办公区环境管理制度

办公区环境管理制度

为规范办公区域环境管理，保持办公环境整洁、清新，维护良好企业形象，保持良好办公秩序，创造和谐办公环境，根据企业发展要求，特制定本制度。

1、适用范围

1.1本制度中的环境管理，包括前台、领导办公室、公共区域（开放式办公区、会客室、会议室、资料室、更衣室等）的环境卫生管理。项目部、案场办公区参照此制度执行。

1.2集团人事行政中心、各地方公司行政人事部门为办公区环境管理部门，进行日常环境管理考核工作，不定期对各区域办公环境进行抽查，并对检查情况进行通报和处罚。

2、前台的管理

2.1前台文员负责维护前台办公环境的清洁干净，确保文件资料摆放整洁有序。

2.2办公时间客人来访，前台文员须热情接待来访人员，使用文明用语，了解客人来意，及时电话通知被访人员到前台处将来访者请至接待室交谈。如果来访者是找公司领导的，请致电秘书处，由秘书到前台迎接来访者，由秘书请至秘书区接待。如果来访者既不能说明事由又不能说出被访者的姓名，前台文员不得将来访者带入办公区内，而应电话报告行政部领导进行接待。

2.3前台文员应管理、维护打印机和传真机，及时检查打印机、传真机的纸张、墨粉等，如有缺少，及时补充。

2.4前台文员收到公司订阅的杂志、报纸后，应及时进行整理与分类，然后送至领导秘书处及相关部门。

2.5凡带出公司的重要物品(如电脑、电话、办公家具等)，前台文员应在收取行政部门负责人签字的出门证后方可放行。

2.6前台文员负责对公司大门的开关进行管理。

2.7前台文员负责信件、快递的收发并进行核对与登记，防止送件人员直接进入办公区。

3、领导办公室的管理

3.1领导办公室环境卫生可由公司指定保洁员完成。秘书或资料员负责整体环境维护、办公用品需求补充等。

3.2每天早上上班之前，秘书或资料员整理部门领导桌面文件、检查办公文具（如笔能否书写、铅笔是否需要削、文件放置的是否整齐等）；检查领导办公室的饮水机电源是否打开、卫生是否干净、饮水机水桶里的水是否用完，上班前要打开领导办公室空调或暖气，下班后关闭。

3.3凡是前来找领导的客人，接到前台的电话后，到前台把客人带至会客区接待，然后通知接访的领导，经领导同意之后，将客人请入领导办公室。

3.4外来人员或公司人员进入领导办公室放置文件或物品，必须通过兼职秘书，或在秘书陪同下共同进入。

3.5领导办公室内的绿植应保持新鲜、旺盛的生长状态，对于发黄、枯萎的绿植，秘书要及时联系绿植公司进行保养或者更换。

4、开放办公区的管理

4.1开放办公区由各工位人员自主管理。员工有爱护办公区域内各种设施设备、办公物品的责任，对办公用品妥善保管使用，不得无故浪费与丢弃。

4.2办公桌上应保持整齐、干净。桌面不得随意堆放文件、报纸及其它杂物，应按规定整齐摆放电脑、文件框、电话、笔筒、台历、水杯等物品。离开座位后，必须将椅子归回桌子下方，办公桌上不得留有杂物。

4.3不得在墙上张贴与工作无关的物品及图片。保持地面干净整洁，不得有果皮纸屑等杂物。

4.4办公区不得大声喧哗，打电话时不得使用免提，接电话时铃声最多不得超过三声，说话声音尽量放小。如果电话主人不在，本部门的人员必须替接，如果本部门没人替接，相邻座位的人员必须接听。