三个小窍门，让你的办室工作井井有条
秘书工作具有临时性、突击性等特点，要干的事情，一个月可能就有几十项，有时一天就有好几项。在实际工作中，完全做到井井有条不大可能。只有不断摸索经验、把握规律，养成良好的工作习惯，才能做到细致安排各项琐碎繁杂的事情，不出“乱子、漏子、岔子”。
合理分配时间
秘书工作者每天经手的事务千头万绪，首先要学会的，就是合理地安排时间。
按事务的重要性来分配时间
首先是极其重要的。耗时力、需要分析论证的事情要舍得付出一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的，是需要经常思考琢磨的一个过程。比如，重要稿的起草，需要长时间的调查研究，必须认真对待。
其次是一般重要的。例如，实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等，力争用一天或几天时间完成。
最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务，可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。
按日常工作的特性来分配时间
秘书工作具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性，应该采用不同的应对办法：
常规性工作按规矩办。所谓常规性工作，是指计划内的工作。这些工作基本上是“周而复始”地进行，每天、每周、每月、每年大体上都差不。对于相对稳定的计划内的常规性工作，应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”，包括法规、制度、措施、约、程序等，也包括约定俗成且行之有效的传统做法。
临时性工作分门别类办。秘书工作者经常会遇到计划外的工作，对于这类工作，应对的办法是：分门别类办。一是分清急缓，急事抓紧办；二是分清轻重，重要事重点办；三是分清性质，性质严重的马上办，具体操作时有现成规矩可循的按规矩办；无现成规矩可循的按领导的指示办；既无规矩可循、领导指示又不明的探索着办。实践中，第三种情况还是不少的，因为现成的规矩往往滞后，这就需要有改革创新的精神和理论探索的勇气。
要注意的是，顺手就可以完成的事，即时就办。否则就有可能被其他的事打乱甚至遗忘。例如，正在写料时突然接到一个电话，请通知某某几点开会，那就不妨赶快拨个电话告诉某某，这件事就算完成了。若放下来，则有可能因为集中精力写料把这件事忘了。一般来说，当天的工作应尽量当天完成，因为有的事情一过夜就有可能被忘掉。
突击性工作全力以赴办。所谓突击性工作，是指相对集中一段时间完成某项重要任务。这个任务可能是计划中的，也可能是计划外的，往往时间紧、标准高、要求严、困难大。因此需要相对集中时间、集中精力、全力以赴地去办。
科学编制程序
生活中，可以听到或看到这样的例子：一名负责上万件物品管理的仓库保管员，蒙上眼睛可以随手拿出所要的任何一件物品；一名被蒙住眼睛的战士，可以把拆得七零八落的冲锋枪很快地装配起来。例子中的当事人，都是按一定的程序办事。按程序办事，一般不会把其中的一个环节落下。即使落下，也会马上发现、及时纠正。而程序有的有统一模式，有的则是当事人自己编的。
空军的一位机械师，怕检查飞机时漏掉某个部分，就设计了一套行进的线路，先看什么，后看什么，按线路走，省工省时不忘事，后来作为一个工作方法进行推广。这个经验是完全可以被秘书工作所借鉴的——把自己所担负的工作编个程序，按设定的“线路”走，这就是一种科学规划的方法。
一般来说，务人员经手的事，可分为“硬件”和“软件”两部分。所谓“硬件”，是指经手的东西、物品应该有秩序地存放，需要用时不至于忘了存放地方，到处找不着。所谓“软件”，是指负责办理的事情，呈送、传阅电等，也要有个“程序”，自己设计好后，按路线走。这样，一般来说，就不会落下什么事了。
