乐!"等。

客人即将离去时，应主动对客人说："请对我们的工作提出宝贵意见。"

2.称谓礼节。用恰如其分的称谓来称呼客人，这就是称谓礼节。不应直呼其名。可称："同志"、"先生"、"小姐"；知道其职务时，在一定场合也可称职务，如"×部长"、"×处长"、"×厂长"、"×经理"。

二、做好热忱待客

(一)学习目标

要求做好热忱待客。秘书人员要热情周到地接待来访者。

(二)做好热忱待客

在带领来访者时，要配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边向来访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转向来访者不仅仅是礼貌的，同时还可观察留心来访者的意愿，及时为来访者提供满意的服务。到达会客室前要指明"这是会客室"，如果门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，如果门往内开，自己先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。

有时会客室的布置，经常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因此引导坐位的行动是有必要的。

客人来到后，秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的意见，问清愿意喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜欢的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。

热忱待客，看似简单，实则不然，秘书人员热情周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。

(三)相应知识

1.交际心理基本原则

这里所说的交际心理基本原则，实际上就是礼仪的基本原则。做接待工作就是要从心理上真诚地尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、善待别人。在此基础上还要注意以下几项原则

(1)自尊与尊人的原则

自尊是指一个人对自身的一种态度，它是自我意识的一种表现形式。一个人能够自己尊重自己，接纳自己，保持自己的人格和尊严，就叫做自尊。

尊人指的是对待他人的一种态度，这种态度要求承认和重视每个人的人格、感情、爱好、职业、习惯、社会价值以及所应享有的权力和利益。尊人，从社会角度来说，它是一个重要的道德规范；对个人来说，则是一种良好的道德品质。

尊人的精神渗透在接待工作的方方面面。比如，当我们使用"请、您、谢谢、对不起、……"这些用语时，是尊人的表现；来了客人起立招呼，上茶时双手捧上，也是尊人的表现。

(2)内在美与外在美的原则

外在美主要是指一个人外部形态的美，是其在身材、相貌、服饰、谈吐、举止等方面表现出来的美。内在美主要是指一个人内心世界的美，是其在文化素养、道德品质和思想境界等方面所具有的美。

交际礼仪就是表现人的美德的一种具体形式，使美好的心灵与美的仪表、美的谈吐、美的举止形成一个有机的整体，使人们在交际活动中能够充分展现出自己美的风采。

(3)自信大方与适应环境的原则

自信大方和适应环境是一种互补的关系。

一个自信的人保持着一种积极主动的心理状态，因此面对一些意外的情况，他能处变不惊，镇定自若，及时地采取相应的措施予以补救，而决不会手足无措。即使出了一点差错，他也敢于落落大方地向对方表示歉意，求得对方的谅解，从而安然过关。

我们强调适应环境的原则并不意味着人们在交际活动中只能畏畏缩缩，生怕哪里礼仪不当会引起对方的不快。如是这样，容易引起对方的猜疑。适应环境与自信大方应当和谐地统一起来。

(4)言行适度与交往目的原则

人际交往要言行适度，该说则说，该行则行，但要把握好分寸。

人的行为总是为了达到一定的目的、获得某项具体结果的。特别是在今天，世界正处于新技术革命的时代，社会的飞速发展迫使人们不得不树立崭新的时间观念。那些没有实际意义的"虚礼"已日益失去了市场。因此，我们在进行一项交际活动之前，都应认真地思考一番，此番交际活动的目标究竟是什么?可以采取哪些最省时、最简便的礼仪形式达到这一目标。

2.与来访者言谈的礼节

言谈是人际传播的重要手段，若要使之在人际交往中发挥更大的作用，除了做到言简意明，我们还应力求以语言的"礼"吸引他人，以语言的美说服他人。下面着重介绍的是直接言谈礼节。

直接言谈即听者与言者在同一场所进行的面对面交流。在直接言谈中，有以下几点须多加注意的：

(1)谈吐的仪态。不论言者还是听者，交谈时双方必须保持精神的饱满；表情自然大方和颜悦色；站立寒喧也好，坐着聊天也罢，两人均应目光温和、正视对方，以示尊重；两人之间的距离可视双方关系的亲疏而定。

(2)话题的选择。所谓话题，就是言谈的中心。话题的选择反映着言谈者品位的高低。选择一个好的话题，使言谈双方有了共同语言，往往就预示着言谈成功了一大半。因此，首先，要选择交谈者喜闻乐见的话题。如天气状况、风土人情、体育比赛、电影电视、旅游度假、烹饪小吃等。其次，要回避众人忌讳的话题。如个人的私生活(包括一个人的年龄、婚姻、履历、收入、住址等其他方面的家庭情况)、令人不快的事件(疾病、死亡、丑闻、惨案等)、以及某人生活习惯、宗教信仰、政治主张等均少谈或不谈为好。最后，不宜谈论自己不甚熟悉的话题。

(3)言者的表现。谈话者语言表达应准确明了，语意完整，合乎语法；语言轻柔，语调亲切，语速适中。同时，要顾及听者的情绪与心理的变化，不可滔滔不绝"一言堂"式地说个没完，或大搞"酒逢知己千杯少，话不投机半句多"而冷落了某些人，更不能选用只有在场少数几个人听得懂的外语或方言与个别人交谈而置多数人于不顾。不雅的口头禅甚至粗、脏的语言"垃圾"在言谈中应杜绝使用。言谈间，适当运用各种手势能起到锦上添花的作用，但手势过多、动作幅度过大却会有轻浮、欠稳重之感，甚至产生画蛇添足之效果。

(4)听者的反应。与言者相比，听者在交谈中处于相对被动的地位，全神贯注，认真聆听是其首要任务。在聆听时要适时作出积极的反应，以表明你聆听的诚意。如点头、微笑或简单重复对方的谈话要点等。同时恰如其分的赞美不可缺少，它能使交谈气氛变得更加轻松、友好。轻易打断对方的讲话或随意插话，是听者的忌讳，因为这对言者有不敬、失礼之嫌，故应尽量避免。当然，在交谈中做"永远"的听众，一言不发也是会令众人扫兴的。

言谈过程中，目光应以温和、大方、亲切为宜，应多用平视的目光语，双目注视对方的眼鼻之间，表明重视对方或对其发言颇感兴趣，同时也体现出自己的坦城。那种故意回避对方或闪烁不定的目光语，均会形成交谈障碍，应该摒弃。但当双方缄默不语，或别人失言时，不应再看着对方，以免使已有的尴尬加剧。

(四)注意事项

在接待工作中，要注意会用交际常用礼貌用语。

1.问候语

随着社会的进步，交往中对语言文明的要求更高了。见面时应根据彼此的关系问候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。这种问候语简单明了，不受场合约束而且听来亲切自然。

不论是在何种场合，问候时表情应该自然、和蔼、亲切，脸上应带有温和的微笑。

2.感谢语

当别人帮了你哪怕是一点小忙，都应该说"谢谢!""麻烦你了，非常感谢!"接受别人的赠物或款待时，应该说："好，谢谢!"拒绝时应该说："不，谢谢"，而不应该说："我不要!"或是"我不爱吃!"

感谢的时候还应该以热情的目光注视对方。

3.道歉语

做了不当的事，应及时道歉说："对不起，实在抱歉。"、"真过意不去。"、"真是失礼了。"如果不经意打扰了别人，或是打断了别人的话，应该说："对不起，打扰了。""对不起，打断一下。"在公共场合不小心碰了别人，应该说："真对不起。"在服务对象面前应该学会说："对不起，让您久等了。"

4.征询语：

"您有什么事情吗?""我能为您做些什么吗?""您需要我帮您做些什么吗?""您还有什么别的事情吗?""这样会不会打扰您?"

5.应答话：

"您不必客气。""没有关系，这是我应该做的。""照顾不周的地方请您多多指教。""我明白了。""好的，是的，谢谢您的好意。"

6.慰问语：

"你(您)辛苦了。""让你(您)受累了。""给你们添麻烦了。"这些话是一种善意的慰问。人际交往中，这类话看来很简单，似乎说不说两句都可以，实际上能让对方感到温暖，于是也就换来对方对你的好感。对方会认为你这个人是个热情的关心别人的人。

7."请"字的运用：

"请您帮我个忙。""请帮我一下。""请您稍候。""请您稍稍休息一下。""请您喝茶!""请用餐!""请您指教!""请您留步。""请多关照。""请问您……"这些话中的"请"字不是多余的，多含有谦虚、尊重对方的意思，或使语气委婉。

三、做好礼貌送客

(一)学习目标

要求做好礼貌送客。

(二)礼貌送客的程序

如客人提出告辞时，秘书人员要等客人起身后再站起来相送，切忌没等客人起身，自己先于客人起立相送，这是很不礼貌的。若客人提出告辞，秘书人员仍端坐办公桌前，嘴里说"再见"，而手中却还忙着自己的事，甚至连眼神也没有转到客人身上，更是不礼貌的行为。"出迎三步，身送七步"是迎送宾客最基本的礼仪。因此，每次见面结束，都要以将"再次见面"的心情来恭送对方回去。通常当客人起身告辞时，秘书人员应马上站起来，主动为客人取下衣帽，帮他穿上，与客人握手告别，同时选择最合适的言词送别，如"希望下次再来"等礼貌用语。尤其对初次来访的客人更应热情、周到、细致。

当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时，要与客人握手，目送客人上车或离开，要以恭敬真诚的态度，笑容可掬地送客，不要急于返回，应鞠躬挥手致意，待客人移出视线后，才可结束告别仪式。

(三)相应知识

迎送友好团体访问礼节

对重要会议和友好团体访问，应组织人员在大门口列队欢迎或欢送，迎送队伍要整齐，工作人员姿势要端正、态度要和蔼、气氛要热烈。

宾客离开时应主动欢送，并说：再见，欢迎您下次再来。送到机场、车站应等飞机起飞、汽车开动后招手致意，再返回。

(四)注意事项

1.如果以小轿车送客人时，要注意乘车的座次次序。乘小轿车时通常"右为上、左为下；后为上、前为下。"小轿车后座右位为首位，左位次之，中间位再次之，前座右位殿后。上车时，入右座进右门，入左座进左门，不要让客人在车内再移动座位。

2.礼貌送客时，光说一声"再见"，有时显得太简单，不妨加上一两句话，如："今天能和你谈话很高兴"，"今天谈话受益很大，谢谢"。

接待工作>制定接待工作计划[中级]

制定接待工作计划，就是拟定接待方案，其主要内容应包括接待方针、接待规格、接待日程安排、接待形式、接待经费开支、生活安排等。

一、接待计划的主要内容

(一)学习目标

熟悉接待计划的主要内容。

(二)拟定接待计划

接待来访者，特别是接待来访团体的第一项工作，就是要拟定出切实可行的接待计划。

接待计划的主要内容包括：

1.接待方针，即接待的指导思想。

2.接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。第一种是对等接待，即陪同人员与客人职务、级别大体一样，大部分接待都是对等接待。第二种是高规格接待，即陪同人员比客人职务要高，适用于比较重要的接待。第三种是低规格接待，即陪同人员比客人职务要低，主要适用在基层。

3.接待日程安排。接待日程安排应当制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长。

4.接待形式。

5.接待经费开支。

(三)相应知识

我国是一个多民族的国家，在制定接待计划和接待工作时，一定要尊重少数民族的礼仪、习俗。下面简单介绍部分少数民族礼仪、习俗情况，供接待少数民族来访者时参考。

1.东北内蒙地区

目前，位于我国东北地区黑龙江、吉林、辽宁省境内的少数民族主要有六个，它们是满族、朝鲜族、赫哲族、达斡尔族、鄂温克族和鄂伦春族等。蒙古族则聚居于内蒙古自治区。满族、朝鲜族和蒙古族为我国东北内蒙地区内主要的少数民族。

(1)满族

满族是一个历史悠久的民族。目前满族人大部分聚居在东北三省。虽然由于长期与其他民族杂居使满族生活习俗有了较大的变化，但在一定程度上仍还保留着自己的特有生活习惯。

满族极重礼节，讲礼貌。平日相见都要行请安礼，若遇长辈，要请安后才能说话，以示尊敬。最隆重的礼节为抱见礼，即抱腰接面礼。一般亲友相见后，不分男女均行此礼，以表亲昵。

满族由于生活环境的不同以及与汉族的频繁交流，饮食习惯一方面与汉族有些相似，如吃大米、小米、面食等，另一方面仍有自己的特点，如喜吃甜食，过节时吃饺子，农历除夕时，要吃手扒肉等等。它还保留了饽饽、汤子、萨其玛等有本民族特殊风味的食品。满族人忌吃狗肉，也不戴狗皮帽子，这缘于"义狗救主"的传说。

(2)朝鲜族

居住在我国境内的朝鲜族，主要分布在东三省，多聚居于吉林延边朝鲜族自治州，少量散居全国各地。从19世纪中叶由邻国朝鲜陆续迁入我国后就自成一族，他们在服饰装扮、生活起居、文体活动等方面都独具特色。

朝鲜族自古就有尊老爱幼、礼貌待人的优良传统习惯。老人在家庭和社会上处处受到人们的尊敬，还有专门为老年人设立的节日，十分隆重、热闹，每年都要举行。在家庭内部，祖辈是最受敬重的，儿孙晚辈都以照顾体恤老人为荣。朝鲜族是一个能歌善舞的民族，尤其是在他们聚居的延边朝鲜族自治州，素有歌舞之乡的美称。每逢节假日和喜庆日，都可以看见朝鲜族群众载歌载舞，欢腾雀跃的活动场面。该民族的歌舞艺术具有悠久的历史传统和十分广泛的群众基础，无论男女老少，不仅都能唱会跳，而且还都十分酷爱传统体育活动。每逢年节，朝鲜族人民都要举行规模盛大的民族运动会，进行秋千、跳板、摔跤以及足球、排球比赛。最精彩的要数秋千和跳板两个项目，参加者都是本族妇女。

冷面、打糕、泡菜和明太鱼都是朝鲜族人十分喜爱的食物，另外他们还有喜吃狗肉的习俗。一种名叫"麻格里"的家酿米酒是朝鲜族常用来招待客人，味似汉族的黄酒。

(3)蒙古族

我国的蒙古族人民世世代代生活在我国北部的大草原上，大多从事畜牧业，他们的生产、生活与草原及牛羊息息相关。

"大年"和"小年"是蒙古族比较重要的两个节日。"小年"是在腊月二十三日，又叫"祭灶"，是送火神爷的日子。家家户户要在灶神前烧香、敬贡。蒙古族的"大年"叫"查干萨勒"，意为白色的新年。按民族习俗，过"大年"时要拜两次年，一在腊月三十晚为辞送旧岁而拜，二在正月初一为迎接新春再拜。守岁团圆饭和节日盛装是过"大年"时不可缺少的。然而蒙古族的传统盛会与节日应数每年七八月间举行的"那达慕"大会，其内容包括射箭、赛马和摔跤比赛。届时，当地牧民都身穿节日盛装，带着蒙古包和各种食物，从四面八方去参加，场面十分壮观。

日常生活中他们的传统食品分为白食(牛、羊马的奶制品)和红食(牛、羊等牲畜的肉食品)两种，白食待客是最高的礼遇，因为在蒙古族，白色象征崇高和吉祥。此外，喝奶茶、吃炒米也是蒙古族的饮食习俗之一。

2.西北地区

西北地区有少数民族多个，大多集中于宁夏回族自治区和新疆维吾尔自治区境内，如回族、东乡族、土族、撒拉族、保安族、裕固族、维吾尔族和塔塔尔族等，其中以回族、维吾尔族、哈萨克族人数相对集中。

(1)回族

在全国各少数民族中，回族人数之多仅次于壮族。它不仅人数多，而且分布也较广。全国两千多个县、市中，几乎无一不散居着回族。比较集中的是宁夏回族自治区，形成了大分散、小集中并与汉族和其他兄弟民族杂居的特点。

回族信仰伊斯兰教，因此，形成了他们所特有的生活习俗与生活方式。他们每年举行的开斋节、古尔邦节和圣纪节等节日也与伊斯兰教有关。这三大节日原是伊斯兰教的宗教节日，后逐渐成为回族的传统节日。每逢开斋节，即伊斯兰教历十月一日，回族的穆斯林均要沐浴盛装，成年男女都要去清真寺参加节日会礼、团拜等活动，各家要炸"油香"(一种传统的油炸面饼，有纪念、庆贺之意)，做馓子，用以待客。教历十二月十日则为古尔邦节(汉译为"宰牲节")，在这一天里杀牲献祭的风俗得到充分地再现。回族群众都要宰杀鸡、鸭、鹅或牛、羊等牲畜，招待来宾或分送亲友。穆斯林们要到清真寺参加节日会礼，以示纪念。而在圣纪节那天，穆斯林要举行办圣会，先聚集清真寺育经纪念，然后会餐，因为这天是伊斯兰教创始人穆罕默德的诞辰日也是他的忌日，因此这天又称"圣忌"。

除宗教节庆外，回族还有自己的文娱活动。如当地极为盛行的"花儿"民歌演唱形式，它虽有固定内容，但多为触景生情的即兴之作，用于抒发情怀，颇具浓郁的生活气息与地方特色。打木球和斗牛(回族俗称"掼牛")，都是回族的传统活动，也深受广大群众的喜爱。回族人民最主要的饮食习惯就是不吃猪肉，也不吃马、驴、骡及各种野兽的肉，并忌食一切牲畜的血和自死之物。他们喜食牛、羊、骆驼肉及鸡、鸭、鹅等家禽。

(2)维吾尔族

"维吾尔"系团结和联合之意。这个古老的民族主要聚居在我国新疆维吾尔自治区，其中有80%的维吾尔族人居住在南疆。他们的衣、食、起居等生活习俗具有独特的民族风俗。

维吾尔族素有歌舞民族之美誉。优美、轻巧、快速、多变的歌舞是他们文化生活中不可缺少的重要内容。维吾尔族人民最喜爱也是最惊心动魄的体育技艺叫"达瓦孜"，即高空走大绳，要求表演者具有娴熟的技巧和超人的胆量。另一传统游戏"沙哈尔地"也极为流行，这种空中转轮游戏一般在每年的春秋季节或婚礼时进行，人随着随着轮子的转动忽高忽低，极为刺激，因而成了受众人欢迎的活动。

在节日或喜庆的日子里，维吾尔人总是以独具风味的民族食品抓饭来招待客人。抓饭是用蔬菜、水果及肉类做成的甜味饭，由于用手抓着吃，故这被人称之为抓饭(维吾尔语叫"帕罗")。

(3)哈萨克族

哈萨克族具有悠久的历史。全族主要分布在新疆维吾尔自治区，青海、甘肃两省也有一部分。哈萨克族牧民绝大多数过着游牧生活。他们信仰伊斯兰教，这对他们社会生活的方方面面都产生了较深影响。

哈萨克人能骑善猎，能歌善舞，充满着乐观精神。每逢节日或喜庆日子，牧民们都要在草原举办"阿肯"(哈语，即民间歌手)演唱会。这是一种具有哈萨克族独特风格的活动。弹唱会一般要进行好几天，会上当然少不了"姑娘追"、刁羊、赛马等传统活动。

哈萨克是个非常讲究清洁卫生的民族。他们没有席地而睡的习惯，主人的床不能随便坐卧。哈萨克族有许多良好的卫生习惯是很值得推荐的。诸如饭前洗手，喜欢冲洗、浇淋而不愿用脸盆、脚盆一类的器皿等。热情好客是哈萨克族的又一特点。对于所有来访者，他们都会以礼相待。哈萨克族还有许多特有的礼俗。如见面时，或右手抚胸躬身，或握手致意，道一声"夹斯克么"(哈语问好)。在吃东西前，主人会提一把"阿不都瓦壶"(一种长颈铜瓶)请你洗手。对那些用手拿着吃的东西，不能用鼻子去闻，等等，规矩甚多。

3.西南地区

西南地区我国是少数民族最为集中的地方。那里有藏族、门巴族、珞巴族、羌族、彝族、白族、哈尼族、傣族、傈傈族、佤族、拉祜族、纳西族、景颇族、布朗族、阿昌族、普米族、怒族、德昂族、独龙族、基诺族、苗族、布依族、侗族、水族、仡佬族等15个民族，散布于四川、云南和贵州三省及西藏自治区境区，一同组成了我国西南地区的民族大家庭。其中藏、彝、白、傣、苗、侗等民族的人口均已逾百万。

(1)藏族

历史悠久的藏族主要分布在西藏自治区以及与它邻接的四川、青海、甘肃和云南等省的部分地区。由于居住在高山地区，藏族的生活习俗多与高山环境有关，又因为大多数藏民信奉喇嘛教，故他们的生活习惯等也受到喇嘛教的影响。

藏族献"哈达"(即纱巾)、唱酒歌的礼节广为人知。在迎接宾客时，将白色的"哈达"(也有浅蓝或淡黄色的)赠送给对方，表示敬意和祝贺。送别时，则常要敬酚(一种用青稞酿成的酒)、唱酒歌，并将"哈达"围在对方的脖子上，同时相互亲切地碰额头，以示眷恋与祝愿。

藏族的节日很多，藏历年是其中最隆重的传统节日，好似汉族的春节。藏民们一般从藏历十二月就初开始做各种准备。大扫除、酿青稞酒、炸果子，摆上染色的表穗和酥油花塑的羊头，等等，忙至二十九日晚的团圆饭。按藏族的传统习惯，大年初一不外出，全家团聚举行家庭式的新年仪式，一起喝青稞酒、吃酥油煮熟的人参果，共度新年。过年期间，各地都表演藏戏，跳锅庄和弦子舞。还要举行角力、投掷、拔河、赛马和射箭等各种比赛活动。另外雪顿节(也称藏戏节)、沐浴节也都是藏族传统节日，每年都吸引着数以万计的藏民前去参加。藏族的饮食在牧区和农区稍有不同，但吃青稞面、酥油茶和牛羊肉、奶制品的嗜好都是共同的。

(2)彝族

彝族是我国西南地区人口最多的一个少数民族，主要分布在云南、四川、贵州、广西等省(区)。四川凉山彝族自治州是最大的彝族聚居区。远在两千多年前，彝族的先民就在西南地区繁衍生息。在漫长的历史发展过程中，彝族人民创造了灿烂的文化。在农牧业和天文、历法、气象等方面都积累了丰富的知识和宝贵的经验，他们的生活习俗等亦有其民族的独特性。

"火把节"是彝族的传统节日。一般是在农历六月二十四日前后举行。这项活动非常隆重。每逢节日，各地的彝族人都要举行各种活动，节日之夜手持火把在田间绕行是必不可少的活动内容之一。四川大凉山一带的彝族人民过火把节要欢度三天。三天中各村寨都要杀牛宰羊，吃"坨坨肉"，即将牛羊肉切成大小均匀的坨坨，然后煮熟了吃。男女老幼均身穿盛装，参加自己喜爱的活动。男子主要是摔跤、赛马、斗牛、斗羊等，妇女的活动内容大多为唱歌、跳舞，有的弹口弦，有的向小伙子"敬酒"。著名的"阿细跳月"是节庆时常跳的一种舞，男奏女舞，充满着热烈、乐观的生活气氛。入夜后才进入节日的高潮，人们排成长队，举着火把，边唱边跳，在村寨和田野里迂回，形成一条长长的火龙，火龙翻腾，时隐时现，十分壮观。火把节的狂欢之夜还是青年男女结识，相爱的好时机。

