新时期提高企业办公室工作管理效能的路径

国家电投集团江西电力有限公司景德镇发电厂

企业办公室工作管理效能的提升，能对整个企业良性运作、提高竞争力形成十分积极的影响。因此，提升办公室的工作能力显得尤为重要。办公室是指企业管理中实施行政管理机制所必须进行的管理活动，是企业行政管理的“中枢”部门之一，主要承担着上传下达、统筹协调、服务中心等工作。上传下达主要是指公文处理，办公室必须及时准确将上级下达的文件以及企业提交的文件通过公文流转渠道发送至企业领导、业务部门手中，以便领导和业务部门了解掌握工作进度并做出科学合理的决策。统筹协调主要是指企业治理相关体系建设，例如规章制度、风险管控等，办公室要全面掌握上级以及地方政府的最新要求，牵头制定企业的一系列制度、方案等，当好企业治理的“舵手”。服务中心主要是指围绕企业中心工作做好“服务”，对企业重点工作进行跟踪督办，组织开展各类会议活动。面对复杂多变的形势和政策变化，办公室工作需要在实践中不断总结经验、研究问题、提出对策、解决困难。

一、提升办公室行政管理工作效率中面临的问题

1.工作职责划分不清晰。办公室是企业的协调枢纽，办公室工作人员是领导的“勤务兵”、是企业的“服务员”，无论是办文、办会还是办事，都具有政治性、综合性、服务性强的特点。组织开展好办公室工作必须从顶层设计开始，进行细致、全面、科学的统筹策划，办公室工作的有序推进不仅可以为行政管理工作提供正确快捷的信息、清晰准确的决策依据，更能够保障企业全链条工作流程的高效运转。

办公室因为业务涉及面广、任务重，而且繁琐，因此在制定岗位工作职责时不能很好地划分清晰，有一些工作会出现职责交叉，导致工作推动过程中会因相互推诿而影响工作效率和质量。同时，交叉的工作职责也让办公室人员无法进行有效区分，“干好、干坏”缺少有效的评价手段，全靠个人责任意识，因而导致员工工作积极性、主动性不高。

2.办公室队伍综合素质参差不齐、岗位流动性差。办公室工作对于增强企业内部协作、沟通和协调起到了显著作用。办公室工作紧紧围绕企业中心工作，谋全局、抓大事，承担着部门之间内部流程串联的重要职责，起着承上启下、联系内外和协调左右的作用，更好地维护部门之间的有效沟通，在本质上增强

了企业各部门之间的理解和合作，进一步促进了上下级之间、不同部门之间的工作融合度，有利于企业整体工作中的协调平衡。在企业的行政管理中，管理团队是其重要的执行者，也是实施行政管理工作的企业主体，他们素质的高低与企业行政管理工作实施效果的好坏息息相关。受企业主营业务的限制，从事办公室工作的员工有很大一部分是非专业人员，缺少行政管理方面的知识和技能储备，在开展工作时容易出现纰漏。企业对办公室培训的重视程度不够，培训的内容与实际需求联系不紧密，整体培训效果不佳。办公室部分岗位晋升空间狭窄，例如法律事务、文书处理、档案管理，存在一个人从入职开始一直工作到退休的情况。导致办公室整体年龄结构老化，适应新形势新要求的能力偏弱。

3·办公室的工作模式和机制缺少创新。办公室仍然习惯沿用传统的工作模式和机制，在管理模式和工作方法创新方面比较滞后，这对企业行政管理的先进性和高效性造成了非常大的影响。同时，企业对办公室工作的重要性、紧迫性认识程度不高，想当然地认为办公室只要增强服务意识，做好服务工作就可以了，导致他们不重视或者直接忽视企业办公室工作，这也直接影响了行政管理工作的整体效能。