彝族饮食习惯以粮食为主，爱吃各种面食，如包子油饼，也喜吃盐和红辣椒。

(3)白族

白族自称"白尼"、"白子"，汉话是白人的意思。1956年正式定名为白族。主要聚居于云南大理白族自治州。白族地区的大理三塔、大理三月街以及蝴蝶泉的神奇景观等都是闻名遐迩的。

大理三月街是白族人民的重大传统节日。当地人叫"街子"。每年农历三月十五日至二十日，人们装扮一新，欢天喜地地来到苍山脚下庆贺佳节。最初的三月街带有宗教活动色彩，现已成为大理地区各族人民的贸易盛会。赶街的除白族以外，还有彝、藏、傈傈、纳西、怒、回和汉族等许多民族的人民群众。届时，人们涌向街场，街场附近还设有电影、戏剧、球类等文娱场所。各族人民在盛会期间还要进行传统的赛马、射箭、舞蹈等活动，以尽情欢乐。白族人民在生活中很重"六"的礼俗。在他们的观念里，数字"六"有尊重吉祥之意，因此，相互馈赠都以"六"为标准。

白族的饮食习惯与众不同，喜欢吃酸、冷、辣的食物。凡请客或过年节时，有个规矩就是不分四季早晚，第一道菜一定要凉拌味菜。在过年过节时，白族还喜欢吃生肉，称之为吃生皮。有的地方还喜爱生吃螺蛳。此外，白族的饮茶习俗也很特别，他们爱喝色如琥珀、清香味醇的烤茶，每天早上和午间各饮一次。

(4)苗族

苗族属我国人口较多的一个少数民族，多数苗族人居住在贵州省境内，另外在湖南、云南、四川、广西、广东、湖北等地也都有一部分。大杂居、小聚居是苗族分布的特点。由于地域的不同，苗族的一些生活习俗也不完全一样，生活习俗各有特色。

每年农历二月初二的敬桥节是苗族颇有意义的传统节日。敬桥节最热闹的活动之一要算踩芦笙。狂欢的人们以酒桶和笙队为中心，围成几圈，踩着芦笙的节奏一起踏脚摆手，以此为舞，一般从午后开始，持续到天黑才结束。龙船节也是苗族村寨十分重视的节日，每个村寨都有自己的龙船，是由杉树独木舟制成的母船与子船相并而成的，做工十分精细，上面的彩绘也非常精美。农历五月间比赛时，鼓师敲起鼓点，水手们唱起龙船歌，在江中穿波破浪，奋勇争先。一条条龙船宛如真龙在江面飞掠前进，两岸的人群欢声雷动，助威声、欢笑声响彻天空，场面极为壮观。除此之外，苗族还有一些非常有趣的传统文体活动，如斗牛、爬坡杆、跳鼓和吹芦笙唢呐等等。这些活动都极受苗族人民的欢迎。

苗族历来有吃酸食的习惯。家家都备有酸坊，制作酸鱼、酸菜及其他酸性食品，这些酸食还是他们待客的独特风味菜点。

(5)侗族

侗族人民主要居住在西南地区贵州、湖南和广西三省(区)毗邻的地方。那里山峦重叠，林木葱郁。侗族的村寨就分布在那风光如画的山谷里。

侗族人民十分好客，用打油茶敬客是侗家特有习俗。女主人将第一碗油茶递给贵客或年长者，以示敬意，然后分送给其他的客人。待主人说一声请之后，客人才能开吃，吃时只用一支筷子。按侗家的规矩，吃油茶每人至少三碗，不然主人会不高兴，认为是瞧不起他。当你吃够三碗不再要时，要把筷子架在碗上，否则，女主人会不断给你盛来，直到你把筷子架到碗上为止。

每年农历二月初三"花炮节"在侗族由来已久。节日中的主要活动抢花炮，是侗族人十分喜爱的传统体育活动，一般在河滩或空旷的场地上举行。传统的抢花炮以队为单位参加，队数和人数均不限。比赛时间也不限，直至将铁环送回花台为止。先送到者为优胜。抢花炮不仅是侗族人民表达良好愿望的一种形式，而且能锻炼体质，培养集体主义精神，因而经久不衰。另一项传统体育活动哆毽，也是侗族男女青年所喜爱的。侗族的哆毽与汉族的打羽毛毽相似，但不用拍子，而用手打。以打得最高、最远、接得最稳、落地最少者为优。

侗族的饮食有自己特有的习惯。他们以大米为主食，但吃法较为特别，一般是煮熟以后，用手边捏边吃，捏得越紧越久越好。喜食酸食又是侗家的一大饮食特点。习惯以酸为主，以腌为上。腌鱼和腌肉是侗家最流行的食品，也是侗家的风味菜。和许多民族一样，侗族人也是非常喜欢饮酒，自制的重阳酒为最好。

4.中南东南地区

我国中南东南地区的少数民族在种族上虽无法与西南地区相比，但它却拥有我国人口最多的少数民族--壮族。另外，瑶族、仫佬族、毛南族、京族、土家族、畲族、高山族的人民也在这片土地上生活生产，世代相传。除壮族外，这个地区还有土家、瑶、黎族等在人数上占有相对的优势。

(1)壮族

壮族是我国少数民族中人口最多的一个，其中有90%以上的人口分布于广西壮族自治区。柳州、百色、河池和南宁为他们的聚居之地，另外还有少部分分布于云南、贵州、广东和湖南省境内。该民族历史悠久，情趣多样，独具风采。

壮族素来喜爱唱歌。农历三月初三，俗称"三月三"，是广西壮族自治区举行歌圩的日子，因而这天被称为歌圩节。"歌圩"是外族人给壮族定的汉名，壮语叫"窝埠坡"，意为到田间去唱歌。节日这天，壮族青年男女盛装打扮，云集到山头旷野或竹林草坡(现大多选择歌圩场临时搭的歌台)，即兴对唱山歌。歌圩上，歌声四处飘氲，此起彼伏，从白天到深夜，整个大地仿佛都沉浸在歌声笑语的海洋里。在对歌的同时，还举行"还球歌圩"、抛乡球等有特色的活动，借以助兴。

壮族与西南地区许多少数民族一样，喜欢吃糯米饭。每逢节日，家家户户都要做一种叫"五色饭"的花糯米饭，并且相互馈送，表示祝福。壮族人民在节日里还有做五色蛋的习惯，他们将染成红、黄、橙、紫五色的熟鸡蛋、鸭蛋或鹅蛋串成一串，挂在孩子们的颈脖上，祝愿风调雨顺，五谷丰登。

(2)土家族

土家族主要分布在湖南省汀西土家族苗族自治州和湖北省的西南部恩施山区一些地方。土家族虽然历史悠久，但由于受汉族的影响较早、较深，因此他们的风俗习惯等与汉族已大体相同，只是在一些较为偏僻的地方，还留着本民族原有的习俗。

土家族也时兴过年，但与汉族不一样的是，他们要过两个年，除了过年三十外，农历腊月二十九也是过年的日子。按土家族习俗，全家在吃团圆饭时，一定要有坨坨肉和合菜，以示他们没有忘本，并以此纪念他们的祖先。有的地方的土家族过年时还有一种有趣的习俗，就是给大公鸡献花，如湖南、广西相邻的土家山寨，春节正是映山红盛开之时，姑娘们都要采摘许多映山红美化居室，并要把最好看的一枝插在鸡窝上，送给每日司晨的大公鸡。

土家族过年叫玩年。玩年时，不仅要跳"社粑粑"，演"茅故事"，而且还要举行摆手舞会。摆手舞，土家话叫"舍日巴"，这是土家族非常流行的一种古老舞蹈。每年春节的摆手舞会，从正月初三开始举行到正月十五为止。期间，众人聚集在摆手场，击鼓鸣锣，以摆手唱歌为乐。夜间，摆手场四角的熊熊火炬将场地照得通明，那种热烈的气氛是可想而知的。

(3)瑶族

瑶族人分散居住在广西、湖南、云南、广东、贵州等省(区)150多个县的深山密林中，素有"五岭无山不有瑶"之说，被称为"登山唯恐山不高，入林唯恐林不密"的民族。该民族虽已有两千多年的历史，但至今仍保留着本民族所特有的生活习俗。

瑶族人民十分诚恳、朴实。他们素以拿别人之物为耻，路不拾遗的良好行为在瑶族触目皆是，这常常令外族人称羡不已。

达努节历来就是瑶族人民一年中最大的传统节日，节期为每年农历五月二十六至二十九日，最后一天最为隆重。节日盛装、鸡鸭牛羊和优质米酒是家家户户必备的。村村寨寨还要摆歌台，设铜鼓或对歌跳舞，或走村串寨访亲问友，热闹异常。"擂公"是瑶族人民在喜庆节日中必有的活动项目。"公"是瑶族独具风格的长腰鼓。擂公时，左手的短竹棍和右手的五指相继有节奏地拍击长鼓的两端，鼓声咚咚，情趣盎然。"擂公"是瑶族比较古老的传统舞蹈，又是瑶族人民喜闻乐见的民间体育活动。

瑶族款待贵宾常用鸟酢，即用鸟肉做成的食品。它是广西大瑶山地区瑶族的一种独具风味的佳肴，也是他们待客的山珍美味。

(4)黎族

黎族全部居住在我国美丽富饶的海南岛上。其中有90%以上聚居在海南黎族苗族自治州境内。

勤劳的黎族人民能歌善舞，逢年过节，当地群众都要进行"跳竹竿"表演。表演开始时，在锣鼓声和音乐声中，持竿的青年男女按节拍开合手中的竹竿，跳竿者随竹竿的开合在竿间欢快跳跃，动作舒展优美，围观者则不时击掌、呐喊助威，发出"捅考!捅考!"(加油!加油!)的叫声。许多年轻人把"跳竹杆"视为择偶求婚的好机会，从不轻易放过。

过去，黎族妇女一直保持着传统的黥面纹身的习惯。除衣裙遮盖的部分以外，全身裸露处都要纹。纹身大都由村寨中比较有经验的老年妇女担任。据说，这种黥面纹身是黎族先民传袭的习惯，他们认为这是一种美的象征。对这种古老传统习惯，现在多数年轻人并不在乎。嚼槟榔是黎族人的一种习惯。尤其是妇女，最为嗜好。黎族的不少习俗也与槟榔树有关。如生了女孩，要在门前种一棵槟榔树，这树是正直、高尚的化身。不仅如此，黎族人往往还将槟榔视为男女青年的定情之物。

还有一种男女老少都爱吃的传统菜叫"腩杀"，虽然此菜又咸又酸，但只有客人到来时才以此相待，平日黎族人自己还舍不得吃。他们认为这是祖辈传下来的生活方式，谁能吃才是黎家的知心人。

二、熟悉接待工作具体事项

(一)学习目标

熟悉接待工作的具体事项，更好地制定接待计划。

(二)熟悉接待工作具体事项

1.首先要了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。

2.填报请示报告卡片，将来宾情况和意图向有关领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待计划和日程安排的初步意见，一并报请领导批示。

3.根据来宾的身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿。

4.根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车。

5.在国家规定标准的范围内，尽可能周到地安排好来宾的饮食。

6.根据来宾的工作内容，分别做好以下安排。

如来宾要进行参观学习，则应根据对方的要求，事先安排好参观点，并通知有关部门或单位准备汇报材料，组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。7.根据对方的工作内容，事先拟订出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，即通知有关人员不要外出，并作好准备。

8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。

9.来宾到达并住下后，双方商定具体的活动日程，尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。

10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则，安排有关领导同志看望来宾，事先安排好地点及陪同人员。

11.根据领导指示或来宾要求，作好游览风景区和名胜古迹的安排。

12.在条件许可的情况下，为来宾安排一些必要的文化娱乐活动，如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。

13.根据来宾要求，安排好体育活动，通知体育场馆作好场地、器材等准备，并安排陪同人员。

14.来宾如有重要身份，或活动具有重要意义，则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道，负责介绍情况，安排采访对象谈话，并受领导委托对稿件进行把关。

15.事先征询来宾意见，预订、预购返程车船或飞机票。

16.来宾离去时，安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。

(三)相应知识

为制定好接待计划，必须熟悉接待工作的具体事项，同时也要熟悉接待来访者的见面礼节。

1.见面礼节

(1)致意

致意是用语言或行为向别人问好，表示自己的慰问。致意是社交应酬的最简单、最常用的礼仪。例如：见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意。

打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面，或一次活动中初遇，应问好，对方主动问好时，一定要相应回答。

打招呼是构成人际关系的重要内容。一双坦诚的眼睛，一副面带微笑的面容，声音热情地向人打招呼，是一个成功的秘书人员应具备的素质。

(2)握手

握手是表示友好的举止，是一种非常普遍的礼貌行为。当两个陌生人被人介绍相识时需要握手，朋友见面时需要握手，告别时也需要握手。它还是一种表示祝贺、感谢、慰问相互鼓励的善意行为。

通常双方相见时，主人，年长者，职高者，女士应先伸手；客人，年轻者，身份低者，男士可先问候，待对方伸手后立即随应再握手。

行握手礼时，距离受礼者约一步，上身稍前倾，两足立正，伸出右手，四指并齐，拇指张开向受礼者伸出，在齐腰的高度与对方恰到好处地认真一握，一般3-4秒，礼毕即松开。如初次见面，握手时间不宜过长；如老朋友意外相见，握手时间可适当加长，以表示不期而遇的喜悦。男士与女士握手，时间应较短。

一个人与多人握手时应遵守先高后低，先长后幼，先主后宾，先女后男的原则。多人同时握手时不要交叉，待别人握完后再伸手，也不可同时伸出双手与两人握手。

2.引见介绍

(1)自我介绍

自我介绍是在没有中介人的情况下，树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段。

通常本人要镇定，充满信心，亲切自然，友善可掬，先向对方点头致意，得到回应后，向对方介绍自己的姓名、身份、单位，并可随之递上名片。自我介绍要根据交往目的、对象来决定介绍内容的繁简。

(2)介绍他人

为他人介绍时，介绍顺序为先把年龄轻的介绍给年长的；先把职位低的介绍给职位高的；先把宾客介绍给主人；先把男士介绍给女士。在双方的地位和年龄差不多时，应该先把与自己关系密切的人引见给另一方。如果把一个人介绍给众多人时，首先应该向大家介绍这个人，然后再把众人逐个介绍给这个人。集体介绍可以按照座位次序或职务次序一一介绍。

3.递接名片

(1)递送名片

名片的递送，要讲究礼仪。通常是在自我介绍后或被别人介绍后出示的。

递送名片时应起立，上身向对方前倾以敬礼状，表示尊敬。并用双手的拇指和食指轻轻地握住名片的前端，而为了使对方容易看，名片的正面要朝向对方，递时可以同时报上自己的姓名。

(2)接收名片

对待名片应像对其主人一样尊重和爱惜。若接名片，要用双手由名片的下方恭敬接过收到胸前，并认真拜读，此时，眼睛注视着名片，认真看对方的身份、姓名，也可轻轻读名片上的内容。接过的名片忌随手乱放或不加确认就收入包中，这是很失礼的。

(四)注意事项

礼节的一般关系。表面看来礼节只是待人接物的一种形式，但礼节的方方面面要求中都渗透着一定的人文道德观念。如：

1.讲究态度。尊重他人态度。

2.弄清关系。不同关系，就有不同的礼仪规范。

3.把握分寸。礼节之美就体现在分寸上。

4.送礼贵在适宜。对回报别人好意，是没有特别时间限制的。

接待工作>做好外宾接待工作[高级]

一、外宾接待工作的一般程序

(一)学习目标

要求掌握外宾接待工作的一般程序

(二)外宾接待工作一般程序

1.接到接待外宾的工作任务后，要尽可能详细地了解外宾的基本情况，弄清楚其来意，以及抵达的日期、地点。

2.会同或配合外事部门，拟订出详细的接待计划，报请有关领导审定。

3.根据领导批准的接待方案，组织有关部门或单位准备好会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿。

4.事先安排好参观、考察的地点和路线，组织有关单位作好各方面的准备。

5.根据外宾的身份，安排好住处。

6.根据外宾不同的生活习惯、妥善、周到地安排好伙食。

7.安排好外宾用车和陪同人员用车。

8.外宾抵达时，安排有关人员前往迎接。

9.同外宾或其代理单位、人员商定具体活动日程。

10.安排有关领导会见外宾，事先确定好会见时间和地点。

11.根据有关规定和外宾的身份，安排有关领导人出面宴请，事先确定好标准和席位。

12.按活动日程，具体组织承办或安排有关单位组织会谈、参观、考察、访问等项活动。

13.如需要，通知公安部门做好外事安全保卫工作。

14.安排好必要的文娱、体育活动。

15.安排外宾游览当地风景名胜。

16.重要外事活动应组织安排新闻报道工作。

17.如确需跟外宾交换或互赠礼品、纪念品，应事先做好准备。

18.为外宾预订车、船票或飞机票。

19.外宾临走前，应按规定作好接待经费的结算。

20.安排有关领导或工作人员为外宾送行。

21.接待工作结束后，应作出接待总结，呈报有关领导或外事部门。

(三)相应知识

为了有效地进行国际交往，我们应遵循国际礼仪行事，既要对特定国家的习俗和礼仪有较详尽的了解，又要对国际交往的礼仪原则有基本的认识。

1.注重教养

(1)讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。

(2)举止大度得体、态度端庄和蔼、挺胸正颈，精神饱满，任何失礼或不合礼仪的言行都被认为是有失体面的。

(3)讲究身分，说话客气，不做任何越礼之事。说话时神情矜持和蔼，略带微笑。

(4)遵守时约。与人约会必须严格守时，不能失约超时。允诺别人的事不能忘记，必须按时做好，失信或失约的人是有损于自己的人格。

(5)遵守公共秩序。不给别人造成麻烦或不便，不打搅别人、不干扰影响别人，尊重别人。

2.礼貌用语

礼貌用语作为礼仪的表现形式，把一个人对世界、对人们的爱心和礼节坦露传达出来，使爱者更显光辉，使说话人更被人敬重。

在国际交往中"你好"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"再见"这些礼仪语言具有极高的使用频率。

3.尊重习俗

不同国家的文化习俗有别，社会制度有异，思维方式和理解角度常常有较大差别，所以在交往关系上要互相尊重，谨慎从事。

尊重习俗这是国际交往中很重要的一条礼仪原则。一些在中国人看来是正常的举止，在一些国家会被认为无礼甚至犯讳。如韩国人对"四"字非常反感，韩国许多楼房的编号严忌出现"四楼"、"四栋"、"四室"、"四号"之类。

4.尊重隐私

尊重隐私，在交谈中应回避涉及个人隐私的一切话题，具体而言，就是要做到"五不问"：

一不问年龄。外国人的年龄是保密的，他们希望自己永远年轻，对"老"字讳莫如深。

二不问婚否。中国人爱谈论彼此的婚姻状况，外国人却不然。实际上，让一个老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配，并不是一件令人愉快的事情，对妇女而言尤其如此。

三不问经历。很多外国人强调个人至上和个性独立，他们的经历与个人喜好等，纯属个人稳私的范围。

四不问收入。每个人的收入都同他的地位和能力有关，被外国人视为自己的脸面，所以是免谈的。

五不问地址。与外国人初交，不应要求对方留下地址。外国人不随意邀请人到家里做客。

5.女士优先

"女士优先"是国际礼仪中重要的原则。女士优先原则的核心是要求男士在任何场合、任何情况下，都要在行动上从各个方面尊重妇女，照顾妇女，帮助妇女，保护妇女。

6.不亢不卑

国际礼仪的不亢不卑原则，最要紧的是要保持人格平等，避免和克服"亢"和"卑"这两种置对方或置自身于不平等位置上的交往态度。要做到"不亢不卑"，应把握住以下几点：

(1)绝对不要对对方有金钱和物质利益上的希图，只要把持住了这一点，双方的人格就是平等了。

(2)力争价值的平等和超越，要有为祖国和民族扬眉吐气的精神风貌。

(3)坚持实事求是态度，不说过头话，说客气话与谦虚都是需要的，但过分了就成为虚伪。

外事接待的基本原则和要求

随着我国经济与世界经济的接轨，各公司和企业的涉外活动日益增多，范围逐日扩大。而且由于公务活动带来各种各样的与外宾接触的机会，使私人间的交往也普遍起来。无论是公务活动，还是私人间的交往，都需要了解一些世界各国和各民族的礼俗风情，注意礼貌待客，以免造成不必要的误会，失去合作与交往的机会。

1.平等互利的原则

平等就意味着相互尊重，它包括尊重对方和捍卫自尊两个方面，尊重对方就要不论对方的国家是否强大、企业是否庞大，或者风俗习惯、宗教法律等等是否和我们相同，都要不歧视对方。尊重往往以其外在形式表现，尤其是表现在言谈举止之中。所以，这时的生活小节往往不比正规礼仪次要。相互尊重的另一方面就是自尊，只有自尊才能得到对方对你、对你的企业、甚至对你的国家的尊重，才能谈得上真诚合作，平等合作。

2.依法办事的原则

国际间的交往与合作，都有一个原则时刻不能忘记，这就是合法。无论是我国法律，对方国家的法律，还是国际法和国际私法(如各种双边或多边条约、协议等等)，只有尊重各种法律，才谈得上得到有关法律的保护而不是法律的制裁。许多国家的司法体系都比较完善，公民的法律意识也比较强，他们大多认为，法律体系的完善是对他们投资与合作的有力保障。而随着我国法律体系的逐步建立和完善，我国公民尤其是从事对外交往人员，更应具备守法观念，忽视了这一点，就会造成意想不到的被动。

3.内外有别的原则

据说我国过去独有的一项制造工艺就是在一家国外访问团参观时泄密的，当时这家工厂的陪同人员在介绍各种工艺流程时，把绝密的制作工艺无意中泄露了出去，被对方得到了花大价钱都买不到的情报。其实，对那位陪同来说，他介绍的情况可能是他认为很普通的常识，但是由于没有注意到内外有别的原则，造成了不可挽回的损失。内外有别当然也包括保守国家机密，千万不要以为要求保密的某种文件、记录、数据等等不重要而随便说出去。

4.文明客气的原则

这里有必要提醒涉外人员的是，决不可以己度人，即不要拿自己国家或地区的礼俗来套用外宾身上去，由于各国、各民族的礼俗千差万别，即使你完全是好意，这样做很可能引起不必要的误会。所以，在和外宾打交道时，非常有必要了解一些对方国家和民族的礼俗。

我国有句俗语叫做"礼多人不怪"，用在对外交往中还是有一定的现实意义的。其中之一，就是"谢谢"不离口，宁多不少，即使在我国从不说"谢谢"的场合也要注意常说这个词。比如在我国家庭中，家庭成员相互帮忙从来不说"谢谢"，而在西方国家，即使象递个盐瓶这样的小事，也应该向对方道谢才对，而不论他是不是你的亲属。另外，还要注意不向外宾提出或讨论对方国家、民族或宗教等方面的敏感问题，而要多谈论双方都感兴趣的问题或对方值得骄傲的某些方面，如悠久的历史、特殊的自然风光、发达的产业等等。

5.对外宣传原则

对外宣传中要注意遵循以下基本原则：

(1)按照政策，灵活运用在对外宣传中，既要不离原则，又要机动灵活：既要有集中统一的指导，又要发挥主动性、创造性。只要符合党中央的路线、方针、政策，就应该根据具体情况，放手宣传。我们的言论必须符合党的方针政策，重大问题按统一口径慎重回答，但不能谨小慎密，一字一句照搬照套。应根据自己的理解，生动形象地加以发挥，并注意认真总结经验。

(2)实事求是，防止片面

坚持实事求是，就是要"讲事实、讲真话，讲道理"，要尽量用事实讲话，结论让人家自己去做。要按照事实的本来面目进行宣传、杜绝"容里空"。宣传成就要恰如其份，不要浮夸失实，有的还要留有余地。不要有片面性，即讲成绩、进步、也讲缺点、困难，但这不是消极的暴露。实事求是并非就事论事，不是客观主义和自然主义。要在摆事实的基础上，讲清道理，阐明党的方针政策。

(3)注意对象，加强针对性

对外宣传要注意对象，不断加强针对性，这是一条根本原则。就是要联系国外的具体实际，根据外国人的思想认识，采用他们容易理解和接受的方式方法以及文字语言，进行有的放矢的宣传。这样才能增强宣传效果，达到预期目的。要根据他们的需求和疑虑。有针对性地进行宣传，从内容到形式、风格、都要适合不同宣传对象的特点。照搬国内一套，不能解答外国人的问题：内容单调刻板，调子很高，人家看不懂，不感兴趣，要切实纠正这些毛病。

(4)内外有别，注意分寸

对外宣传要增强保密观念，对于涉及到的一些敏感问题，容易引起误解或授人以柄对我们是不利的，均应慎重对待，注意内外有别，掌握好分寸。

6.注意克服两种偏向

当前对外宣传工作中要注意克服两种偏向：

(1)克服忽视思想性宣传的偏向

在接待工作中，宣传的业务性和思想性脱节，只强调"吃好、住好、玩好"，忽视思想内容。只介绍自然风光，不介绍社会风貌：只介绍历史文物，不介绍现行政策和建设成就。在经济技术文化等专业交往中，只谈本行业具体业务，不联系国家方针政策进行宣传：对常住的外国专家、留学生、商人等，只讲友好，不谈政策。

(2)克服界限不清、放松警惕的偏向

对外宣传必须贯彻我国独立自主的外交政策，维护民族自尊心，平等待人。既反对盲目排外，也反对崇洋媚外；既要热情有礼，又不能卑躬屈节。要纠正把外国人看作高人一等，而又歧视黑人的现象。对来华的外国人，一般应按他们本来的身份称呼，不统称"外国朋友"、"国际友人"。要提高警惕，树立敌情观念，防止少数特务和坏人的破坏。

(四)注意事项

在接待外宾工作中，要有国外宗教及节日知识。

1.佛教

佛教、基督教与伊斯兰教并称为世界三大宗教，佛教起源于公元前5-6世纪的印度，其创造人为释迦牟尼。佛教可分为大乘、小乘、密宗三大教派。

佛教的重要节日有"浴佛节"，也称"佛诞节"，是为纪念释迦牟尼的诞生而定的。

2.伊斯兰教

伊斯兰教由穆罕默德于公元7世纪所创立。信仰真主"安拉"为唯一的神，认为世间一切事物由安拉所决定。

伊斯兰教的主要节日有开斋节和古尔邦节。

穆斯林敬拜安拉的主要仪式叫"礼拜"，即在规定的时间以固定的程序，面向圣地麦加"克尔白"(天房)，朝拜安拉。

3.基督教

基督教是世界上最大的宗教，为天主教、东正教、新教及其它一些小派系的统称。在公元1世纪由巴勒斯坦拿撒勒人耶稣所创立。

由于基督教各派在信仰、教义方面存在着差异，导致了各派的礼仪及教徒的习俗也不尽相同。

天主教通称公教，崇拜上帝，并尊玛利亚为"圣母"。

新教又称基督教或耶稣教，它否认罗马教皇的权威，反对尊称玛利亚为"圣母"。

基督教的共同节日为圣诞节和复活节。天主教还有纪念圣母玛利亚的节日。

二、涉外活动礼宾次序安排

(一)学习目标

在涉外活动中，一定要做好礼宾次序的安排，以表示各国主权平等的地位。

(二)涉外礼宾次序安排

礼宾次序，是指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的次序。一般说，礼宾次序体现东道主对各国宾客所给予的礼遇，在一些国际性的集会上则表示各国主权平等的地位。

1.按身份与职务的高低排列

这是礼宾次序排列的主要根据。一般的官方活动，经常是按身份与职务的高低安排礼宾次序。

由于各国的国家体制不同，部门之间的职务高低不尽一致，则要根据各国的规定，按相应的级别和官衔进行安排。在多边活动中，有时按其他方法排列。但无论按何种方法排列，都要考虑身份与职务的高低问题。

2.按字母顺序排列

多边活动中的礼宾次序有时按参加国国名字母顺序排列。一般以英文字母排列居多，少数情况也有按其他语种的字母顺序排列。这种排列方法多见于国际会议、体育比赛等，如联合国大会的首席也按英文字母排列，但为了避免一些国家总是占据前排席位，因此联合国大会每年抽签一次，决定本年度大会席位以哪一个字母打头，以便让各国都有机会排在前列。这可供我们接待外宾参考。

3.按通知代表团组成的日期先后排列

按通知代表团组成的日期先后排列礼宾次序是经常采用的办法之一。东道国对同等身份的代表团，按派遣国通知代表团组成的日期排列；或按代表团低达活动地点的时间先后排列；或按派遣国决定应邀派遣代表团参加活动的答复时间先后排列。采取何种排列方法，东道国在致各国的邀请信中，一般都加以明确注明。在级别相同的情况下，代表团团长的礼宾顺序将按通知代表团组成的日期先后确定。如果同时接到两个或两个以上的代表团的组成通知，将按其字母顺序确定先后。

(三)相应知识

涉外宴请不同于常见的国内宴请，要重视礼节。如选择宴请地址。要注意：

1.对文化素质高，有一定身份的宾客，卫生和环境更显得重要。

2.采取正式招待，显得庄重认真。

3.主方应有意识了解客方饮食习惯和偏爱。

4.真诚和热情是宴请的必备要素。

5.要注意宴请席位安排。筵席丰盛，但礼宾次序未排好，宴请就会黯然失色。

(四)注意事项

宴请席位安排:

1.中国是男主人的右边男主宾，女人主人右边是女主宾；国外则完全不是这样，通常是女主人的右边是男主宾。

2.入席时应有优雅的风度和良好的仪态。

3.就餐时宾主应有愉快的表情。

接待工作>安排会见与迎送外宾工作[高级]

外宾来访，要安排好会见与会谈工作，特别是要做好这方面的准备工作。迎送外宾工作，要注意迎送规格及行礼习俗。

一、安排好会见与会谈

(一)学习目标

如果外宾提出会见(会谈)，我方业已允诺，秘书人员即应主动安排好会见(会谈)工作。

(二)安排会见(会谈)

会见按其内容，可以分为礼节性会见和事务性会见。一般讲，礼节性会见时间较短，通常是半小时左右，话题比较广泛，且轻松，属于一种较正式的见面(相识)形式；事务性会见则涉及关系的交流，业务商谈等，时间较长，也较严肃。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术或其他共同关心的问题或事宜交流情况、交换意见或洽谈业务、商务谈判等。会谈的内容比较正式，且专题性较强。

1.会见(会谈)的准备

如果外宾提出会见，我方业已允诺，即应主动将会见的具体时间、地点、客人抵达方式、是否派车接送及我方出席人员等事项通知对方，以便对方及早安排。同时立即着手进行场所、物质资料、信息资料等各方面的准备，以确保会见(会谈)成功。

不管是做为主方还是客方，与外宾会见(会谈)均应了解对方的背景资料及其习俗、禁忌、礼仪特征等。参加会谈，应在文字资料方面做好准备，如有提供外方参阅的，还要准备好外文资料。

2.场所的布置及座席安排

会见或会谈一般安排在客室或会议室进行。秘书人员应对场所进行精心布置，使其宽敞明亮，整洁大方。这一方面是对外宾的礼貌和尊重，同时也是组织整体形象的外在显现。首先，要安排足够的座位，并事先排好座位图，在现场放置座位卡，需用中英文对照的，上部写中文，下部写英文。如会见日本客人，日本人员姓名只写日文当用汉字即可。其次，要准备好扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。

要备有一定的茶具、茶水和饮料，场所周围还应备有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备临时急需。

3.会见(会谈)时的要求

(1)外宾抵达时，主见人在会客室门口迎接，接待人员则在大楼或大厅口迎候，并引导外宾进入会客室。对重要外宾在进门后即由代表团团长向主见人一一介绍来团成员；对一般外宾可以在入座后分别介绍宾主双方。

(2)会见时，座位安排通常为半圆形。按国际惯例，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，我方陪同人员依次坐于左侧。译员和记录员一般坐于主见人和主宾的后排左右两侧。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐，以进门为准，右为客，左为主，或对门为客，背门为主。

(3)会见(会谈)时，均要做好专门记录，填写情况汇报表，会后对客人提出领导许诺的问题，应负责落实，做好后续工作。

(4)会见结束，主见人及陪同人员与宾客合影留念，然后在会客厅门口与外宾握手告别，重要外宾可送至大厅或大楼门口握手告别。接待单位的陪同同志视情况送至大厅或大楼门口握手告别。

(三)相应知识

涉外交往中的忌讳

由于不同的国家、民族，不同的历史、宗教等因素，各具有特殊的风俗习惯和礼节，国际交往中都应互相尊重。

1.与外宾交往中的禁忌

跟英国人打交道，要注意下列三点：一不要系带条纹的领带。二不要以王室的家事作为谈笑的话题；三不要把英国人通称为英国人，而称"大不列颠人"，这样会使所有的英国人满意。

欧美人忌讳谈论其私人性质的问题，如个人生活、家庭收入、住址、婚否、年龄等，因为欧美人希望别人承认自己的权利，也尊重别人的权利。随便询问个人问题，等于冒犯了他的尊严。

德国人比较注重形式。与其打交道时，如果对方有博士等头衔，要使用这个称呼，朋友见面或分别，总是互相把手握了又握，这样他们就会高兴。如果帮助对方把外衣穿上，则会更显得亲热。

被应邀到芬兰、瑞典某北欧的国家里做客，一定要准时到达，不要忘了给女主人带几支单数的鲜花，最好是五朵或七朵。

与东南亚国家的外宾相处，交谈时不要跷"二郎腿"。假如无意中把脚颠来颠去，以至鞋底朝向了对方，这是非常不礼貌的表现。

在印度、印尼、阿拉伯国家等，不能用左手与他人接触，也不能用左手传递东西，在佛教国家里不能随便摸小孩的头顶。

在南美洲国家，交谈时要亲热，离得近点，说话时文静地把嘴凑到对方的耳边，但不可粗放而失庄重。

在拉美，不要赠送与刀剑有关的礼品。因拉美人认为，赠送刀剑意味着割断关系。

保加利亚、尼伯尔、印度等一些国家，摇头表示赞同，点头表示不同意。

印度人在丧礼中不捶胸顿足，号啕大哭便是有悖礼教。

对待欧美的老人，多忌讳由别人搀扶，他们认为这有损于体面，是受轻视的表现。他们讲究化妆，是为了青春永驻，"老"这个词是不受他们欢迎的。

对风雪等方面的禁忌：罗马尼亚最忌过堂风，因此，房间、客厅、过道门窗不可对开。加拿大哈德孙湾的居民视白雪为吉祥，积雪再多，也忌铲除。

东南亚加里曼丹岛附近的伊班族人，在孕妇临产前，夫妇俩都禁照镜子，丈夫忌敲钉子，爬楼梯，站门旁。

新加坡人严忌说："恭喜发财"。他们素将"发财"理解为"不义之财"。说"恭喜发财"将被认为是对别人的侮辱和嘲骂。

2.国外一些民族的忌讳

(1)商标图案的忌讳

意大利忌讳菊花作商标。

美国人认为蝙蝠是凶神恶煞。

日本人对饰有狐狸和獾图案的物品很反感。

法国人把仙鹤作为蠢汉和淫妇的代称。

英国人忌讳用人像作为商品的装潢，忌大象图案。

伊斯兰教的国家忌讳用猪作商标图案，也不用猪皮制品。

北非一些国家忌用狗作商标。

捷克人认为红三角形是有毒的标记。

国际上把三角形作警告性标记。

在土耳其绿三角表示"免费样品。"

瑞士忌猫头鹰图案。认为是死人的象征。

鹤和龟的图案在东南亚一些国家里不受欢迎，在赠送礼品时，包装纸上也不能出现这两种动物的图案。

(2)颜色的忌讳

颜色同我们的生活息息相关。它不仅能影响我们的日常情绪，还能反映我们每个人的个性。比如：艺术家们往往喜欢紫罗兰，好静的人偏重于喜欢淡色等。色彩的美与它本身的物理性质有关(不同的色彩有不同的波长)，对人的重量和心理有着较大的影响。

色彩的基本色是红、黄、蓝。由这三种基本色(俗称三原色)可以调配出各种色彩来。红色加黄色可调配出橙色，黄色加蓝色可调配出绿色，蓝色加红色可调配出紫色，橙、绿、紫还可以与别的颜色相调配。我们通常根据色彩给人的生理感觉不同，将色分为暖色、冷色。红、黄、橙，常使人很自然地想到阳光、火焰，给人温暖的感觉，属于暖色，蓝、紫、绿，常使人联想到蓝天、海洋、冰雪，给人寒冷、寂寞的感觉，属于冷色。不同的色彩又会使人产生不同的轻重、宽窄、远近、大小、厚薄、虚实的感觉，在现实生活中，人们的衣、食、住、行，都离不开赤橙黄绿青蓝紫的七彩世界。

但是，不同的国家、民族，由于自然条件、社会历史以及宗教等因素，各有不同的颜色爱好和忌讳，随着社会生产力的发展，时代的进步，人们对色彩的审美也随着改变。

泰国忌红色，认为红色不吉利，因为写死者姓氏是用红色的。

巴西人忌讳棕黄色，认为人死好比黄叶落下。叙利亚人忌用黄色，认为它表示死亡之意。埃塞俄比亚人穿浅黄色的服装，表示对死者的哀悼。巴基斯坦人也忌黄色，因为那是僧侣的专用颜色。黄色在委内瑞拉被用作医务标志，得到尊重和爱戴。

摩洛哥人忌讳白色，一般不穿白衣，以白色为贫困的象征。印度人视白色为不受欢迎的颜色。

欧美许多国家平时忌讳黑色，以黑色为丧礼的颜色。

日本人忌绿色，认为绿色是不吉祥的。但绿色却得到爱尔兰、意大利、马来西亚、新加坡、奥地利、瑞士等国的普遍欢迎。

法国、比利时人忌用墨绿色，因为这是纳粹军服色，这两个国家在第二世界大战中被希特勒军队占领过，所以普遍讨厌墨绿色。

比利时人最忌蓝色，如遇有不吉利的事都穿蓝色衣服。在埃及、蓝色也被看作恶魔。

土耳其人忌用花色，认为它是凶兆，因此，他们布置客厅、房间时喜欢用素色。

(3)数字的忌讳

数字的忌讳在很多国家都存在。

西方人极端厌恶"13"这个数字，在任何场合都尽量避开它。高楼的12层上便是14层楼，宴会厅的餐桌14号紧接着12号等。有些人甚至对每个月的13日这一天也感到惴惴不安。这是因为西方人认为"13"是个不幸的、凶险的数字。原因来自意大利著名画家达·芬奇创作的《最后的晚餐》，基督耶稣和弟子们一起吃饭，参加晚餐的第13个人是犹大。犹大为了贪图30枚银币，将耶稣出卖给犹大教当权者，并为捉拿耶酥的人带路，使耶酥于13号星期五被钉在十字架上。西方人憎恨犹大，也把"13"这个数字当作不幸的象征。

在日本，忌讳"4"和"9"字，因为在日语中，"4"与"死"同音，所以日本的医院，都没有4号病房和4号病床。"9"的发音与"苦"相近，因此也在忌讳之列。

韩国人对"4"字也反感，许多楼房的编号严忌出现"4"楼、"4"字编号，在饮茶饮酒时，主人以1、3、5、7的单数来敬酒献茶。

一些西方人还忌讳"3"。新加坡人忌讳'7"、"8"、"37"。加纳人忌讳"17"、"71"。

在非洲，大多数国家认为奇数带有消极色彩，而认为偶数具有积极的象征。

(4)花卉的忌讳

鲜花的五颜六色，品种繁多，美丽而富有魅力，它使人感到蓬勃的生机和向上的朝气。由于各民族习惯不同，所以赋予花的含义也就不同，一般来说，红花意味着爱情，粉红色花表示好感和友谊，白花表示纯真，黄花表示嫉妒，橙黄色花象征希望，浅花象征温柔，深色花表示坚毅。在中外交往中，人们往往赠药示礼。在欧洲许多国家，赠送恋人、情人、伴侣的多为红色鲜花，成束的白花多用于婚仪赠礼，也可作生日或命名日的礼花。送给中老年人的，宜为大朵花，送给年轻人或孩子的，宜为多彩的小花。一束花若用几种组成，就得按花朵大小和颜色加以协调搭配。许多欧洲人赠花时，只送单数，认为是吉利的象征。

纤绛紫色的花，在巴西主要用于葬礼。

黄色的花，在法国视为不忠诚的表示，认为核桃花是不祥之物。

菊花，在意大利和拉丁美洲各国被认为是"娇花"，只能用于灵前和墓地。

荷花，在日本被认为是不吉利的，它意味着祭奠。

红玫瑰花，在德国是赠送情人的礼品。

在瑞士，送红玫瑰花可送一枝或20枝，不要送3枝，因为3枝意味着是情人。

在俄罗斯，每逢值得庆贺的大事，一定要送鲜花，送黄色的意味着变切，红色的花象征着爱情和赞美。花束必须由奇数组成，奇数是吉利的象征。

在国际交往场合，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色的花献给客人、佳宾，已成为惯例。

(5)饮食的忌讳

印度教徒不吃牛肉、吃猪肉。

伊斯兰教徒不吃猪肉、也忌谈猪，在斋月里日出之后、日落之前不能吃喝。

伊斯兰国家戒酒。例如在沙特阿拉拍，海关人员在飞机上会把酒给没收了。

伊朗人不吃无鳞的鱼。

阿拉伯人禁食猪肉，不吃外形丑恶和不洁之物，如甲鱼，螃蟹等，也不吃死的动物。取野物时趁血没凝固，割断其喉头，否则就不能吃。

(6)宗教禁忌

无论东方还是西方，宗教在许多国家已成为人们的一种生活方式，渗透到社会礼仪的许多方面。在欧美国家受基督教的影响，中东地区的国家受伊斯兰教的影响，东南亚地区的国家受佛教的影响，和这些国家及地区的人民交往，切勿冒犯了宗教禁忌，尽管是无意的，造成的后果往往是很糟糕的。

亚洲是世界三大宗教--佛教、伊斯兰教、基督教的发源地，其中尤以伊斯兰教的教规最为严历。《古兰经》是伊斯兰的基础，它制定伊斯兰教的信条、典礼和规章，还包括禁止饮酒和赌博、戒食猪肉以及一切自死物的血液的法律。伊斯兰教无偶像崇拜，只要是面对麦加方向，就是面向真主了。在穆斯林国家，伊斯兰教徒每天要做五次祈祷。到了该祈祷的时辰，无论手中在做什么活，都要放下，向麦加方向跪下。外来人可以做祈祷，但绝不能表示出不耐烦或者干扰当地人的祈祷。沙特阿拉伯是执行伊斯兰教规最严历的国家。沙特严禁一切偶像，工艺品中的人物塑像，儿童玩具中的"洋囡囡"以及商店橱窗中的模特等都在禁止之列。他们认为这类偶像都是为了顶礼膜拜而造，崇拜偶像和伊斯兰的戒律背道而驰，所以任何人不得携带雕塑、洋囡囡之类入境。

(四)注意事项

注意外宾生活习惯

生活习惯的禁忌多为世代流传。无特别的理由，例如：在埃及，有许多关于"针"的禁忌。有些居民每天下午三点到五点决不买"针"。一些人在传说影响下，夜晚也不做针线活。在古老的俄罗斯民间习俗中，如遇黄猫和兔子过街都视为不祥之兆。在沙特阿拉伯的甸蛮人那里，"笑"被看作是不友好的象征，是奇耻大辱。如果热恋中的男女一方笑了，姻缘就此告吹。印度人认为将孩子放在浴盆中洗澡是不人道的，因为盆中的水不会流动，是死水。许多西方人不肯在梯子下面走过，因为梯子靠着墙，形成三角，早期基督教徒把三角作为三位一体的象征，因此也当是永恒，从三角下面走过，就成了侵犯圣境，不免自讨苦吃。犹太教，每逢星期六，是"安息日"，也叫"主日"。根据教规教徒不能在安息日接触金钱、火柴或机器，所以在"安息日"这天，以色列某些大厦的电梯都经过特别安排，无需按钮，每隔一层楼自动一次，要不然，犹太教徒星期六将会寸步难行。有的国家把牛敬若神明。在印度、缅甸、尼泊尔等国，黄牛被人们敬若为"神牛"，不准对其鞭打、伤害、使役，更不能宰杀吃肉。逢年过年，要举行敬牛仪式："神牛"走到哪里，人们都会把最好的食物送上，在公路上、闹市里遇到"神牛"，车辆、行人要回避、绕行。尼泊尔把黄牛定为"国兽"，如果谁伤害了"神牛"，不论有意无意，都会罚款，甚至受到法律制裁。西方人有些忌讳打破镜子，并把它看作是自己运气就要变坏的先兆。在英国，如果把食盐碰撒了，就是要发生口角或与朋友断交的预兆。西班牙的妇女忌上街不带耳环。

秘书职业技能培训鉴定教材

二、迎送外宾的礼仪

(一)学习目标

要求熟悉迎送外宾的礼仪。

(二)迎送外宾礼仪

1.迎送规格

对外宾的迎送规格，各国的做法不尽一致，我国目前的做法主要是根据来访者的身份、其访问的性质和目的以及适当考虑两国的关系来加以确定。做为社会组织的外事活动，为保证迎送不致失礼，首先要认真研究外宾的有关资料和基本情况，如客人的身份、地位、社会影响、来本单位访问的目的、可能达成的协议、同本单位的关系性质和程度等以及其他背景资料。另外，准确地记住客人的姓名、职务及相貌特征，以便接站时应用。

根据上述资料，结合本单位的具体情况，确定相应的迎送规格。

通常，主要的迎送人员应与来宾的身份相当。例如对方是董事长或总经理，我方亦安排董事长或总经理迎送。

由于各种原因，如当事人不在当地，或突然身体不适等，应由职位相当的其他人士或其副职出面迎送，并作必要的说明和致歉。

对于重要的宾客，或与单位的利益关系重大宾客，可根据特殊需要，安排比来宾身份略高的人士破格迎送。但为了避免其他组织或人士产生不必要的误会，造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般应按常归办事。

总之，主人的身份要与客人相差不大，以对口、对等为宜。

2.做好迎接准备

要事先与有关交通部门联系好，核实客人的班机或车船班次的抵达时间，安排好迎送车辆，订好客人下榻的客房及膳食，组织好我方迎送人员。如对所接宾客不熟悉，对无我方陪同人员同机(车、船)到达，则要准备好接站牌，必要时还应准备好鲜花。

3.迎接与介绍

外宾走下飞机(车、船)后，我方即应上前表示欢迎与慰问，双方互作介绍。通常，先由我方人员或接待翻译人员，将前往欢迎的人员按其身份依次一一介绍给来宾，亦可由我方中身份最高者或熟悉来宾的人员出面介绍。有的国家(如日本)的客人习惯于以交换名片来介绍自己的姓名和身份，如果双方是初次见面，应首先将自己的名片递给对方，使对方一目了然，也是一种有效的介绍方式。

4.行礼习俗

双方见面互相介绍后，按国际惯例，一般行握手礼，此时应注意握手的顺序和基本礼仪，并注意再次点头致意。

行握手礼后，外宾由于国籍、习俗的不同，可能还要对我方再行不同的拥抱礼、亲吻礼、鞠躬礼、吻手礼等，我方均应作相应表示，不可推卸或表现勉强。

如安排献花，必须采用鲜花，扎成礼品花束，并注意保持花束的整洁和鲜艳。注意不要用菊花、杜鹃花、黄色花朵，因为有些国家忌讳这些花。对于重要客人，可安排机场、车站或码头的贵宾休息厅稍事休息，此时要准备相应的饮料进行招待。

(三)相应知识

1.答应礼节

答应礼节主要是指与外宾谈话时应对的礼节。秘书人员在解答外宾问题时，语气温和耐心，双眼注视对方，集中精力倾听，以示尊重。对外宾的话未听清时，应说："对不起，请您再说一遍。"

在处理问题时，语气要婉转，如说："我所说的不会不合理吧？"

有事要打扰客人时，应说："对不起，打扰您一下。"

如对外宾的提问一时答不上来时，应先致谦后查询，如说："对不起，这事我不清楚，待我问明白后告诉您。"

当外宾对答讯表示感谢时，应说："不客气"、"请别在意"、"不，一点都不麻烦，不必客气。"

2.注意谈话分寸

对外宾谈话要实事求是，自己不知道的事不要随便答复，无把握的事不要应诺，做到言而有信。在外宾面前千万不要吹嘘自己。三人以上在场，不要只谈两人知道的事，以免使其他外宾有冷落之感。谈话时不要自己滔滔不绝，要让外宾有机会讲话，外宾讲话时，不要随便插话或打断。与外宾谈话时，应用外宾都能听懂的语言，讲大家都能参与的内容。

(四)注意事项

1.外宾抵达前工作

(1)掌握飞机(车、船)确切抵达时间，如有变化及时通知迎接、陪同人员和其他有关人员。到达机场(车站、码头)时间一般在外宾抵达前15-20分钟。

(2)检查外宾住的房间，确定安排是否妥当、合适。

2.外宾抵达后工作

(1)迎宾。外宾下飞机或出机场(车站、码头)后，迎接人员应将其姓名、职务一一介绍给外宾，迎接人员同时与外宾握手表示欢迎。

(2)商议活动日程。商议的目的是看主人的安排是否符合客人的要求，有无需增减的内容和项目。若有，须及时通知有关单位和部门。

档案工作>档案收集[初级]

所谓档案收集，是指将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。

一、单位的档案收集工作一般是通过建立、健全文件归档工作制度这一途径完成的。

(一)学习目标

理解并掌握档案立卷归档制度和档案收集的措施。

(二)立卷归档

各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为"归档"。

一个单位应归档的文件材料，主要有以下几个部分：

1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、录音带、照片等；

2.上级单位发来的与本单位主管业务有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

3.代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿；

4.单位对外的正式发文，包括命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等文件；

5.本单位的请示与上级单位的批复、下级单位的请示与本单位的批复；

6.本单位反映主要职能活动的报告、总结；

7.本单位与有关单位协商工作的来往文书；

8.本单位的各种工作计划、统计报表；

9.本单位党委、团委、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报；

10.信访工作材料；

11.本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

12.本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；

13.本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

14.本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料；

15.本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；

16.本单位财产、物资、档案等的交接凭证；

17.本单位编辑的出版物；

18.本单位外事活动中形成的材料；

19.同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件；

20.下级单位报送的各种报告及统计报表。

(三)相应知识

案卷，是具有密切联系的若干文件的组合体，是档案的基本保管单位。所谓立卷，就是将单份文件组合成案卷的工作。文件立卷有利于维护文件的安全，方便管理；有利于保持文件之间的有机联系，方便查找利用。

案卷的组合方法，一般是根据文件不同的特征，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成一个案卷。根据文件不同方面的特点，适应不同检索途径和日常管理的需要，人们通常采用按问题、作者、文种、地区、时间、通讯者六种特征立卷。

1.按问题特征立卷

按问题特征立卷，就是将反映同一问题的文件一同组卷，将反映不同问题的文件分别组卷。例如，××公司将"关于员工薪金、福利问题"的文件材料组合成同一案卷，便是采用此种立卷方法。按问题特征立卷，可以保持文件在内容方面的具体联系，反映出一个问题处理的全貌，便于利用者按问题进行查找和利用。所以，此种立卷方法是一种运用得最为广泛的方法。

2.按作者特征立卷

按作者特征立卷，就是将属于同一作者的文件一同立卷，不同作者的文件分别立卷。此种立卷方法便于从作者角度查阅利用档案。同时，由于作者的职能和地位不同，按作者特征立卷又能适当区分文件的重要程度和保存价值。因此，该方法也是采用较多的一种立卷方法。

3.按文种特征立卷

按文种特征立卷，就是将种类名称相同的文件一同立卷，将不同种类名称的文件分别立卷。例如，××公司"一九九八年董事会会议纪要"，就可以按文种特征立卷。文件的种类反映了文件的效能和作用，也能较好地区分文件的重要程度和保存价值。因此，此种立卷方法同样是不可缺少的立卷方法。

4.按时间特征立卷

按时间特征立卷，就是将同属于一个时期或时间阶段的文件一同立卷，将不同时期或时间阶段的文件分别立卷。

5.按地区特征立卷

就是将内容涉及同一地区的文件一同立卷，将内容涉及不同地区的文件分别立卷。此种方法多用于下属单位的某些行文、调查材料或下属单位的来文。

6.按通讯者特征立卷

按通讯者特征立卷，就是将本单位与某单位就某个问题或几个问题的来往文件一同组成案卷。例如，"××公司与××公司就产销问题的来往文书"。需要指出的是，按通讯者特征立卷与按作者特征立卷不同，按通讯者特征立成的案卷，卷内应是两个单位就特定问题相互往复的文件，不应包括这两个单位各自的其他行文。

上述六个特征从不同方面反映了文件的内容和有关联系。但在实际立卷工作中，人们又不能只从文件某一方面的特征去考虑如何组卷，而是应该灵活地采取多种立卷方法，做到几种特征的综合运用。例如，题为"北京市××厂一九九九年厂务会议记录"的案卷，就运用了作者、时间和文种等多个特征。

(四)注意事项

1.掌握归档与不归档文件的范围。

2.建立单位归档制度。

3.注意制度与其他措施结合。

二、进行档案收集工作，主要依靠建立、健全立卷归档制度，同时还要以其他方法和措施作为必要的补充。

(一)学习目标

掌握补充方法。

(二)档案收集

1.严格执行文件的立卷归档制度及收发文登记制度

要把帐内帐外文件材料一起纳入登记、清退和归档范围。秘书、档案人员要督促、指导文书立卷人员通过各种渠道，把好各种关口。如，按登记如数清退文件，对于发文，不交定稿不予编号，底稿、附件不齐不予盖章等，尽一切可能把应归档的文件材料全部收集起来。

2.加强对零散文件的收集

一个单位即使建立、健全了归档制度，也有可能遗漏一些文件，特别是未经收发登记的文件，往往不能按规定及时归档。如，领导及有关人员外出学习、考察、参加各种会议带回的有价值的文件材料，本单位内部机构产生的文件，都往往容易分散在个人手中，再加之机构调整、员工变动等因素，也都有可能导致归档文件不齐全、不完整。因此，在正常的归档工作以外，档案部门和文秘人员需要采取一些相应的控制措施。如，将文件材料的形成、积累工作，纳入有关部门及有关人员的岗位责任制和奖惩制度；同时，结合保密检查、节日年终清理文件、机构调整或人员变动等机会，把应该归档保存的文件全部集中起来，以补充归档制度的不足。

3.平时收集工作要落实到人

收文环节中，要由文书人员把好阅办关，文件办完后要及时收回；在发文环节中，要由文书人员把好印发关，凡是经过文书部门盖印发出的文件无论是定稿、存本、附件，一律由文书人员收全；外出人员带回的会议文件，各种会议记录，由秘书或办公室主任负责收集，或由文书人员按规定及时收集；本单位召开的会议，由本单位秘书、文书、档案工作人员参加大会秘书组，负责收集；内部文件(本单位形成的计划、总结、各类统计报表和规章制度、政治活动中形成的文件材料)，由文书人员随时收集。

(三)相应知识

1.档案工作的内容

档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为社会实践服务的活动。档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用是其具体内容，这又称为档案业务工作的六个环节。各环节分别是指：

(1)档案收集工作

档案的前身--文件，是由单位内各组织机构和个人分散形成的，而单位和社会上利用档案，则要求一定的集中，为了更广泛地发挥档案的作用，就需要挑选文件集中保存，这便是档案的收集工作。

(2)档案整理工作

为了便于保管和利用，就必须对收集起来的档案进行分门别类，并编制检索工具，使之有规可循，这便是档案的整理工作。

(3)档案鉴定工作

随着时间的推移和社会实践的发展，档案数量日益增多，而有些旧的档案则逐渐失去了保存价值。为了减轻负担，方便管理和检索，使库存档案达到最佳优化状态，最终使有价值的档案能及时发挥作用，就需要对库存档案进行鉴别、挑选、去粗取精，这便是档案的鉴定工作。

(4)档案保管工作

围绕档案文件的存取自然会形成保管工作，同时，由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。而单位和社会的现实、历史需要，则要求长久地、完好地保存有价值的档案。为了尽可能地延长档案的寿命，就需要对其采取保护措施，进行妥善管理，这便是档案的保管工作。

(5)档案统计工作

档案数量多，成份复杂，为了科学地进行收集、整理、保管和有效地提供利用，档案管理部门和档案事业管理部门就要掌握档案和档案工作的基本情况，就要对有关状况进行数量的登记、统计和分析研究，这便是档案的统计工作。

(6)档案提供利用

单位和社会建立档案工作的最终目的是利用档案。为此，档案工作人员除大量的基础工作外，还要通过各种方式和手段提供档案和有关资料，这直接满足利用者需求的工作便是档案的利用工作。

以上档案工作的内容，即通常人们所讲的档案工作，可称为狭义的档案工作。从广义上说，档案工作是指整个档案事业，它包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作和档案国际交往与合作工作等。新中国成立后，我国的档案工作已由解放初期单纯单位、企业内部工作的组成部分发展成为一项具备全国规模和依照《中华人民共和国档案法》统一管理的专门事业。了解这些内容的意义在于：任何一个单位的档案工作都必须接受政府档案行政执法部门的管理和监督，各级国家档案馆是社会重要的文化设施和信息源，为了本单位的利益和发展，秘书必须学会使用档案馆。

2.档案工作的性质和意义

(1)档案工作的性质

档案工作是一项管理性工作。这一方面因为档案工作是管理档案的专门工作，另一方面因为一个单位的档案工作又是其管理工作的具体环节，如对科学技术档案的管理，就是生产管理、技术管理的重要组成部分。

档案工作是一项服务性工作。通过管理和提供档案资料为各项工作服务，是档案工作区别于其他服务性工作的特点之一。通过档案服务，一个企业管理效率的提高和技术的进步可以得到有效推动。

档案工作是一项机要性工作。任何单位的档案工作都有一定的保密要求，为了维护国家的利益和单位的法定权益，许多档案在一定时间和范围内需要保密。当然，档案的机密性是随着时间的推移而发生变化的，档案的机密性不是一成不变的。

(2)档案工作的意义

档案工作，在社会的历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文化活动中，占有一定的重要位置。对整个社会来说，档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。对一个单位来说，档案工作是单位重要的基础性工作。

3.档案工作基本原则

(1)统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则

主要体现在：第一，国家全部档案由各级、各类档案机构分别集中保存。第二，全国档案工作，在各级党委和人民政府领导下，由各级档案事业管理机构统一地分层、分专业负责指导和监督。第三，实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。

(2)维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求

维护档案完整，一方面从数量上，要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺短少；另一方面，从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆砌。

维护档案安全，一方面从物质上保证档案不遭受人为的和自然的损坏，尽量延长其寿命；另一方面，保证档案政治上的安全，即保证档案不丢失、不被盗、不泄密。

(3)便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的

便于社会各方面利用，是整个档案工作的出发点和最终目的。一切档案机构和人员的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展，都要服从、服务于这个总目标。

4.档案的特点、作用、种类

一提档案，人们往往首先想到人事档案。人事档案的确属于档案范畴，但它只是档案家族中的一个小小部类。所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

很显然，档案的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始记录，它的外延是具有这种属性的各种形式和载体的文件材料。

(1)档案的特点

档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录

国家单位、企业和事业等组织从事社会活动，必然产生许多文件。把日后需要查考利用的文件整理保存起来，就成为档案。例如公司的计划、章程、会议纪要、合同协议和会计材料等。这些档案都是伴随着人们的实践活动自然而然地产生的，是最为原始的记录。这种原始记录性是档案区别于图书、报刊等文献材料的根本所在。

档案是由文件有条件地转化来的

档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。联系在于文件是档案的前身，区别则因为文件转化为档案是有条件的。这些条件包括：

第一，办理完毕的文件才能作为档案保存文件是发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载活动的一种工具，具有现行效用。而档案一般是完成了传达和记述的现行使命而备查考的文件，即办理完毕的文件。所谓办理完毕是相对的，不是指文件中所讲的一切事情均已办完，主要指文书办理程序完成了。日常中有三种情况：第一，文件所言事情只需近期办理，确已办理完毕；第二，文件所言事情需长期办理或执行，只要经过文件签收、传阅、研究和部署，亦属办理完毕；第三，不需要具体承办的文件，只要收发登记和传阅等文书办理程序了结，同样属办理完毕。

第二，对日后工作和研究活动有查考价值的文件才有必要作为档案保存工作活动中形成的文件是大量的，对其不可能也没必要都作为档案保存。确定文件是否需要归档，唯一的尺度就是看其对今后的工作或研究活动有无凭证和查考价值。因此，文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。

第三，按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案作为档案前身的文件是逐日逐件产生的，处于相对零乱状态，而现代一般档案，则是经过科学整理、归档保存的文件。那些未经整理的零散文件，虽然其中有些也属于档案，但不属典型的现代意义的档案。

档案来源广泛、内容丰富、形式多样

单位、团体、公司、企业都是产生档案的基本单位。因而，从社会发展的横向看，只要有人的实践活动存在，就有档案产生；从社会发展的纵向看，人的实践活动产生档案，是古来有之的普遍现象。这也决定了档案来源的广泛性。

人类社会实践的丰富性决定了档案内容的丰富性。一个国家的全部档案，能反映这个国家政治、经济、军事、外交、科学、教育和文化各方面的情况；一个公司的全部档案，则反映这个公司历史的全貌。

各种实践内容的差异，各个历史时期科技水平的不同，导致了档案形式的多样化。纸张是现代档案的主要载体，但胶片、磁带和光盘也大量用于档案信息记载。

(2)档案的作用

档案的作用有很多表述，这里只列举四个方面：

第一，档案是工作查考的依据。任何单位、公司、企业的今天都是由昨天发展来的，明天又是今天的继续。领导和员工为了熟悉情况、了解政策、研究案例、获取凭证，常常需要查考以往的记载，从而提高办事质量和效率。

第二，档案可为经济建设提供丰富的经验。有些档案，尤其是科学技术和生产经营档案，直接来源于经济建设部门，记载和反映了生产经营活动的情况、成果、经验和教训，因而可为经济建设提供丰富的资料，成为生产管理和技术管理的必要条件。

第三，档案是科学研究的基础和条件。大到自然科学、社会科学和思维科学的研究，小到公司企业的决策研究，都必须充分地占有材料。档案是记录前人成果和史实的最为原始的材料，在各种参考文献中，最具权威优势。

第四，档案是宣传教育的生动素材。在国家政治生活中，档案常用于爱国主义、革命传统和基本国情教育。一个公司的历史档案是该公司奋斗创业的见证，用来教育员工，发展企业文化，增强凝聚力和树立外部形象，具体生动，富有极强的说服力和感染力。

档案的作用是多方面的，而就其诸多作用的性质而言，又可概括为两个基本方面：一是它的凭证作用，二是它的参考作用。二者又称为档案的基本价值。

(3)档案的种类

档案是由众多成员组成的大家族。所依据的标准不同，就会得出不同的档案种类划分结果。在档案界和各行各业的实际工作中，人们习惯将档案划分为文书档案、科学技术档案和专门档案三大类别。

所谓文书档案，是反映党务、行政管理等活动的档案。所谓科学技术档案，是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。工业生产技术档案、农业科学技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和科学技术研究档案等是科学技术档案的重要属类。所谓专门档案，是在某项专门业务活动中形成的档案材料，例如，人事档案、会计档案都是重要的专门档案。

(四)注意事项

不归档的文件材料范围如下：

第一，本单位的重份文件，同一文件打印或铅印后会有许多份，除特别重要的文件可保留二三份以外，其它文件均只保留一份，同一文件的草稿、定稿、正本不算重份文件；

第二，无查考利用价值的事务性、临时性文件，如召开一般会议的临时通知，不相隶属单位的驻地迁移、启用印信的通知、要求上报文件材料的公函，洽谈工作的介绍信、单位内不属于主要职能活动的一般文件如节假日放假通知等；

第三，未经签发的文电草稿、一般性文件除定稿外的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿以外的各次核对稿；

第四，无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

第五，单位内部互相抄送的文件材料；

第六，本单位负责人兼任外单位职务形成的文件材料；

第七，为参考目的从各方面搜集的文件材料；

第八，参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

第九，下级单位任免、奖惩非本单位工作人员的材料；

第十，越级和非隶属单位抄送的一般的不需要办理的文件材料；

第十一，下级单位送来的不应抄报或不必备案的文件材料；

第十二，外单位送来的征求意见的文件未定稿；

办理完毕的文件，一般应该在第二年内由文书部门立好卷向档案室归档。对于专业方面的专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为了便于日常工作的查考，可以另行规定切合实际的归档时间。

档案工作>档案管理[中级]

一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理

(一)学习目标

能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。

(二)分类、检索

1.常用档案分类法

一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。

最常用的档案分类方法有下述三种：

第一，年度分类法

就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。

第二，组织机构分类法

就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。

第三，问题分类法

就是按照文件内容所反映的问题(或称"事由")将全宗内档案分成若干类别。

2.现实分类中几种方法的结合运用

在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。这种结合也称复式结构分类法。传统的复式结构分类法主要有：组织机构--年度分类法，年度--组织机构分类法，年度--问题分类法，问题--年度分类法。但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：

第一，年度--组织机构分类法

就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。例如某城市建设集团全宗档案按年度--组织机构分类法分类如下：

1997年经理办

计划部

工程部

经营部

财务部

人事部

……

1998年经理办

计划部

工程部

经营部

财务部

人事部

……

第二，年度--问题分类法

就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。在实际工作中，有些单位组织机构变化复杂，或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档案的数量差别很大，有的机构(如总经理办公室)形成档案较多，而有些机构(如工会)形成档案很少，难以按年度--组织机构分类。在这种情况下，就可以采取此种方法。例如某生产性企业全宗档案按年度--问题分类法分类如下：

1997年行政事务类

生产经营类

劳动人事类

财务管理类

教育培训类

综合类

1998年行政事务类

生产经营类

劳动人事类

财务管理类

教育培训类

综合类

2.常用档案检索工具的编制和使用

档案检索工具，是查找档案使用的目录、索引、指南等的统称。

(1)案卷目录

案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具。如图：

案卷目录

案卷号

题名

年度

页数

备注

档案室编

档案馆编

案卷目录在档案管理中有广泛的用途。但是，由于它的查检对象是一组有密切联系的文件组合体，人们对于单份文件的查准率受文件立卷质量制约较大。

(2)全引文件目录

全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法(分年度或分保管期限)汇编在一起而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录"合二为一"的产物。其形式有两种：一种是先列出案卷号、题名、年度、页数、期限，随之就在下面标出此卷内文件目录。如图：

案卷号

题

名

起止日期

卷内页数

保管期限

顺序号

文号

责任者

题名

日期

页号

备注

此种方法的缺陷是不能使用已有的卷内文件目录，需要重新填写卷内文件目录。另一种是指明案卷号(在卷内文件目录的右上角)，下面再列出这个案卷内的卷内文件目录。如图：

××号案卷

顺序号

文号

责任者

题名

日期

页号

备注

此种方法简便易行，将已使用的卷内文件目录(标有案卷号)，复制一套，按照一定的规律装订成册即可。但此种方法未列出案卷标题，检索当中有一定局限。

全引目录这种检索工具的优点是，揭示档案的内容和成分比较具体，无论查找案卷或单份文件都方便，编制也比较简单，但不便按专题查找档案。

(3)人名索引

人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。

人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引。综合性人名索引是将档案中所涉及的人名都编成索引；专题性人名索引是根据所列专题范围(如任免、奖惩等)，对涉及该专题的人名编制索引。

人名索引，一般按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。

(4)全宗指南

全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：

第一，立档单位和全宗的历史概况。此部分简要地叙述立档单位成立时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

第二，全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗指南的主体部分。首先，介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；再者，介绍全宗内档案的整理(分类、编目)及保管情况。

第三，全宗指南的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明(利用方式、服务手段、利用效果)，有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况(自编参考资料的种类、数量)等。

档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。

档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息存储的起因和目的。

档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。一个单位的档案文件达到成千上万卷并不是希罕事。面对大量的档案，档案提供利用工作并不只是依靠简单的取和放完成的，而是先要通过检索这一瓶颈。档案能否及时、准确地提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经验的文秘、档案工作者总是不惜时间和精力，认真编制各种检索工具。

在企事业单位档案部门，所存档案形成时间不长，利用者又基本为内部员工，在利用档案时，能够提供一定的查找线索。因此，这里的检索工具，并不必像档案馆那样详尽完备。只要有案卷目录、全宗文件目录、文号目录、人名目录和全宗指南等检索工具就能够满足需要。

(三)相应知识

档案整理工作是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。对此也可称为档案整理工作的内容。

档案整理工作一般是从区分文件所属全宗开始的，只有把属于一个全宗的文件集中在一起，才能根据全宗的具体情况进行下一步的系统整理工作。如果不先区分全宗，属于不同全宗的文件混淆不清，就不可能或者不能正确地作进一步的整理。

一个全宗内文件的系统整理，一般是先分类再立卷。文件怎样分类以及分类是否正确，对立卷有重要关系，因为立卷是在一个类的范围内把文件组成许多小的单位，不是一个类的文件不能组成一个案卷。

案卷的系统排列，只能在立卷之后才可能进行。立成的案卷，为案卷排列提供了实际对象，而排列又确定了案卷的位置。

案卷目录的编制，是在案卷排列之后进行。案卷排列为编制案卷目录提供了具体内容，而案卷目录又最后固定了案卷的排列顺序。

这里牵涉到两个很重要的术语，即"全宗"和"立档单位"。分述如下：

全宗是由一个国家机构、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。如一个公司所形成的全部档案可包括：党群管理、行政管理、财务管理和产品、基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。一个科学家、文学家、艺术家、教育家、企业家、金融家、社会活动家及其他知名人士，在其一生活动中所形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。

在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个单位或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个单位或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。

立档单位的定义是与全宗相对应的。其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或者个人即称为立档单位。

确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案是独立构成全宗，还是作为一个全宗的组成部分，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件是：

第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文。

第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

简单地说，就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。这三个条件通常是互有联系，有此即有彼的。但是，三个条件又不是并列的，其中以第一个条件最为主要。为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文件和实际活动两个方面去分析。

充分利用原有基础，尊重档案的自然形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，便于保管和利用，是档案整理工作的原则。

档案整理可以为档案工作的其他业务环节奠定基础，是科学管理档案、有效发挥档案作用的前提条件。

(四)注意事项

1.档案分类的注意事项

(1)分类时如何正确判定档案文件所属年度

一个立档单位的档案，无论是采用年度--组织机构分类法，还是年度--问题分类法，都要首先涉及正确判断文件材料所属年度问题，这是档案分类中一个很重要的问题。对于下面几种情况的文件，应该准确地判定其所属年度：

第一，文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件。对此类文件要根据文件的特点，确定最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。如，法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据(公布生效的文件，以公布日期为根据)；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据。

第二，文件上没有准确日期的文件。对此类文件应运用多种方法，判定和考证文件的准确日期或接近日期。其方法是，分析文件的内容，研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记，或者通过与已有准确日期的同类文件比较、对照来判定该文件的日期。

第三，跨年度的文件。此类文件有两种情况：一是一份文件内容跨了两个以上年度。如，前一年的工作总结和后一年的工作计划，内容针对两个年度。对此，应以主要内容为根据，判定其所属年度；内容不分主次的，应归入形成文件的年度。五年计划、三年总结、十年规划等文件，属于计划的，归入计划开始的一年；属于总结的，归入总结针对的最后一年。二是一组有密切联系的文件，形成于两年以至于两年以上，如一次会议，前一年底开会后一年初结束，此种会议形成的文件，应归入会议开幕年。专门案件形成的跨年度文件放在结案年立卷。

(2)分类时如何正确判定档案文件所属机构

按组织机构分类时，对涉及几个机构的文件，在一个立档单位内应有一个统一的规定，以便将文件合理而有规律性地分入相应的类别，以便查找起来有规可循。如，经本单位党委、党组讨论而以单位行政名义发出的文件，一般应归入行政某机构类内；业务机构起草而以单位行政名义发出的文件，一般归入单位的中心机构，也可归入业务机构；几个机构联合办理的，一般归入主办部门，也可归入批示"退存"的部门或最后承办部门。

2.采用问题分类法应注意的问题

第一，按文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映立档单位的主要面貌。通常要参照单位的职权范围和基本工作职能，根据文件的实际状况而设类，不可随意设类和设虚类。

第二，类目体系力求简明，合乎逻辑。类目设置应按全宗大小、立档单位工作任务的繁简和文件的多少来决定。层次不宜过多，类别概念的外延不与全宗名称的外延等同。同一级各类之间应是平等的并列关系，不能互相包容，彼此交叉。为解决全面性、综合性文件的归类，通常应设总类或综合类。

第三，要按文件的主要内容有规律地归类。在实际分类过程中，如遇到既可归入甲类又可归入乙类的或归属不明确的文件，应认真研究并认定文件内容的主要问题，归入相应类别。

二、能够对档案进行鉴定，确定合理的保管期限

(一)学习目标

对档案进行鉴定，确定合理的保管期限。

(二)鉴定方法

严格讲来，档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值两个方面。但档案界通常所说的档案鉴定工作指的是档案价值的鉴定工作。是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。

1.档案价值鉴定工作的主要内容

制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；剔除无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕这些工作而开展的一系列鉴定组织工作。

档案价值鉴定工作的意义在于它是解决档案庞杂和精练之间矛盾的主要途径。鉴定工作开展得好，可以节约档案保管成本，提高工作效率，一旦遇到天灾人祸对档案的突袭还可以有所主次，保证重点档案的保护和抢救。

2.确定期限

根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。

第一，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要包括两部分：一部分是本单位工作中制成的重要文件，如指示、命令、决议、决定、各种会议的重要文件、工作计划和总结、重要的请示或报告以及有关机构演变、人事任免的文件材料等；另一部分是上级单位颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如指示、命令、批复等，还有下级单位报送的有关方针政策性的和重要问题的请示、报告、总结等文件材料。

第二，凡是反映本单位一般工作活动，在相当长时间内本单位需要查考的档案，应列为长期保管。它也主要包括两部分：一部分是本单位工作中制成的，在相当长时间内需要查考的文件材料；另一部分是上级单位颁发的和下级单位报送的比较重要的文件材料。

第三，凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。它主要包括本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计表等文件材料。

(三)相应知识

能够对档案进行安全保管

所谓档案的保管工作，简言之，就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。其具体内容有：

1.凭藉柜具或库房对档案实施的日常管理

主要包括档案库房的使用与安排，档案及其柜具的有序化摆放和档案检索、提供、利用等环节密切相关的档案移出、收进等。

2.对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施

第一，防止档案的损坏。要研究和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。

第二，延长档案的寿命。档案保管工作不应只是一味地防止档案的自然损坏，还要从根本上采取更积极的措施，最大限度地延长档案的寿命。如在文件制做阶段，选用耐久的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、修补和采取其他处理措施等。

第三，维护档案的安全。维护档案的安全，一方面要从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失或内容的泄露，使档案的所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。

(四)注意事项

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对于提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定的条件下具有决定性的影响。无论是以有序化和快捷存取为目的的档案日常管理，还是以延长档案寿命、保守档案机密为目的的档案保护，都是在为整个档案工作的进行提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。如果档案管理杂乱无序，如果档案的寿命不能有效地延长，甚至毁于一旦，如果档案失密泄密，整个档案工作也就到了瓦解的境地。

档案工作>档案利用工作[高级]

一、熟悉档案利用工作的方式和途径

(一)学习目标

熟悉档案利用工作的主要方式和途径

(二)档案利用与相应知识

企事业单位开展档案利用的方式和途径有很多，这里择其要者，做些介绍。

1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅

阅览室是机关、企业事业单位专门为利用者设置的阅览档案材料的场所。设置阅览室是由档案的特点决定的。档案材料往往只有一份，有的还有一定机密性。因而，就档案部门的普遍情况而言，它一般不宜像图书一样外借。借阅者在阅览室利用档案则有许多优点：首先，便于保护档案材料的物质安全，不仅可避免档案的丢失，而且能减少档案的辗转、磨损，从而使其延长"寿命"。其次，便于及时周转，提高档案利用率。再者，有利于维护党、国家和一个机构内部机密的安全。

阅览室是联系档案的保管者和利用者的纽带，是档案工作发挥作用的主渠道，是社会各界了解和认识档案事业的窗口，它的水平反映着管理者的思想水平、业务水平，因而，做好阅览室工作十分重要。一般应注意这样几点：

(1)阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。阅览室要求明亮、宽敞、安静、舒适、清洁和方便。一般应有服务台、阅览桌和存物处等设施。阅览桌以无抽屉为宜，以便于管理人员必要的监护。为方便利用，还应准备历史、地理、政治、经济、文化和语言等方面的工具书以及与所藏档案密切相关的参考材料。

(2)为维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。其内容包括：阅览室接待对象、档案材料的阅览范围、批准权限和入室手续、档案索取和归还手续，以及利用者应爱护档案的若干具体规定等。

(3)利用接待人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功。工作人员既要主动热情，急利用者之所急，又要熟悉政策，懂得业务(如熟悉室藏和各种检索工具等)，善于对外接待，同时还要有认真负责的精神，注意提醒利用者遵守有关规定，在借出和收回档案时，仔细检查材料状况，维护档案的完整与安全。

对于科技档案的利用工作，为简化手续，方便科技人员迅速地大量查阅，在某些企业、事业单位，可以有条件地实行内部开架阅览。

开架阅览的基本做法是：第一，可供阅览的是科技档案副本；第二，开架的科技档案是非密的或密级较低的；第三，提供专门的开架阅览场所；第四，编写开架部分科技档案的检索工具，注明存放位置，并在每个阅览架上编制"科技档案检索图表"，以不使利用者盲目寻找；第五，有资格进入开架阅览室的是本单位内部的有关人员，在其间能自由阅览。

2.档案外借

这里的档案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅览、使用。

档案馆档案一般不借出馆外使用，在个别情况下，为照顾某些工作岗位的特殊需要或必须用档案原件作证等特殊需要，才可以将档案暂时借出馆外。在机关和企业内部，尤其是企业，档案携出档案室使用，包括到科研、生产一线现场提供，则相对多些。但特别珍贵和易损的档案，是禁止借出的。

对档案外借使用，须建立严格的制度。经一定的审批手续，档案材料方能外借；借出期限不易过长；数量也应有所限制；借用单位和个人要负责档案的安全，不能将档案转借和私自摘录、复制、翻印、更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料，并保证按期交回。多年来，企业的科技档案人员在组织档案外借工作中，本着既方便服务，又严于管理的思想，摸索出许多行之有效的工作方法和制度，如借阅者身份审查手续、借阅登记手续、借阅清点手续和借阅证制度、催还续借制度、调离认可制度等。

3.制发档案复制本

根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用工作的一种重要方式。在企业、科研部门的科技档案利用服务中，这项工作通常又被称为复制供应。它包括内供复制和外供复制。外供复制又是实现科技档案有偿交流的一个途径。

档案复制本分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的某些部分，复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。

这种服务方式有较多的优点，既可以提高档案利用率，缓和供需矛盾，又便于保护档案原件。这种服务方式也有一定缺点。第一，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其用作凭证时，一般的档案复制本往往不令人满意。对此，一方面，要努力提高复制技术水平，尽可能使复制件十分近似于原件；另一方面，应在档案文件空白处或背面注明档案保管单位名称、档案原件编号，必要时，还要加盖公章，以示负责。第二，由于现代复印技术的快速发展，尤其静电复印机的广泛应用，就可能使复制本失控，造成多处多份复制，随意公布档案的事情发生，不利于档案保密和维护技术产权等方面的权益。为此，必须对档案复制本制发范围和批准权限严格管理。单位秘书在有关事务中要切实负起责任。

4.出具档案证明

档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。

在社会生活中，有些机关、企事业单位或个人，为处理和解决问题往往需要档案部门提供证明材料。例如，公安、司法、检察部门在审理案件过程中需要证明材料；公证机关或个人在确认工龄、学历、财产方面需要证明材料等等。

出具档案证明，是很严肃的工作，档案人员只有在利用者正式申请下才能进行这项工作，而且对申请的审查和证明的拟写，都必须认真对待。申请书应写明要求出具证明的目的以及所查证问题的发生地点、时间和经过。档案证明一般应根据档案的正本或可靠(如经过认真校对)的副本来拟写。在没有正本或副本的情况下，也可利用草稿(草案)。不论根据什么材料，都应注明其出处。同时还应注意，档案部门和人员在这方面的职责仅是对某一问题在所藏档案中有无记载和怎样记载的情况加以证明。因而，在证明中不能妄加评论和总结，只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句甚至标点完全吻合。加盖公章后，拟写的档案证明才能生效。

5.提供咨询服务

这种服务形式是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。档案利用工作搞活后，档案人员会接纳到各种情况的咨询业务，有一般性咨询，也有专门性咨询；有事实性咨询，也有知识性咨询；有专题研究性咨询，也有情报性咨询。

6.印发目录

这种方式多用于科技档案的利用服务工作。是将档案目录印制分发到有关部门。它包括内部印发(向内部各机构和下属单位印发)和外部交流两种。其目的是为了交流情况，互通信息。

7.举办档案展览

档案展览，就是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料。

档案展览的作用突出地表现在两个方面：

第一，大力宣传档案和档案工作的重要意义。参展的档案材料一般是经过精心挑选的，其中有的还属于档案的珍品，因而它能以原始性、可靠性和丰富的内容，给观众留下深刻的印象，进而引起人们对档案和档案工作的进一步重视。

第二，广泛发挥档案的作用。举办档案展览本身就是一种提供利用的方式，而且这种形式能在一定时期、一定范围内满足较多观众的参观要求，服务面广泛，尤其是对那些有普遍宣传教育意义的档案材料，这种形式会使档案的宣传教育作用得到充分发挥，取得其它任何形式都达不到的广泛、深刻、生动的效果。

(三)注意事项

负责档案管理的秘书人员可配合中心工作，举办各种小型展览会，如工作或生产、科研成就展览会，公文质量展览会等。

举办档案展览，既要突出思想性，又要体现一定的科学性、业务性和艺术性。为使其达到满意的效果，首先要选好展览主题，然后精心选取和组织材料，其次要对入选档案合理分类，编写前言、各部分标题、提要和介绍。并在不涂写档案的原则下，对其陈列内容做必要的艺术加工。还要注意保密和保护工作。对于机密档案，要严格按照事先确定的范围组织参观。参展档案，一般使用复制品，必须展出原件时，应将其陈列于玻璃柜或采取其它保护措施，以确保档案不受损坏。

二、能够开展档案信息的深层次开发

(一)学习目标

能够开展档案信息的深层次开发

(二)档案参考资料的编写与相应知识

档案信息深层次开发的途径和方式有很多。这里只介绍其中的综合档案内容，编写档案参考资料。

档案参考资料，是档案部门或档案人员依据一定题目，根据所存档案综合而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。档案参考资料不同于档案原件和复制件，它已改变了档案原来的形式，具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点；档案参考资料也不同于档案检索工具，它不仅能起到一定的介绍和报道档案情况的作用，而且更重要的是，可以直接为利用者提供有实际内容的档案材料。参考资料的最大优点在于利用者不必翻阅大批档案，便可简而明地得到所需的材料。

下面是6种常见档案参考资料：

1.大事记

大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。它可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据。

大事记也有许多种，需要秘书人员编写的大事记主要是持续反映本单位情况的机关(单位)大事记。

编写大事记应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重史实，维护事物的本来面目，客观地加以记述。其具体要求有三：第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要事不漏，小事不要；第三，系统条理，简明扼要。

大事记的内容，主要由大事记述和大事时间两部分组成。

(1)大事记述

大事记述是大事记的主要组成部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。如何选择和确定大事，要考虑如下三方面因素：

第一，要立足于本单位，突出本身活动。属于全国或其他较大范围内的大事，只有与本单位密切相关的大事才记，否则，不予记述。记述的目的在于说明大事的背景和由来。

第二，要根据本单位的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事。一般情况下，反映主要职能活动的重要事件，才能列入大事记的范围。

第三，要体现本单位的特点，突出一定时期的中心工作、重大事件和要事。

借鉴多年来一些部门编写大事记的实践经验，大事记的内容一般包括以下几方面：

(2)大事时间

大事时间，一般要求记载准确日期，每件大事年、月、日齐备。对时间不确切的事件，应尽力进行考证，大事记条款，严格按照大事发生的先后顺序排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。

2.组织机构沿革

组织机构沿革是系统记载一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。内容大致包括单位(系统)概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等方面变化情况。

组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。其主体结构的体例通常有两种：一种是以时期(年度或阶段)为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下面再分别叙述其内容；另一种是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分成若干题目，然后在每个题目下面逐年或逐阶段叙述。

3.统计数字汇集(基础数字汇集)

统计数字汇集，就是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。由于这种材料简单明了，形式灵活，因而是了解情况、研究问题、制订计划、指导工作和总结经验的不可缺少的依据和参考。

统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种。综合性的统计数字汇集是记载和反映一个单位、系统全面情况的，包容性强，篇幅较大。专题性的统计数字汇集则是记载一个单位或系统某方面基本情况的。

4.会议简介

会议简介，是简明扼要地记述会议基本情况的一种文字材料。由于召开会议，民主协商问题，是单位管理活动中的一个重要方式。广大机关、企事业单位干部经常需要查考会议的档案材料。筹备一个会议之前，先行查阅以往有关会议的档案材料，许多程式性的内容便可延用旧例，以收事半功倍之效。因而会议简介颇受欢迎。

会议简介的主要内容应包括会议届次，召开的时间、地点、主持人、参加人(代表名额、分配情况、列席范围)，会议议程，讨论与会议决策事项以及选举结果等。

5.科技成果简介

科技成果简介，是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。其内容一般包括：项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等。

科技成果简介有多种功效：能起到促进学术和技术交流，推动科技成果推广的作用；能起到检阅和考核获取科技成果能力和水平的作用；能起到推动技术成果转让的媒介作用。

科技成果简介，有用简明文字叙述的，也有采用表格形式的。它根据所汇集成果数量的多寡，可以编印成一册，也可以编印成多册。

6.企业年鉴

企业年鉴，是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性的参考资料。

企业年鉴的特点是，利用年度的各种文字总结、数据报表、照片和说明文字等，记述和反映一个企业的综合发展状况，它一年编制一个卷册，年年更新，但又前后连贯。

企业年鉴对于了解企业的综合情况和数据，进行工作总结、预测未来、计划决策，以及进行科学研究和编史修志等，可以提供比较系统和全面的档案材料。所以，它受到企业领导、职能部门和有关人员的欢迎，被誉为办公桌上的档案数据库。

(三)注意事项

1.要广泛征集资料，掌握一定的原始材料以供编写。

2.注意真实、准确、表述恰当。

3.注意实用性，注意保密性。

文书拟写与处理>通用文书的拟写[初级]

一、请示

(一)学习目标

如何拟写请示。

(二)请示的拟写

请示的正文一般由三个部分组成：请示事由或起因、请示事项、请求。

请示事由：是请示提出的依据，放在正文的开头。这一部分可以反映情况，但要注意不是为了汇报，而是为所请示的事项说明理由。

请示事项：是请示的核心内容，主要写明需要上级帮助解决的问题。为了有利于审批，还可以进一步提出解决问题的办法、措施、意见与建议。

请求：是在请示的结尾提出要求的话语，是请示的终结与强化。一般紧接请示事项后面，另起一段书写。根据请示目的的不同，请求常用的语句是："以上请示如无不妥，请批准"、"当否，请批示"、"特此请示，请予审批"、"以上请示如无不妥，请批转各地、各部门执行"等。

例文：请示

××市土畜产进出口公司关于解决生产名贵

中成药所需犀角来源问题的请示

××市外贸局：

犀角是我公司出口名贵中成药所需药材原料，生产的中成药出口换汇率很高，也是出口畅销商品。目前犀角进口货源紧张，价格不断上涨，今后也不易进口。鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源：

一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。

二、……

三、……

为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入，经研究意见如下：

一、请局协助向以上有关单位联系，对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。

二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况，是否可以按出口外汇价值结算，也可按进口价格折人民币结算。

以上意见当否，请审核批复。

××市土产畜产进出口公司

×年×月×日

(三)相应知识

请示是下级向所属上级请求指示，批准事项时使用的呈请性上行文书。请示是机关单位经常使用的文书。遇到下述事项要用请示：对有关方针政策、法律法令不甚了解的问题；工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题；因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理的问题等。请求上级批转本单位关于某项工作或活动的系统设想、安排或处理意见，也用请示上达。请示按其用法有：

请求批准的请示。这类请示一般是些专门事项或问题，本单位无权解决，请求上级给予指示批准。

请求批转的请示。这类请示一般是业务主管部门就某一带有全局性的问题提出解决办法，请求上级批转各地执行。

目前在各单位的行文中，请示和报告两个文种混用的现象相当普遍，有些该用"请示"却用了"报告"，有的甚至将两者合而为一写成了"请示报告"，不仅给受文单位的处理带来困难，也影响了文书发挥应有的效用。请示与报告是有严格区别的，表现在：

第一，行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的；而报告则是下情上达、陈述情况，不要求答复。

第二，行文时机不同。请示必须在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事，不允许"先斩后奏"；而报告则是在工作完成以后或告一段落后发出的。

第三，内容宽窄不同。请示必须坚持"一文一事"的原则，而报告则一事(如专题性报告)数事(如工作报告)皆可。

第四，办理要求不同。请示多是带有急迫性的问题，请求上级答复办理的，是"办件"；而报告则多是汇报工作及有关情况，提出意见或建议，报请上级阅知的，是"阅件"。

第五，报送制度不同。报告可以有"月报"、"季报"、"年报"等定期报告的制度；而请示只有在必要时才行文，没有定期请示制度。

正确使用请示与报告两个文种，关键的问题还是要抓住行文目的这一点，需上级答复的，用请示；只需上级了解情况或批转而无需答复的，则用报告。掌握了这一点，就不至于将请示与报告混用了。

(四)拟写请示应注意事项

1.写请示要一文一事，切忌一文数事，给上级答复造成困难。

2.请示的主送单位只能是一个，不能多头主送。

3.不要错用文种，尤其要与报告区别使用，更不能合用，力戒写成"请示报告"。

4.要选准请示的问题，充分考虑到上级批准的可能性。

5.请示理由要充分，能引人注目，有说服力。

二、报告

(一)学习目标

如何拟写报告。

(二)报告的拟写

1.工作报告的拟写

工作报告主要用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作意见等。工作报告的正文，通常由四部分组成：工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算。

工作过程：是指工作情况的概述，包括背景、依据、任务、成效等；

成绩或收获：是指工作的成果，包括物质的和精神的，直接的和间接的，这一部分可分成几个方面叙述；

经验或体会：是指在完成工作任务的过程中带有规律性的认识或经验体会，这一部分比直接成果更进一步，属理性认识，对于其它工作具有指导作用；

问题与今后打算：是指工作中的失误和实践困难，下一步工作应如何做。

2.情况报告的拟写

情况报告是用来汇报工作中发生的重大问题或特殊情况、接办事项的处理情况等。反映问题比较专一，主要是围绕一项工作、一件事情叙述和说明。其正文由两部分组成：事情的起因和经过、办理结果。

事情的起因和经过：是指所要报告事情发生的原因(即报告依据)及发生的过程(或工作完成的过程)；

办理结果：是指事情最后办理情况(或完成情况或结论)。

例文：情况报告

××厂关于举办技术交易会开展技术协作活动的情况报告

××省工业局：

今年×月，我厂在××召开了化学石油工业技术交流会，仿照物资交易会的形式，以技术有偿转让为主要内容，组织科研单位和生产企业，开展技术协作活动。会上，科研单位、高等院校与工厂之间、工厂与工厂之间，草签了科技成果转让、委托研究生产技术难题和试制新产品的合同或协议达×××个；组织了以教授、工程师为主的×××位技术顾问，解答了各种技术问题；邀请省轻工、纺织、电子、农林和建材等部门，对化学石油工业的研究和生产提出了要求；组织有关科研、高等院校、生产单位交流了科技工作经验。这对当前和今后的科技工作和生产水平的提高，都起了较好的推动作用。

一、促进了生产同科研的紧密结合，变潜在的生产力为现实的生产力。……

二、促进了先进的地区同后进地区的联合，为逐步实现向后进地区的技术转让摸索到了一些经验。……

三、促进了科研机构的整顿和科研管理体制的改革。……

四、摸清了全省化工系统科技工作的状况及亟待解决的技术问题。……

特此报告

××厂

×年×月×日

3.调查报告的拟写

调查报告是指有关单位为了了解情况，研究制订政策、法规、计划，解决与处理问题，发现典型与总结新鲜经验推动工作等，有目的的指派专人或工作组，深入实际进行调查之后写出的书面报告。调查研究是取得第一手材料、制定有关方针政策和处理问题的重要依据。调查报告的正文通常由四部分组成：目的经过、基本情况、分析认识、结尾部分。

目的经过：应放在正文的开首，简要交代进行调查的缘由，调查的时间、地点、对象，要解决的中心问题，参加调查的人员和调查的简要经过等；

基本情况：是指通过调查得到的具体情况；

分析认识：是指从调查所得情况中，经过分析研究得出的认识。这一部分可以和基本情况结合在一起写，可以采取纵的叙述法，即从事务的历史状况谈起，叙述它的发展变化及其原因，也可以从横的剖面叙述，即从几个主要方面来看事物的发展面貌、主要特点。无论是纵向的还是横向的，各部分均可拟出生动醒目的小标题；

结尾部分：是对全篇做出的"画龙点睛"式的总结，概括出全篇给人的启示和得出的结论，或者是对于问题的处理、政策的调整、工作的开展等提出意见和建议。

4.答复报告的拟写

上级向下级询问某一问题或某项工作的进展情况时，下级要按要求如实向上级汇报，这时使用答复报告。答复报告的正文由报告起因和报告内容两部分组成。

报告起因：是写报告的原因或根据，常要写明收到上级什么文件或什么指示或接受了什么任务，执行办理情况及结果摘要。

报告内容：是报告的主体，按照执行或办理的实际情况拟写，常要写明执行或办理的依据、主要过程、措施、结果，有时还要写出经验、教训与今后打算。

答复报告具有很强的真对性，问什么答什么。

例文：答复报告

××厂办公室关于××同志职称评定的报告

市政府办公室：

接到你们八月十日对我厂××同志职称评定情况的查询，我们立即进行了调查，现将有关情况汇报如下：

××同志是我厂第二车间技术员。该同志于1963年下半年至1966年上半年在××工学院受过三年函授教育，学习了有关课程。因"文革"到来，未能取得学历证明。今年上半年评定职称时，根据上级有关文件精神，因缺乏学历证明，决定暂缓评定他的工程师职称，待取得证明后补办。该同志认为这是刁难，故向市政府写了申诉。

接到市政府办公室查询半个月，我们派人去××工学院查到了有关材料，他们已出具了该同志的学历证明。现在，我厂已为××同志补办了评定工程师的手续。并向本人说明了情况，他表示满意。

特此报告

××厂办公室

×年×月××日

5.报送报告的拟写

报送报告是下级向上送报送有关文书或物品时，随文书或物品写的一种报告。报送报告的正文比较简短，只写明报送对象及报送目的即可。

例文：报送报告

××机械厂关于报送1995-1999年度发展规划的报告

市机械工业局：

现将我厂制定的《1995-1999年度发展规划》一式五份送上，请审核。

××机械厂

一九九五年三月五日

(三)相应知识

报告是机关单位向所属上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级的询问时使用的一种陈述性文书。报告按使用目的的不同，可分为：工作报告、情况报告、调查报告、答复报告、报送报告等。报告是机关单位最常用的文书之一，经常地把本单位各项工作的进展情况通过报告向上级反映，有利于密切上下级的关系，便于上级指导下级的工作，同时对于本单位来说可以达到及时总结经验和教训，找出前进方向的目的。

(四)拟写报告应注意的事项

第一，报告中不要夹带请示事项。报告中夹带的请示事项，受文单位没有答复的责任，这样容易误事。

第二，要善于综合归纳。面对众多的材料、细节、数据，写作时要分清主次，突出重点，抽象概括出有规律有价值的部分，不要面面俱到，记流水账。

三、通知

(一)学习目标

如何拟写通知。

(二)通知的拟写

1.指示性通知的拟写

指示性通知用于向所属下级布置工作，阐明工作活动的指导原则和方法；还用于传达上级的决定和指示、布置需要执行或办理的工作事项等。

指示性通知的正文由三部分组成：通知的依据(原因、目的、意义)、主体部分、结尾部分。

通知的依据：是用简明的语言说明为什么发此通知，然后用一句过渡语，如："现通知如下"、"特作如下通知"、等转入主体部分；

主体部分：是通知的具体事项。指示性通知主体部分比较复杂，应分条或分段叙述，使人一目了然；

结尾部分：一般写执行要求。如："以上通知，望认真执行"；有时则用一般号召性文字提出希望和要求，有的通知也可没有结尾部分。

2.转发性通知的拟写

将上级、同级或不相隶属单位的来文发给下级单位，用转发性通知。转发性通知正文的写法也比较简短。常用"现将×××转发给你们，望遵照执行。"这一模式。有时在此基础上，还根据本单位、本系统、本地区的实际情况，提出具体要求，或作补充规定。

转发性通知的特点在"转"字上，不能加批语。

3.发布性通知的拟写

发布性通知是用于告知受文单位，某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准，现予发布或印发，并要求下级遵照执行。重要的规章用"颁发"或"发布"，一般的用"印发"。这类通知所发布(印发)的法规性文书，一般都是发文单位本身制定的。发布性通知的正文也比较简短，一般只需写明发布根据以及发布的是什么文书，提出执行要求即可。有时也可简要阐述发布此文书的目的、意义，或提出贯彻执行的具体意见。

4.事务性通知的拟写

事务性通知是上级要求下级办理或告知下级需要知道的一般事项。如：报送有关材料、启用或废止公章、出版刊物的订购、变更地址及电话号码，等等。事务性通知的正文往往采用篇段合一的形式。只把通知的是什么事情说清楚即可，没有必要予以议论评价或阐发意义，也不提执行要求。

例文：事务性通知

××公司关于地址迁移的通知

我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲××号办公，新开户银行：北京市地安门分理处，账号××--××，原来的开户银行及账号7月1日撤销。

特此通知

××公司

×年×月×日

5.会议通知的拟写

各单位在召开会议时，会前要告知与会者开会的时间、地点、携带材料等，这时要用会议通知。除了一些小型或紧急会议就近口头或电话通知外，一般都要使用书面会议通知。会议通知的正文一般由召开会议的背景(目的、意义)和会议注意事项两部分构成。

召开会议的背景：主要写明为什么开会，一般文字比较简短，不要长篇大论。

会议注意事项：是指会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期，有

时还具体地提出准备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。

例文：会议通知

××厂关于召开计划生育工作会议的通知

所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：……

二、参加人员：……

三、会议时间、地点：……

四、要求：……

××厂

×年×月×日

6.任免通知的拟写

任免通知是上级需要向下级传达对有关人员的任免事项时使用的通知。任免通知的正文要写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务。

例文：任免通知

××总公司关于×××同志职务任免的通知

××分公司：

经总公司研究决定：任命×××同志为××分公司经理，免去其××室主任职务。

××总公司

×年×月×日

(三)相应知识

通知是批转下级公文、转发上级和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项；召开会议、任免和聘用干部时使用的文书。通知按其用法可以分为：指示性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。"通知"这一文种，目前使用范围极广，使用频率也很高。它是上下级之间、平行和不相隶属的单位之间，以及单位内部都可以使用的文种。据有的基层单位统计，在上级来文中，"通知"几乎占总量的四分之三。为什么"通知"使用如此广泛呢?相对来说，主要是通知适用范围较宽，具有使用方便的特点。不论单位级别高低，也不论大事小事，都可以用"通知"行文。近年来，一些上级领导机关用"命令"、"指示"行文来指挥、领导下级工作的情况明显减少，而用"通知"的情况越来越多。特别是中等以下的机关、团体、企事业单位对下属布置工作、传达指示、指挥行动时，多数都以"通知"行文。

(四)拟写通知的注意事项

1.内容要明确具体；

2.语言简洁，语气肯定；

3.使用一定的专用语等。

五、拟写通用文书的一般注意事项

(一)要懂得文书写作的基本知识

1.要掌握拟写文书的重要性。

文书拟写，是指文书的起草工作。它在各机关、团体、企事业单位的工作活动中占有十分重要的位置。概括起来表现为以下两个方面：

首先，文书拟写是实现单位职能任务的重要工具。每一个单位都有自己的职能任务，并据此开展各项工作活动。在开展工作活动的过程中，经常要使用文书同上级领导机关、下属单位或其它单位进行联系。无论是主动对外发文，还是答复其它单位的来文，或是对内行文，都必须进行文书的起草工作。而且，文书起草的好坏，对于保证文书的质量和发挥文书的效用都有很大关系。例如：拟写文书的水平低，内容上不能反映制发单位的意图和工作状况，文字表达上含混不清，词不达意，形式上不符合要求，缺日期，缺作者，这样的文书，不仅达不到发文目的，甚至会给工作带来重大损失。可见，文书拟写是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，也是一项严肃而细致的文字工作。每一个文秘人员都应该十分熟练地掌握拟写文书的要领和方法，以便为实现机关单位的职能任务服务。

其次，文书拟写是机关单位领导工作的重要组成部分。文书作为机关单位处理公务的重要工具之一，就其本身的内容而言，有些是传达领导意图和重要决定的，有些是处理一般具体业务的。但从总体上来说，一个单位的文书反映的是这个单位领导的思想水平和工作经验，特别是对于一些重要的领导指导性文书来说，文书的质量更能体现出制发单位领导的政策水平、业务能力、领导艺术以及工作效率。因此，各机关单位的领导不仅把文书拟写工作看作是单位文书处理的一项日常工作，而且把它当作领导工作的一个重要组成部分。单位制发的重要的领导指导性文书、法规性文书、重要的讲话及工作报告、全面性的工作计划及总结，往往需要领导人亲自参加起草，或亲自指导秘书部门、有关部门的主要负责人起草。即使是属于日常业务性和事务性的文书，也必须经过领导人审核并履行签发手续。可见，拟写文书是单位领导人的重要职责之一，是领导工作的重要组成部分。文书是机关单位办事的工具，又是秘书的主要工作对象。文秘工作者必须充分认识文书拟写的重要性，勤学苦练，提高写作水平，保证文书质量，使文书更好地为机关单位的工作服务。

2.要了解拟写文书的基本要求。

文书属于应用文，在写作上同一般文章有相似之处，如：文理通顺、便于阅读理解等。但由于文书的性质、特点和作用不同于一般文章，所以，文书拟写又具有自己的一些特殊要求，概括起来，有以下几点：

第一，观点正确。

文书是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策的工具，是党的基本路线和国家政策、法律的体现，是宣传群众、组织群众进行社会主义建设的依据。文书的上述职能就决定了文书的观点必须正确无误。所谓观点必须正确无误，是指文书的指导思想和内容必须符合党的基本路线和国家的政策、法律，必须在思想政治上同党中央保持一致。要按照马列主义观点、立场和方法，根据建设有中国特色的社会主义总任务、总目标，站在全局的高度去观察形势，分析问题，解决问题。无论是制发有关全局性的文书，还是局部性工作的文书，都不能与党和国家的方针政策相抵触。凡是与党和国家方针政策相抵触的文书，上级有权撤销，宣布无效。

第二，实事求是。

文书是办事的工具，要用它来指导工作和处理问题。这个根本性质要求撰写文书必须从实际出发，实事求是。对上级请示工作、报告情况，要有一说一，有二说二，不说假话、大话、空话，不投领导所好。对下发指示，作决定，也要遵循各项工作的客观发展规律，从客观实际出发，有的放矢，使发出的文书真正切实可行。从日常接触的文书来看，不坚持实事求是的情况时有所见，这不仅使文书失去了严肃性和权威性，失去了人们对文书的信任感，造成有令不行，有禁不止，而且也降低了发文单位的威信，给工作带来损失。这方面的教训一定要认真吸取。

第三，及时迅速。

文书在实事求是地反映情况的同时，能否做到及时迅速是事关工作效率、有时甚至是关系到工作成败的大问题。文书撰写必须注意及时、适时，决不允许迟缓、拖延、贻误工作。对于紧急文书，必须争分夺秒地完成拟写任务，对于日常反映情况、指导工作的文书，也必须发得适时。比如：当年的计划迟到第二季度才写出来，部署春耕工作的指示拖到夏初才发出。

这样的文书，不仅收不到及时推动工作的效果，反而会带来麻烦。文书的时间性是一个不可忽视的问题，这是拟文时必须达到的基本要求。

第四，简明生动。

文书是一种办事的工具，要求写得简洁明了，目的是便于受文单位工作人员迅速阅读和处理，提高办事效率。要使文书简洁明了，必须做到三点：一是文字精练，提倡写短文，去除一切空话、套话；二是开门见山，用直笔，不转变抹角；三是结构布局要严谨，条理清楚，层次分明。

第五，体式规范。

拟写文书必须符合规定的体式，要根据不同文种的要求，写全文书结构的各个组成部分，以保证文书的完整性、正确性和有效性。

第六，注意书写材料的运用。

文书的书写材料包括载体材料和字迹材料。拟写文书应该使用统一的印有固定格式的用纸，而且还要讲究纸张的质量，以便于长期或永久保存。文书的字迹材料应选用墨汁或蓝黑墨水，不能使用铅笔和圆珠笔。

3.要懂得拟写文书的步骤和方法。

拟写文书，一般要经过一定的步骤。但是，不同内容的文书，拟写的步骤又不完全相同。内容比较简单的文书，通常可以直接动笔起草，内容比较复杂的文书，则要经过必要的步骤。

归纳起来，文书的拟写，大体要经过如下五个步骤：

(1)明确发文主旨。文书都是根据单位实际工作的需要拟写的。因此，在决定拟制某一份文书之前，应首先弄清楚发文的主题和目的。具体来说应搞清楚如下几个问题：

文书的中心内容是什么。如：汇报工作，打算重点反映什么问题?请示事项，拟请上级答复或解决什么问题；布置工作，主要抓哪些问题。等等。

根据文书内容，准备使用什么文种。如：汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；对下级布置工作，是用指示还是通知。等等。文种选择很重要，因为不同的文种，写法会有所不同。

明确文书的发送范围和阅读对象。如：写一份工作总结，就要明确是准备上报领导机关，还是向兄弟单位介绍经验。文书的阅读对象不同，用语和口气就不一样，详简程度也有差别。

明确发文的具体要求。如：要求对方了解，还是要求对方答复，是要求收文单位贯彻执行呢，还是参照执行等等。

(2)收集有关材料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题收集材料，进行一定的调查研究工作。这一步是针对内容比较复杂的文书而言的。比如：拟写工作计划，进行工作总结，起草章程、条例、办法，为领导人起草讲话稿等等。这些文书的观点和结论不是轻而易举就能得出的，必须经过反复的比较，反复的考察。因此，就必须要经过调查研究的过程。收集材料和调查研究的方法有两种，一是收集和阅读有关的文字材料，二是到实际当中收集活材料，如召开座谈会、搜集典型事例等。

(3)拟出提纲，安排结构

在收集材料调查研究的基础上，草拟出写作提纲，它是所要拟写文书的内容要点。写作提纲的作用是，在正式动笔起草之前，对全篇文书的内容做到通盘安排，胸有成竹，使写作进展顺利。提纲的详略，可以根据文书的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文书，可大致安排一下结构，表示出先写什么、后写什么、共分几层意思就可以了。篇幅较长且很重要的文书，提纲应写得详细一些，包括文书共分几个部分，每一部分分作几个问题，各大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

(4)起草正文

结构安排好后，就可按提纲所列内容，开宗明义，拟写正文。拟写正文，除按照拟写文书的基本要求以外，还要注意两点：

导语要突出主题。文书的导语，是指文书开头几句引导性的语言。一般文书都有导语部分，用来引导收文单位或阅文人员了解和掌握文书的主要内容、中心思想。因此，文书的导语一定要突出主题，使人一看便了解了发文的目的，这样有利于对文书内容的理解和贯彻执行。

观点与材料的有机结合。一般地说，文书的正文，既要有鲜明的观点，又要有真实而丰富的材料。然后更重要的是观点与材料的有机结合，用观点统帅材料，使材料为观点服务。这样写出的文书，才有理有据，使人感到生动真实，乐于信服。

(5)反复检查，认真修改

文书初稿拟出以后，一定要反复看几遍，耐心仔细地逐字逐句地检查修改。修改时，包括去掉可有可无的语句段落；补充没有说清楚的地方；调整结构；推敲用语的分寸。等等。有些需要进一步核实的数字、事实，一定要查找到原始材料认真核实。文书通过修改，不仅可以提高质量，还可以锻炼、提高写作能力，并且为领导审核签发打下良好基础。

(二)要注意文种的选择

文书的文种又叫文书的名称。目前使用的法定公文主要有十二类十三种。即：命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。这些公文是党政领导机关用法规性文件的形式发布的，具有法规的严肃性，任何单位在行文时都必须严格遵守，不能违反，因而被称为法定文种。法定文种都具有独立对外行文的资格，可以使用套红的"文件版头"行文。除此之外，还有一些常用文种，如计划、总结、方案、细则、简报等。在企业及其它专业部门，根据其业务工作范围的特殊需要还使用着一些专业文种，如意向书、市场调查报告、招标书、投标书、协议书等。上述文种我们将在以后各章节中逐一介绍。

文种是根据制文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的行文关系确定的。文种不同，所起的作用也不同，不可以随便乱用，否则就达不到发文目的，甚至会打乱单位之间正常的工作秩序。因此，文种的选择在行文中十分重要。

第一，文种的选择必须符合发文目的。

选用文种的目的，是为表达文书内容服务的。因此，弄清发文目的，是正确选用文种的前提之一。如：发文目的是要求上级解决困难，就应选用"请示"行文；发文目的是向上级反映情况，无须批准，就应选用"报告"行文；发文目的是邀请有关客人参加宴会，就应选用"请柬"行文。

第二，文种的选择要符合制发单位的权限。

文种的使用，对于不同的机关单位具有一定的选择性。如："命令"这一文种，只有国家主席、国务院、国务院各部和各委员会、各级人民政府才有权使用，其它机关(军事机关除外)及企事业单位都无权使用命令。

第三，文种的选择要考虑收发文单位之间的隶属关系。

如果是向所属上级行文，就应使用上行文，如：请示、报告，有时也可使用函；如果是向所属下级行文，就应使用下行文，下行文可供选择的文种较多，如：命令、指示、通知、通报、批复、决定等；如果是平行或不相隶属的单位之间行文，就应使用平行文，常用的平行文有函或通知。

(三)要掌握通用文书拟写的一般格式

通用文书的格式即法定公文的格式，它包括公文的书面格式和公文的排版形式与印装要求两个方面。

1.公文的书面格式。

公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。一篇完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。这些构成要素不是随意确定的，它是由党和国家有关部门颁布的法规性公文所规定的，任何单位在拟制公文时都必须按规定执行。

现将公文格式的各个组成要素按公文的文头、行文、文尾三个部分的书面格式顺序分述如下。

(1)文头部分

公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

公文格式代码：又称公文检索代码，是指代表公文格式类型的标记符号，由9位阿拉伯数字。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的公文逐一编制代码，是使每一份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。由于公文检索代码的国家标准尚未正式公布，所以尚未标注。

印制顺序是：又称公文份号。是指同一公文在其总印数中的序号，主要针对秘密公文。有了份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码下方位置，前面冠以"NO："符号。

秘密等级：简称密级。指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。密级标注在份号下方。

紧急程度：是对公文送达和办理的时间要求。分特急、加急、急件。其标注位置在密级之下。需要说明的是，有的急件是在标题的文种前面标明的，如：《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

收文处理标记：包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项，标注于公文首页发文单位版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

发文单位版头：简称文头。是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。

文头由发文机关全称或规范化简称加"文件"二字。如：55县政府文件、55县统计局文件等。文头大字居中套红印在公文首页上部，约占图文区的三分之一或五分之二。版头下面有一间隔横线，作为文头区和行文区的分界线。

发文字号：是指由发文单位编排的公文代号，由发文单位代字、发文年度(加括号)和年度发顺序号组成。如：中发〔1998〕5号。几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。发文字号的作用是，便于统计发文数量，在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置，一般说来，有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧书写；"命令"则在公文标题下面居中，写"第×号"。

签发人姓名：在公文中标注签发姓名，是表示公文生效并对该文内容郑重负责的一个标志，一般供上行文选用。标注在发文字号右侧。

(2)行文部分

公文的行文部分包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。

公文标题：公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位(责任者)、事由和文种组成。如：《55县档案局关于加强档案工作的决定》，其中"55县档案局"是发文单位，"关于加强档案工作"是事由，"决定"是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知道是什么单位发的，是关于什么问题的、什么种类的公文。

公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况：一是省略发文单位名称的。这又可以分为两种情况，一种是一些法规类公文，另一种是单位内部使用的公文，标题中往往可以省略发文单位。

二是省略事由的。有些公文内容单一，正文部分文字较少，使人一目了然，就可以在标题中省略事由，如《中华人民共和国财政部令》。

三是发文单位和事由同时省略的。多见于公布性公文。如《公告》、《通告》等。这是为了张贴时醒目，从而扩大传播范围。

题注：是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序与时间等。如《中华人民共和国专利法》的题注是："(1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过，根据1992年9月4日第七届全国人民代表大会常务委员会第二十七次会议《关于修正〈中华人民共和国专利法〉的决定》修正)。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括入。需要说明的是，一份公文若采用题注这一形式，就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

主送单位：是指发文单位要求主办或答复其所发公文的对方单位，位于正文之上，标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。根据单位类型中间加顿号，末尾加冒号。

正文：是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文的结构一般包括导语、正文主体与结束语三部分：

导语部分一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份公文的依据、目的或原因。

正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于文种的不同，发文目的不同，其写作的具体要求也不同。对各种不同文种的写作和要求将在后面有关章节中详述。

结束语是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。由于公文文种不同，行文目的不同，以及行文关系等原因，结束语也有不同的写法。

无正文说明：是指由于篇幅所限，使公文生效标识(即落款)与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。其注明位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写上"此页无正文"。必须指出的是，公文在排印时，要尽量避免出现"此页无正文"的情况。

附件说明：是用以说明附属在公文正件之后的有关材料的名称及件数的。附件也是某些公文的重要部分。如：一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件便往往是实际上的主要公文，正文只是起批准、发布或按语作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料名称及件数。然后，在发文单位落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件的材料。

发文单位署名：又称落款。是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称，亦即公文的法定作者。公文法定作者可以是国家机关、团体、企事业单位，也可以是这些机关单位的领导人。

发文单位的书写应注意：发文单位的名称应用全称，如果是以领导人名义发文，应写上职务、姓名。联合发文的单位名称都要写上，以主办单位为先，然后依次排列。发文单位名称的位置应在正文、无正文说明或附件说明之后，右下方另行书写，并同正文之间有一定间隔，以便用印。

成文日期：是指公文形成的时间。它是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期年月日都要写全，不能有任何省略。

成文日期的确定有以下几种情况：凡属会议通过的公文，应以通过和批准日期为准。命令、指示和重要通知，以领导签发的日期为准。一般例行公文，应以实际发出日期为准。法规性公文，以批准日期为准。

用印：印章是一种信物，在公文上盖印是表示制文单位对公文生效和确认无误的一种凭证。每个单位的印章都是由上级领导机关制发的，其规格、样式，国家有统一规定，伪造要依法予以惩处。印章一般应盖在公文末尾，年、月、日中间。有时，党的领导机关大量印刷的普发性公文，按照特定的格式专门印制了公文版头并经机要交通递送，不再加盖印章，同样有效。

注释或特殊要求说明：是用来说明公文中在其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等。

公文的阅读范围是指公文发送范围内规定的阅读对象，一般在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号指明"发至县团级"、"发至省军级"等。一般的决议、指示、通知等领导性公文和通常的行政、业务问题的非机密性公文，不需要特别规定阅读范围。下级对上级的请示或报告，也不能规定阅读范围。

(3)文尾部分

公文的文尾部分包括主题词、抄送单位、印发说明、页码等项。

主题词：是指能够准确表达公文主题内容的规范化的词。公文标注主题词是为了实现办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关逐步推行了各种公文要标注主题词的制度，这标志着公文管理进入了现代化阶段。

关于主题词的使用，现在执行的是1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表共有十五大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端。一份公文的标引应根据其内容和特点，选用二至三个主题词，最多不超过五个。词目之间应有一个字的间距。

抄送单位：是指发文单位要求其了解或协助办理所发公文的单位。抄送单位标注在主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。抄送单位名称要用全称或规范化简称。

印发说明：又称印制版记。是指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅(室)，使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年月日要写全；印制份数是该份公文所印数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明制发时间，行尾空一个字。然后在下方划一与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。

页码；指公文每一张页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角，反面为双数，位于左下角，没有图文区的页面不标页码。

以上介绍了公文的基本组成。需要指出的是，公文的文头、行文和文尾三个部分构成一份格式完整的公文的整体。也就是说，一份完整的公文，必须是三个部分齐全，缺一不可。

2.公文的排版形式与印装要求

公文的排版形式，是指公文数据项目在公文版面上的标印格式，即公文的外观形式。包括版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。总的要求是，公文页面整洁、活泼、明显，看上去清新悦目。国家技术监督局于1988年9月发布的《国家机关公文格式》，规定了公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序，区域划分，排版形式(见附图1.2.3)与字体字号的选用。它适用于各单位发布的法定公文。其它公文亦可参考。

(1)公文用纸的尺寸与规格：采用16开型(长260毫米，宽184毫米)标准纸，推荐采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。张帖使用的公文用纸幅面可根据需要确定。

(2)公文的书写格式：公文中的文字符号一律采用从上至下，自左向右横写横排(少数民族文字除外)。

(3)字体字号的选用：公文中字号的选用一般按发文单位名称、大标题、小标题、标识符号、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用。公文大标题推荐使用二号宋体字，小标题推荐使用三号宋体字。

装钉要求：公文一律在左侧装钉，用线装、钉装或胶粘方法。

以上通用文书拟写的一般要求也同样适用于企业事务文书的拟写。

一、意向书

(一)学习目标

如何拟写意向书。

(二)意向书的拟写

意向书的结构一般包括：标题、导语、正文、结尾四个部分。

标题：意向书之前加上项目名称，如"兴建麦秆草席加工厂意向书"。

导语：写明合作各方单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见。然后用"本着××原则，兴建××项目"作为导语的结语。

正文；分条款写明达成的意向性意见。

结尾：要写明"未尽事宜，在正式签定合同或协议书时予以补充"一语，以便留有余地。

例文：意向书

意向书

××纺织品进出口公司：

××市丝绸公司(以下简称甲方)，与×国×××服装公司(以下简称乙方)经过友好恰谈，为了进一步发展双方贸易，双方拟在平等互利的基础上，进行补偿贸易。现已达成初步协议：

一、为了扩大中国丝绸服装贸易，乙方要求甲方提供稳定生产的服装工厂，为乙方生产中国丝绸服装，甲方同意在××县××乡新建一所服装工厂，生产乙方所需的以真丝为面料、不绣花的女装衬衫，男式睡衣，女式睡袍等。产量暂定为年产30-35万件。为了确保质量，乙方希望该厂从一开始就注意质量和生产能力的逐步提高。甲方同意乙方的意见，并同意在工厂筹建结束时作具体安排。

二、乙方向甲方提供价值约××万美元的制作丝绸服装的专用设备和附属设备。

三、甲乙双方的贸易和乙方的来料加工业务，其价格、规格、交货期等均应逐项签定合同。

四、甲方根据乙方提供之服装设计原图及施工工艺要求进行加工生产，保证质量。

五、乙方应派员来××市××县××乡服装工厂进行技术辅导及质量监督。乙方人员来××市所需一切费用概由乙方自行负担。

六、未尽事宜，在正式签定合同或协议书时再予以补充。

甲方乙方

×国×××服装公司××纺织品进出口公司

代表：××(签名)代表：××(签名)

×年×月×日×年×月×日

(三)相应知识

意向书是双方或多方就某一问题进行初步洽谈后形成的意向性文书，一般用于就某事项初次发生联系的当事人之间，主要是为达到某种目的而表达的基本意图和愿望，为进一步正式签订协议奠定基础，多用于经济技术的合作领域。意向书是意向性洽谈后的产物，它为今后签订经济合同做了准备。意向书虽属协议类文书，但它与协议书、合同不一样，它只是一种临时性的协商性的文书，一旦正式签订协议书或合同它就完成了使命；意向书也不象协议书、合同那样具有法律效力，它对任何一方都没有约束力；意向书也不象协议、合同那样，一经签约，在一般情况下是不能随意更改的，而意向书则比较灵活，在协商过程中，对各方的意见可择善而从，最终达成协议。

意向书的种类很多，按合作关系的不同类型，有加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书等。

(四)拟写意向书的注意事项

1.语言准确，表达清楚，态度明确。

2.严肃认真，忠实于洽谈内容。

3.所达成的意向要按内容分条叙述，并参照合同或协议的条款排列

二、邀请信

(一)学习目标

如何拟写邀请信。

(二)邀请信的拟写

邀请信一般由名称、收信人称谓、信首问候语、正文、信末问候语、写信人署名、日期等项组成。

名称：在邀请信首页上端居中写上"邀请信"。

收信人称谓：在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加上"先生"、"女士"、"经理"等相应的称呼。

信首问候语及正文：在邀请信正文的开头首先是问候语"您好"等，然后进入正文主体，主要说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。

信末问候语：正文结束后，在正文左下方另行低二格写上问候语。

写信人署名、日期；在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，同时签上年月日。

例文：邀请信

邀请信

××先生：

您好。我厂定于×月×日举行建厂五十周年纪念活动，当日下午3时在厂部大礼堂举行纪念大会，恭请莅临并在会议主席台就座。

此致

敬礼

××厂办公室

×年×月×日

(三)相应知识

企业现实工作活动中，常常会邀请有关朋友或合作伙伴参加宴会、酒会、茶话会或其它活动，非正式场合可以面邀或者电话邀请，但在比较正式的场合，则需要发邀请信。邀请信的作用一是能对邀请者表示尊重，表明邀请者的郑重态度；二是用作参加活动的凭证。邀请信一般要挑选严肃、庄重的场合使用。

(四)拟写邀请信的注意事项

1.诚恳、热情，使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。

2.为了表示郑重和诚意，邀请信一般用手写。

三、请柬

(一)学习目标

如何拟写请柬。

(二)请柬的拟写

请柬一般由名称、称呼、正文、习惯结尾语、落款等五部分组成。

名称；在封面上写明"请柬"或"请帖"字样，若请柬没有封面，"请柬"二字就写在第一行中间。

称呼：在请柬的背面第一行顶格写上被邀请的单位名称或个人姓名。个人姓名后面加上"先生"、"总裁"等相应的称呼。

正文：首先交待邀请参加的活动内容；其次要交待举行活动的时间和地点。

习惯结尾语：在正文后另起一行空两格写"敬请"二字，然后再另起一行顶格写"光临"二字。

落款：写明邀请人和发出请柬的时间。

1950－1999

纪念55厂建厂五十周年

请柬

(正面)

55先生：

定于十一月一日上午九时，在本市中山会堂召开55厂建厂五十周年座谈会。

敬请

光临

55厂

5年5月5日

(正文)

(三)相应知识

请柬，也称请帖。它是为邀请客人参加某项活动而专门制发的通知书。请柬是在不同社交场合中经常使用的一种礼俗性专用书信。它虽属书信类，但比起一般的信函更具庄重性的特点。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬，而不用一般的信函，以示对被邀请者的尊重。从这一意义上说，请柬也是一种邀请信。请柬的发送要掌握好时间性。发送太早，被邀请者容易遗忘；发送太晚，又容易使被邀者感到时间仓促，安排有困难。因而，请柬的发送应有专人负责，以便适时发送。

(四)拟写请柬注意事项

1.简明、扼要。

2.语言诚恳、热情、有礼貌。

3.款式和装帧要美观大方。

四、感谢信

(一)学习目标

如何拟写感谢信。

(二)感谢信的拟写

感谢信一般由标题、受文对象、正文、结尾、签署五部分组成。

标题：感谢信的标题有两种写法，一是用文种名称"感谢信"直接作为标题；另一种是由受文对象和文种名称两个要素相结合而成，如："致×××的感谢信"。

受文对象：在标题之下，正文之前顶格写明被感谢对象的单位名称或个人姓名。个人姓名后面加上"先生"、"同志"等相应的称呼。然后加上冒号，引出正文。

正文：首先写明在什么时候得到对方的关心、支持和帮助，对此表示感谢；然后简述对方关心、支持和帮助有什么效果，或陈述这种帮助在今后将起什么作用，最后再次向对方表示感谢。

结尾：写上表示感激、敬意的话。

签署：感谢信的最后签上写感谢信的单位名称或个人姓名，同时签上年月日。

例文：感谢信

感谢信

××公司：

×月×日下午我公司业务员××到市百货公司购买物品，不慎丢失皮包一个。内有人民币五千余元、工作证一个及发票单据若干张。当我们发现后正在焦急寻找时，贵公司职工×××主动将拾到的皮包送到我公司。我们再三感谢并表示要赠送纪念品，×××同志却说："这是我应当做的"，一再表示不能接受纪念品。她这样拾金不昧的高尚品德，对我们全体工作人员是一次很好的教育。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对×××的高尚行为予以表扬。

××公司

×年×月×日

(三)相应知识

在企业各项工作中，感谢信的使用也十分普遍，当应邀赴宴、收到礼品或得到对方的帮助后，为感谢对方的关怀、支持或帮助，都应当尽快给对方写感谢信，这是惯例，也是一种礼貌要求。感谢信的使用很普遍，秘书人员应该很好掌握。

(四)拟写感谢信的注意事项

1.简单而有诚意，语气亲切而自然。

2.既能表达出感激之情，又不宜太长。

五、拟写企业事务文书的一般注意事项

(一)要了解企业事务文书的写作特点

企业事务文书的拟写除具备一般文书的写作特点外，还具有自己独特的地方。表现在：

1.个性色彩较鲜明。企业事务文书的拟写受格式的束缚较少，写作手法和表达的形式较为灵活多样。交际文书中作者情感往往有较多的流露。

2.重视礼节礼貌。企业事务文书属于平行文的较多，主要用于单位与单位之间的交往，除了实质性的内容外，在行文中十分注重礼节礼貌，注意说话用词的份量。

(二)要掌握企业专业知识

反映财经问题的企业文书，涉及到企业经济领域许多方面的专业知识。比如为企业制订生产计划，就涉及到市场调查、经营管理、经济联合组织等专业问题。如果对企业专业知识不熟悉，写起来就十分困难。因此，掌握企业专业知识，对于企业事务文书的拟写十分重要。

文书处理

(一)学习目标

了解文书处理过程。

(二)文书处理过程

文书处理是指围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。

文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。每一环节又包含着若干个互相衔接的工作程序。

1.收文处理

收文处理是指各单位围绕所收文书进行的一系列工作。主要的工作程序是：

签收：是收件人在对方的传递文书单或送文簿上签字，以表示文书收到。

登记：对收进的文书进行注册，目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记的项目主要有：顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。

分送：由文秘人员将收来登记后的文书按其性质和办理要求分门别类，以确定应分送给谁或哪一部门参阅或处理。

拟办：是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。

批办：是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见。

承办：从文书处理的角度讲，承办即指草拟复文的工作。收文从承办开始又进入发文处理程序。

催办：文秘人员对文书办理情况的督促、检查工作，以提醒有关人员加快办文速度。在发文处理过程中也同样存在催办工作。

2.发文处理

发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序是：

拟稿：是秘书人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初始稿的过程。它是发文处理的首要环节。拟稿环节必须严格按照撰写文书的基本要求来进行，以确保文书的质量。

核稿：是指秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行的审查、修改工作。目的是为领导签发作好准备。

签发：是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为确应发出，即批明发文意见并签字。文稿经领导人签发即成定稿，可以据此生效。签发人对其所签发的文稿从政治到文字上的准确性负完全责任。

编号：即文稿送印前要编好发文字号，并注明缓急或密级标记，确定印制份数，以便一并缮印。

缮印：由文秘人员对已签发的文稿进行誊抄或打印。

校对：将打印稿或誊抄稿与底稿核对检查，以发现并纠正各种错漏。校对工作一般由文秘人员承担。

用印：对已缮印好的文书要加盖单位印章，以表示文书生效。

登记：为待发文稿注册，以便于今后的查考利用。登记项目包括：顺序号、发文日期、发文字号、文书标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注等。

分发：由文秘部门将印有公章的文书通过适当方式发送给受文单位。

3.文书管理

在文书处理过程中，无论是收文还是发文，都存在一个科学管理的问题。如何有条不紊地管理好各种文书，既不遗失、泄密，又便于查找调阅、方便工作，是很值得研究的问题。

做好文书管理工作，最重要的是贯彻集中统一管理的原则，除此之外，还应包括以下几个方面的工作内容：

编制立卷类目：这是文书还没有形成以前，根据单位工作活动和文书形成规律，对一年内可能产生的文书事先编制成的一个文书管理方案。它既是平时文书归类的依据，又是文书立卷前的重要准备步骤。立卷类目由类别和条款组成，其中类别的划分方法有两种，一是按组织机构分类，二是按问题分类；每一类下面是条款，条款就是将要形成的一组具有密切联系的文书的标题。有了条款，文书一来就可对号入座，避免了零乱堆积，查找、保管、统计都十分方便。

平时归类：立卷类目编好以后，要为立卷类目中的每一个条款准备一个容器，并随时将办理完毕的文书归到有关的条款中。使文书能够随时办完，随时集中保管。

调用：对已归类的任何一份文书，要能随时调出，为单位各项工作利用。

立卷：将办理完毕的具有查考保存价值的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，就叫立卷。这项工作一般在年终或次年的年初进行。经过平时归类工作，文书都集中到了相应的条款，在正式组卷前，对每个条款内的文书再进行检查调整，使具有相同特征(文书的特征有六个，即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征)的文书集中到同一个条款，通过鉴定，使每一个条款内文书的保存价值大体一致。没有保存价值的剔除销毁。这样，每一个条款内的文书基本上就是一个案卷或者数个案卷，装钉成册后，再写上案卷标题(案卷标题要尽量指明卷内文书的作者、内容和名称)，立卷工作基本上就完成了。立卷是文书管理工作的重要内容。

归档：是把立好的案卷按规定的制度移交档案室集中保存的工作。立卷归档代表着全年文书管理工作的结束

文书拟写与处理>通用文书的拟写[中级]

一、决定

(一)学习目标

如何拟写决定。

(二)决定的拟写

1.表彰与处理决定的拟写

表彰与处理决定主要用于表彰对社会或对本单位做出了重要贡献的先进个人或先进集体；或用于批评处理个人或集体的违法乱纪行为。无论是表彰决定，还是处理决定，都是重大的带有全局性影响的事项。

表彰决定的正文由四部分组成：被表彰者的身份、事迹，对被表彰者的评价，表彰决定，希望与号召。

被表彰者的身份、事迹：主要写明被表彰者的姓名、职业，以及英雄模范事迹。事迹部分的行文应丰满、具体；

评价：是指对被表彰者的评价，应中肯而准确；

表彰决定：是发文单位对被表彰者精神或物质方面的奖励措施；

希望与号召：即用简短的语言提出向英雄模范人物学习的号召。

处理决定正文的开头写明针对的事件、当事人的问题；然后分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等；最后写明处理意见并提出希望。

例文：表彰决定

××厂关于授予×××、×××

先进工作者称号的决定

×年×月×日

××车间技术员×××、×××在自己的工作岗位上，不怕困难，刻苦钻研……为全厂的技术改造工作做出了重大贡献，是全体职工学习的榜样。为此，经研究决定：授予×××、×××先进工作者的称号，并颁发证书。

希望全厂职工，向×××、×××同志学习，为超额完成今年的生产任务而努力工作。

2.知照类决定的拟写

知照类决定多是较简要地记述决定事项，传达给有关范围，一般没有执行的具体要求。因此，其正文一般由决定根据、决定内容两部分组成。

决定根据：是指作出决定的会议、机关、政策根据或事实依据。

决定内容：指决定的事项，往往分条列项写明。

知照类决定的使用范围较广，诸如对一件具体事项的决定，机构设置、调整与撤销的决定等，都属于知照类决定。知照类决定的特点是重在宣告、知照，只要求有关部门或人员知道就行了，没有执行的具体要求。

例文：知照类决定

七届全国人大一次会议关于设立海南省的决定

(一九八八年四月十三日七届人大一次会议通过)

第七届全国人民代表大会第一次会议审议了国务院关于设立海南省的议案，决定；

一、批准建立海南省，撤销海南行政区。海南省人民政府驻海口市。

二、海南省管辖海口市、三亚市、琼山县、文昌县、万宁县、屯昌县、……

3.任免决定的拟写

任免决定的正文比较简短，只写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务即可。

(三)相应知识

决定是对重要事项或者重大行动做出安排时使用的文种。是一种重要的领导性、规定性文书。决定按其用法可分为指挥性决定、表彰与处理决定、知照类决定、任免决定。决定在机关、团体、企事业单位使用频率较高。

(四)决定的拟写注意事项

1.决定正文的结构安排应根据决定篇幅的长短、事项的复杂程度等来决定。凡内容单纯，不需阐述说明的，用一段式的写法。如：知照类决定、任免决定都可采用一段式的写法；如果内容较多，且需要阐述说明的，可用分条式或分题式写法，指挥类决定，表彰与处理决定应采用此种写法。

2.决定的文字要简明，语言要准确，词语不能引起歧义；决定的事项要写得明白、具体，便于实际操作。

二、指示

(一)学习目标

如何拟写指示。

(二)指示的拟写

指示的正文一般包括三个组成部分：指示的缘由、指示事项、执行要求。

指示缘由：主要写明为什么发指示，然后往往用一句过渡语，如："特作如下指示"转入指示事项部分。

指示事项：即指示的具体内容，一般应分条列项叙述。

执行要求：指示正文的最后用简明的语言提出贯彻执行的具体要求。

(三)相应知识

指示是上级对下级布署工作，阐明工作活动的指导原则时使用的文书。它是上级对下级布置重要工作和指导执行政策时发布的一种领导性文书。指示带有法规性，并具有很强的约束力。指示的内容一般是根据法律、法规以及有关的决定精神对下级布置工作，是完成某项任务，解决某项具体问题的依据。有的指示本身就是政策规定。指示一般侧重于原则、方法、步骤、措施、策略方面的指导，针对性较强。实际工作中，企事业单位使用指示的情况较少。

(四)拟写指示注意事项

1.指示的内容应该与上级的有关方针政策相一致。

2.指示的语言要精练，条理要清楚，措施要求要具体。

例文：指示

中共中央、国务院关于深入扎实地开展绿化祖国运动的指示(节选)

(一九八四年三月一日)

近几年来，绿化祖国的群众运动，正在中华大地上蓬勃展开。随着中共中央、国务院《关于保护森林发展林业若干问题的决定》和五届全国人大第四次会议《关于全面开展义务植树运动的决议》以及有关政策的贯彻执行，全国植树造林工作取得了一定的成绩，积累了不少好的经验。在农村，给五千万农户划了二亿五千万亩自留地，80%的社队落实了山权林权，建立了林业生产责任制，林业专业户、重点户应运而生，新的林业合作经济开始出现。但是，我国森林覆盖率低，荒山荒地也很多，而绿化祖国运动的发展也很不平衡，造林质量不够高，一些地方乱砍滥伐，破坏林草植被的现象还相当严重，绿化祖国的任务仍然十分艰巨。为把这项治理国土、造福子孙的伟大事业继续推向前进，做到一年比一年好，一年比一年扎实，以适应社会主义现代化建设的需要，特作如下指示：

一、进一步提高对绿化祖国重大意义的认识。……

二、扩大视野，因地制宜，加速绿化。……

三、放宽政策，建立和完善林业生产责任制。……

四、积极支持林业专业户的发展。……

五、深入开展全民义务植树运动。……

六、切实抓好种苗，保证绿化需要。……

七、认真保护林草植被。……

八、讲究科学、注重实效。……

九、自力更生为主，广辟绿化资金渠道。……

十、切实加强对绿化工作的领导。……

中共中央、国务院要求各级党委和人民政府都要十分重视绿化工作，进一步动员各族人民，知难而进，坚持不懈，为加速绿化我们伟大的社会主义祖国，尽快改变山河面貌而奋斗

三、批复

(一)学习目标

如何拟写批复。

(二)批复的拟写

1.指示性批复的拟写

指示性批复的正文由三部分组成：批复依据、批复内容、针对批复的问题提出原则性指示。

批复依据：即指明根据什么来文，一般引用来文的标题或发文字号，如："你单位×年×月×日关于××的请示收悉"等；

批复内容：是针对来文的内容进行答复，写明对所请示事项的态度和意见；

针对批复问题提出原则性指示：这是指示性批复的特点，一般针对重要请示单位领导要进一步指明来文所述问题的意义和重要性，强调指出其中需要特别注意的问题或提出补充意见。

批复一般有贯用结束语，即"特此批复"或"此复"，另起，不注标点。

例文：指示性批复

国务院关于将辽宁蛇岛、老铁山

划归国家重点自然保护区给辽宁省人民政府的批复

辽宁省人民政府：

省辽政发〔1980〕190号文收悉。国务院同意将蛇岛、老铁山候鸟停歇站列为国家重点自然保护区，由你省环境保护部门归口领导。

蛇岛盛产蝮蛇，是研究海洋岛屿生态系统和蝮蛇生态学的理想基地。蝮蛇及蛇毒有很高的医药和经济价值。老铁山是候鸟迁徙的重要停歇站，每年有大量的多种珍贵候鸟经过这里停歇，认真管理好这个地区，对于保护候鸟资源有着重要意义。请你省建立必要的管理机构，搞好保护区的规划和科学研究，按自然保护区的要求，采取有效措施保护候鸟和发展蝮蛇资源。保护区所需人员编制、经费、物质(资)、设备等应纳入省的计划。

中华人民共和国国务院

一九八○年八月六日

2.表态性批复的拟写

表态性批复的正文由两部分组成：批复依据和批复内容。这类批复只对请示事项表明态度，同意或不同意。实际上是按规定完成某一事项的法定批准程序。

例文：表态性批复

××总公司

关于××分公司开发××产品的批复

××分公司：

四、通报

(一)学习目标

如何拟写通报。

(二)通报的拟写

1.表彰性通报的拟写

表彰通报主要用于表扬好人好事，从正面树立榜样，弘扬其品德与精神，推广其先进经验和做法，树新风，明道德，互相学习与促进，推动或改进各项工作。

表彰通报的正文，通常由主要事实、分析评价、表彰决定、希望与号召四个部分组成。

主要事实：是指通报事件发生的背景、经过，包括时间、地点、人物、模范事迹；

分析评价：主要是分析阐述受表彰者的可贵精神和教育意义，即对受表彰的对象进行评价和肯定；

表彰决定：是对先进单位或个人在精神上与物质上的奖励办法；

希望与号召：是发文单位向有关单位或人员提出向先进学习的号召，以此作为全文的结束语。

例文：表彰性通报

××厂关于表彰

×××同志拾金不昧的通报

我厂退休职工，共产党员×××同志，于×月×日拾到人民币两万元，虽然×××同志爱人长期瘫痪在床，家境比较困难，但×××同志不为重金所动，将拾到的钱款如数交到××派出所。×××同志在金钱面前，体现出的高尚品德，受到了广泛的称赞。

为表彰×××同志拾金不昧，本厂决定奖励×××同志500元奖金，并在全厂通报表扬。

希望全厂职工，尤其是共产党员，向×××同志学习，树立良好的道德风尚，为两个文明建设做出贡献。

×××厂

×年×月×日

2.批评性通报的拟写

批评通报用于在一定范围内批评不良的人和事，归纳教训，引以为戒。

批评性通报的正文由四部分组成：主要错误事实、对错误和事故的分析、处理决定、希望与号召。

主要错误事实：即写明事故发生的前因后果，包括时间、地点、人物、错误事实，主要过程。

对错误和事故的分析：即找出产生原因，指出其性质、危害及造成的恶劣影响。

处理决定：即对当事人的处罚办法。

希望与号召：向有关单位或人员提出警戒，避免类似情况的发生。

例文：批评性通报

××市食品酿造工业公司关于××食

品厂司机×××私自开车去北戴河游玩的通报

公司所属各单位：

今年×月×日晚，××食品厂司机×××以磨合汽车为借口，私自做主开"630"食品防尘车带着五人从××分厂去北戴河游玩。于××日早八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回。往返行程六百多公里。

×××此次私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机×××予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交去北戴河全程所用汽油费。

望各厂接此通知后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂必须加强对车辆的管理，建立健全各项规章制度。今后磨合车，要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合；车辆存放要指定地点，严格限制去外省市。努力使车辆管理工作提高一步。

××市食品酿造工业公司

×年×月×日

3.情况通报的拟写

情况通报用于传达上级的重要精神或某一方面工作的重要情况，指出工作的重点或必须关注的问题。这类通报的特点是具有强烈的时间性，对于统一认识，推动当前工作，具有重要作用。

情况通报的正文包括两部分：情况介绍、情况分析。

情况介绍：即把通报的情况、信息、事实、材料等如实反映出来。

情况分析：即对通报的情况做必要的阐述、评价，有时还可针对具体问题提出一些指导性的看法。

(三)相应知识

通报是表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况时使用的文书。通报按其用法有表彰性通报、批评性通报、情况通报。通报一般用于具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，借以对人们起到示范、教育和警戒作用。通报还可以起到沟通消息、互通情报的作用。通报的使用范围：上级对所属下级可发通报，本单位也可对各内部组织机构和有关人员发通报。

(四)通报拟写注意事项

1.选材要典型，要具有普遍意义。表彰先进要有感召力，批评错误要有警诫作用，确保行文的积极效果。

2.事实准确、具体，评述恰当。通报的事实部分行文要丰满，成绩讲够，事迹摆足，问题不隐瞒，不缩小。评价部分要进行科学分析，不妄加推论。

3.通报具有强烈的时间性，起草、印制通报要及时迅速，以起到宣传教育、推动工作的作用。

五、拟写通用文书的一般注意事项

(一)要懂得文书的分类

文书的使用范围十分广泛，各种性质、各种类型的机关单位在工作活动中都会产生和使用文书，适应各行各业进行各种业务活动的需要，文书的种类也很多。为了保证文书工作的顺利进行，有必要对各单位常用的文书进行分类。常见的、基本的文书分类，主要是从文书的来源、作用、行文关系、处理要求等方面来划分。

1.从文书的来源上分，一个单位的文书可以分为对外文书、收来文书、内部文书。

对外文书：简称发文。是指本单位拟制的向外单位发出的、作为传达本单位意图时使用的文书。如：本单位向下属单位发出的指示、通知等。

收来文书：简称收文。是指由外单位拟制的、作为传达其单位意图发送到本单位的文书。如：上级发送来的指示、批复，下级发来的请示、报告等。

内部文书：是指本单位制作的供本单位使用的文书。如：单位内部的规章制度、会议记录、工作计划、工作总结以及内部的通知、通报等。

需要说明的是，发文、收文、内部文书的划分不是绝对的，有时内部文书如计划、总结等也需向上级报送或与其它单位交流，有时收来文书又需向外转发。

2.从文书的作用上分，有指挥性文书、规范性文书、报请性文书、知照性文书、记录性文书。

指挥性文书：它是上级制发的，作为领导和指导下级工作的文书，需要下级认真贯彻执行。如：命令、指示、决定、批复等。

规范性文书：是指由机关、团体、企事业单位制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的文书，有较强的规范性和强制性。如：章程、条例、规定、办法、细则等。

报请性文书：是下级向上级报告工作、反映情况、请示问题的文书。如：请示、报告等。

知照性文书：是机关单位发出的需要周知或遵守，以及各单位之间通报情况、联系工作时使用的文书。如：公告、通告、函等。

记录性文书：是指各单位用以记载、归纳公务活动以备查考的文书。如：会议记录、大事记等。

3.从文书的行文关系上分，有上行文、平行文、下行文。

上行文：是指下级向所属上级发送的文书。如：请示、报告等。

平行文：是指平级或不相隶属的机关单位之间的行文。如：公函、通知等。

下行文：是指上级对所属下级的行文。如：命令、指示、批复等。

4.从文书的处理要求来看，可作多种划分。如：从内容处理要求分，有需办件、参阅件；从时间处理要求分，有急件、平件；从保密处理要求分，有秘密以上件、普通件等。

(二)要了解主题词及主题词标引

1.主题词

根据《国家行政机关公文处理办法》第十条第十款的规定：法定公文应当标注主题词。其它文书亦应参照执行。

主题词(正式主题词)又称叙词，它是将自然语言中的名词术语经过规范化得出的词或词组，在标引中用以表达文献的主题概念，在检索中用它组成提问式，以表达检索的要求。除正式主题词外，还有非正式主题词。非正式主题词又称非叙词，是正式主题词的同义词或准同义词，不能用于文献的标引和检索，只起指导作用。

文书标注主题词的作用是：提高检索、查询速度，有利于文书管理的规范化、系统化、科学化。

2.主题词表

主题词表又称叙词表，它是将文献、标引人员、利用者的自然语言转换成规范化的检索语言的一种词汇控制工具；它是概括各行各业或某一学科领域由语义相关、族性相关的术语组成的规范化的动态词典。一般由说明、字顺主表及附表组成。

主题词表按性质可分为综合性主题词表和专业性主题词表两大类，如《汉语主题词表》属综合类。《国务院公文主题词表》等属于专业类。

文秘人员在撰写文稿时，应使用主题词表中的规范化的词。

3.主题词标引

(1)标引及主题词标引概念

标引，是将文稿进行主题分析，将分析结果，用一定的检索标识记录下来，作为存储和检索的依据，这一处理过程，称为标引。主题词标引是对文稿的主题内容赋予主题检索标识--主题词的过程。

(2)标引工作的要求

①按照有关规定进行标引。文稿标引必须遵循标引的规定与规则，才能确保各单位在标引工作上的一致性，克服各自为政的现象，提高标引工作的质量。文稿主题标引应以国家标准GB3860-83《文献主题标引规则》为准绳，按照《国务院公文主题词表》并参照《汉语主题词表》进行标引，使标引工作标准化、规范化。

②标引工作应当做到：对文稿内容的分析要全面、深入，判断主题要准确，不遗漏文稿中有查考利用价值的信息；在标引上要正确运用检索标识，提高专指性，恰当地表达对文稿分析结果形成的主题概念，既要有一定的深度，又要有所选择和取舍；对同一概念的标引，赋予的标识要前后一致。

(3)标引人员的素质

文稿标引的质量不仅与标引规则、标引方法、主题词表本身的质量有关，而且受标引人员素质的影响。标引是标引人员赋予文稿以检索标识的过程，也是从文稿中获取有价值信息的过程，因此，提高标引质量的措施之一，就是要提高标引人员的素质。

首先，标引人员要有一定的检索知识，要懂得检索语言和检索理论，熟悉所使用的主题词表、标引规则、标引步骤和方法，掌握标引工作技巧。

其次，标引人员应具备本专业的知识，标引时能恰当地选取表达本专业的主题标识。

再次，标引人员要有一定程度的汉语水平。

(4)标引规则

①一般标引规则

以《国务院公文主题词表》为例，主要有以下四点：

第一，数量规则。一份文书的标引，除类别词外，最多不超过5个主题词。

第二，格式规则。主题词在文书的抄送栏之上，顶格写。主题词后用冒号，各主题词之间空一格，不用标点。

第三，排列规则。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文书内容的词，最后标反映文书形式的词。如《××县人民政府关于开展春耕生产工作的指示》，先标类别词"农业"，再标类属词"春耕生产"，最后标上反映公文形式的词"指示"。

第四，选词规则。选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主题词，且能直接地、客观地反映出文书所论述的主题，其书写形式要与词表中的词形一致。

除上述之外，标引时还应遵循下列要求：

第一，标引的主题词必须选用主题词表中相对应的、最专指的能够准确反映文稿主题概念的主题词进行标引，一般不得用上位主题词或下位主题词标引。

第二，文稿主题概念能用单个主题词表达时，则必须使用单个的主题词标引，不得使用组配形式。反之，当没有相对应的、专指的单个主题词时，则可以选用两个以上的主题词进行组配标引。

第三，如果组配仍无法达到要求时，应选用最直接的上位主题词或近义主题词进行上位标引或靠词标引。必要时也可以选择适合的自由词标引。

第四，如果上位主题词或近义主题词仍不适用时，标引人员不必囿于词表，应根据揭示文稿主题内容的实际需要，增补新的主题词。新增补的主题词必须是：在本专业领域内经常出现的，具有较大的检索意义的基本名词或词组；具有较高的使用频率，或今后有可能大量出现的名词或词组；具有相当的研究价值，表达文稿主题内容组配能力较强的词汇；词义明确。

②组配标引规则

所谓组配，是指在标引时，通过两个以上的主题词的合理组合来描述一份文稿的主题。组配一方面能提高专指性，另一方面又能避免误差，提高检索的查准率。

组配的类型有两种，一是概念限定组配。即凡是有限定关系的主题词，可以进行组配。所谓限定关系，是指主题词的概念之间，一个概念对另一个或几个概念起限定作用的一种概念关系。这种限定关系表示事物及其方面的关系，整体与部分的关系。例如：文稿的主题是档案学的性质与任务，则应以下列方式进行限定组配：档案学--特性、档案学--任务，前一个主题词是主体，后一个主题词是限定，两者组配后形成一个新概念。这个新概念表示该事物的某一方面或某一特称，从而使这两个词的概念具有更高的专指性。组配的另外一种类型是概念相交组配。所谓相交是指两个概念之间的内涵不同，而外延则部分重合的一种概念关系。主要表现在同级主题词之间，进行相交组配，形成一个新概念。例如：工人与工程师之间可以组配出"工人：工程师"。

组配的要求是：

第一，组配必须是概念组配，而不是单纯的字面组配。所谓概念组配，是指几个相互组配的主题词之间，在概念上必须有某种逻辑关系或语法关系，才能进行组配。例如：孔雀电视机，字面组配为孔雀--电视机，概念组配则为孔雀牌商品--电视机。

第二，组配不能越级组配，只能选用与文稿主题关系最密切、最邻近的主题词进行组配。

第三，组配结果，要求概念清楚、确切，只能表达一个主题含义。

第四，组配使用两种符号："-"用于限定概念之间的组配；"："用于相交概念之间的组配。

(5)标引的操作程序

①审读文稿。标引一份文稿，首先是从审读文稿开始，目的在于了解文稿所论述的中心内容和研究对象，进而确定主题。文稿的正文是确定主题的主要依据，标题也具有一定的价值。

②分析主题。在审读文稿的基础上，进一步对文稿进行概念分解和概念综合，从而弄清楚文稿的主题内容，形成主题概念。

③查表选词。确定主题概念之后，应通过查阅公文主题词表，将确定的主题概念转换成词表中的正式主题词。

④标引。确定了选用的主题词，并明确了各主题词之间的关系以后，即标在文稿的抄送栏之上。

文书拟写与处理>企业事务文书的拟写[中级]

一、计划

(一)学习目标

如何拟写计划。

(二)计划的拟写

1.文书式计划的拟写

文书式计划是按文书撰写格式和要求拟写的计划，是相对于表格式文书而言的。

文书式计划一般由标题、正文、署名三部分组成。

标题：一般包括单位名称、计划适用时间、事由和文种四项。如果是讨论稿或征求意见稿，要在标题后面或下方用括号注明。

正文部分：是计划的主体，其主要内容包括前言和计划事项两部分。前言，主要说明制定计划的目的、依据；计划事项部分主要写明工作任务及要求、指标；主要步骤、方法、措施；分工、完成任务的时限及其它有关注意事项。

署名和日期：写在正文的右下方，日期要写全年、月、日。

例文：文件式计划

××种籽分公司×年第一季度工作计划

根据总公司的安排，为搞好我公司今年第一季度的种籽工作，特作如下计划：

一、任务与要求

(一)搞好种籽调查工作。具体要求：

1.就地挖潜。……

2.利用冬季时间，组织技术力量，在合理解决报酬的基础上，开展室内育种…

3.调查各种作物品种分布情况。……

4.加强贮备种籽的检查。……

(二)积极解决水稻种源问题。……

(三)搞好良种推销工作。……

二、实现措施

(一)于一月上旬召开全公司职工大会，布置具体任务。……

(二)抽调10名职工到外地协商种源。……

(三)抽调15名职工到××、××推销良种。……

(四)解决好与粮食、检疫以及铁路等部门的关系问题。……

××种籽分公司

×年×月×日

2.表格式计划的设计

表格式计划要求把计划的内容分解成若干项目，填入相应的表格栏目中。这种计划适用于工作比较固定，工作内容、方式、方法变化比较少的工作。

表格式计划的栏目设计一般包括序号、工作内容、时间要求、承办单位、责任人等项。

例文：表格式计划

××厂×年×月生产计划

×年×月生产计划

车间

生产任务

完成时间

责任领导

责任人

3.表格与文书相结合形式的计划拟写

生产、经营计划多采用表格与文书相结合的形式。此类计划由两部分组成。一部分为计划表格，另一部分为计划的编制说明。编制说明部分使用文书式，主要是对计划的背景、依据、目标、执行原则、具体安排、措施方法等作出介绍和说明；而生产和经营涉及的一系列指标和数字这部分内容，则用表格式。

(三)相应知识

计划是对一定时期的工作，于事前作出的筹划和安排所形成的书面材料。它的内容是尚未完成而将要完成的工作。平常见到的"××要点"、"××规划"、"××方案"等，也都是计划性文书。计划是企事业单位常用的文种之一，要想使拟制出的计划符合实际情况，便于贯彻执行，就必须做好深入细致的调查研究工作，将上级的有关方针政策和本单位的具体情况有机结合，既不能好高骛远，又不能墨守成规。

从拟写格式来讲，计划有文书式、表格式、表格与文书相结合的形式三种。

(四)计划拟写注意事项

1.计划的拟定要符合实际，要便于操作。

2.计划的语言要简明扼要，条理清楚。

二、简报

(一)学习目标

如何拟写简报。

(二)简报的拟写

简报的格式具有规范性。整体来说是由报头、报核、报尾三部分组成。

报头占首页上方三分之一左右的位置，居中以醒目的大字标明简报的具体名称，如"工作简报"，名称正下方是简报的顺序期号，期号的左下方是编发单位名称，右下方是印发日期，最后以一条横线将报头与报核隔开。

报核是简报的主体部分，由标题、正文、出处或作者组成。有时在标题的上端加一段编者写的"按语"，以说明编写这份简报的原因、目的，或对文中所列事项进行评价。简报的标题不同于一般文书的标题，而类似于新闻报导的标题，要求鲜明、简洁、醒目。简报正文的写法没有固定格式，因为简报的内容包罗很广，有工作通讯和消息性质的；有工作方法和经验介绍性质的；有反映工作中遇到的新情况、新问题和典型事例的，等等。所以写法也是各种各样的。但总的要求是观点鲜明，材料精确，条理清楚。如果正文是编辑现成材料形成的，要注意选材，如果是采写而成的，要注意提出事实，概要说明道理。正文的末尾注明出处，或采写者姓名，报核完了，在最后一页的末尾用一条横线与报尾隔开。

报尾在末页下端，在两条平行横线之间注明发送范围、印发份数等。

例文：简报

工作简报

第×期

厂长办公室×年×月×日

迎回归举国欢庆

抒情怀万人签名

--"××杯"庆九七香港回归万人签名留言活动圆满成功

为了表达我厂4000多名职工对香港回归的美好祝愿，我厂与市委宣传部、团市委共同举办了"××杯"庆九七香港回归万人签名留言活动。活动于6月7月上午在市青少年宫、××厂、××商厦、××大厦同时举行。签名活动得到了市委、市政府的大力支持和省、市新闻媒体的广泛关注。

6月7日清晨，在青少年宫主会场，锣鼓喧天，人潮涌动。市委、市政府领导和省文化艺术界知名人士参加了签名仪式。……

仪式结束后，省市各届人士纷纷在长卷上签名留言。××厂长以＂香港回归，人民心愿＂的题词道出了我厂4000名员工的共同心声。……

送：××局办公室

厂内各部门

(共印30份)

(三)相应知识

简报是对工作情况的简要报道，它是以沟通情况、交流经验为主的常用文书。简报的特点，一是简。即简明扼要，表现为内容集中、概念明确、篇幅简短、文字凝练；二是快。简报类似新闻文体中的"消息"，讲究时效性。简报所反映的情况和问题，都应当是近期发生的，这样便于有关部门及时迅速地掌握动向和趋势，及时作出判断；三是真。简报是向有关部门反映情况的，很多部门会根据简报反映的情况作出决策。因此，简报内容一定要真实可靠，特别是时间、地点、具体数据一定要经过认真的核实，不能道听途说，更不能想当然。

简报的种类有：

工作简报。这类简报主要反映本单位、本部门的工作情况和问题。这种简报不是有闻必录，什么都反映，而是要抓住主要问题，写最值得反映的东西，运用典型事例给人以感性认识。

专题简报。关于某一项专门工作的动态、进展、经验、问题，或向上级反映，或通报有关部门，或同时发给所属基层单位，达到总结经验，推动工作的目的。专题简报带有专业性，范围集中，经验突出，写作具有一定深度。

会议简报。一般由会议秘书处或主持单位编写，用来交流会议进展情况，记载会上领导的重要讲话或与会代表讨论研究的决策性的问题。这种简报，随开会而用，随会议结束而终止，它密切配合会议的内容，出版速度很快。

(四)简报拟写注意事项

1.文字要凝练，篇幅力求简短。

2.内容要真实、准确，反应最新情况。

三、贺信

(一)学习目标

如何拟写贺信。

(二)贺信的拟写

贺信的组成部分是标题、受文对象、正文和签署。

标题：直书文种为标题。

受文对象：受文单位或个人的称呼，如果收信者是个人，应在姓名之后加上相应称呼，如"先生"、"同志"等。

正文：主要内容包括对对方成绩及其意义的肯定性评价，表示祝贺和向对方学习，希望或勉励。

签署：在正文的右下方写上祝贺的单位名称或个人姓名，署名下方为年月日。

例文：贺信

贺信

××厂全体职工：

喜闻十月二日是贵厂建厂30周年纪念日，谨此表示热烈祝贺!

三十年来贵厂全体职工发扬了艰苦创业、自力更生、增产节约、多做贡献的可贵精神，不仅为祖国的工业建设提供了新产品，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵厂在技术力量方面，给我厂以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心的感谢，并决心以实际行动向贵厂全体职工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。

最后，祝贵厂全体职工在四个现代化的新长征中取得更大的成绩。

此致

敬礼

××厂

×年×月×日

(三)相应知识

贺信是为了密切企业单位之间、个人之间的关系，增进友谊，每逢过年过节常常要向对方表示祝贺；或为了庆贺重大胜利、寿辰、重要会议等使用的文书。贺信的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。它可以直接发给对方，也可以登报、广播。

(四)贺信拟写注意事项

1.贺信的语言要真挚、热情。

2.贺信的内容要简单明了、避免累赘。

四、慰问信

(一)学习目标

如何拟写慰问信。

(二)慰问信的拟写

慰问信是由标题、受文对象、正文和签署组成。

标题：慰问信的标题有三种写法：一是直书文种为标题；二是由发信单位名称、受文对象名称和文种三部分组成；三是由慰问信的受文对象名称和文种名称两部分组成，如"致××厂全体职工的慰问信"。

受文对象：写明被慰问的单位或个人的称呼，个人姓名之后加上相应的称呼，如"先生"、"经理"等。

正文：主要内容包括：写慰问信的背景、原因；概述受文者的先进思想、先进事迹及高贵品德；对受文者表示慰问及表示向受文者学习的决心。